Kurz gefasst
Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom 18. Juni 2026 würde die elektronische Arbeitszeiterfassung zum Regelfall machen: Beginn, Ende und Dauer sind am Tag der Arbeitsleistung elektronisch zu erfassen. Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmenden sollen dauerhaft ausgenommen bleiben, Betriebe unter 50 erhalten fünf Jahre, unter 250 zwei Jahre Übergangsfrist. Vorgesehen sind außerdem eine wöchentliche statt täglicher Höchstarbeitszeit über Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung, der Wegfall des Ruhezeit-Opt-outs und Bußgelder bis 30.000 €. Der Entwurf ist nicht in Kraft und wird im weiteren Verfahren voraussichtlich noch verändert.
Überblick
Die vier Kernpunkte des Entwurfs
01
Elektronisch am selben Tag
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung elektronisch zu erfassen. Eine spätere Erfassung – bis zu sieben Tage – soll nur über Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung möglich sein.
02
Ausnahme für Kleinstbetriebe
Arbeitgeber mit bis zu zehn Arbeitnehmenden und Privathaushalte mit Hausangestellten sollen dauerhaft von der elektronischen Form ausgenommen bleiben. Die Aufzeichnungspflicht selbst bleibt bestehen.
03
Wöchentliche Höchstarbeitszeit
Statt der täglichen Grenze soll per Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung eine wöchentliche Grenze vereinbart werden können, sofern der Gesundheitsschutz gewahrt bleibt.
04
Strengere Ruhezeit
Das bisherige Opt-out zur Unterschreitung der gesetzlichen Mindestruhezeit soll vollständig entfallen; der Ausgleichszeitraum für Mehrarbeit über 48 Stunden je Woche verkürzt sich von sechs auf vier Monate.
Form
Was „elektronisch“ bedeuten würde
Der Entwurf schreibt keine bestimmte Technik vor. Zulässig wären Zeiterfassungsgeräte, Apps und auch gängige Tabellenkalkulationsprogramme – entscheidend ist, dass die Aufzeichnung in elektronischer Form vorliegt. Für Kleinbetriebe heißt das: Eine sauber geführte Excel-Datei würde die Formanforderung grundsätzlich erfüllen, ein Papierformular nicht mehr (außer in der Kleinstbetriebs-Ausnahme).
Die deutlich strengere Neuerung ist nicht die Form, sondern die Zeitnähe: Erfassung am Tag der Arbeitsleistung. Wer heute Stundenzettel am Monatsende zusammenträgt, müsste den Ablauf umstellen. Genau dafür sind Apps und Stationen gebaut – sie erfassen im Moment des Ereignisses, nicht in der Nachbetrachtung.
Aufbewahrung
Vorgesehen ist außerdem eine Aufbewahrungsfrist: Aufzeichnungen sollen für die Dauer der Beschäftigung, insgesamt aber nicht länger als zwei Jahre vorgehalten werden. Das entspricht der Frist, die § 17 Mindestlohngesetz für Minijobs und bestimmte Branchen schon heute vorsieht.
Fristen
Übergangsfristen nach Betriebsgröße
| Betriebsgröße | Übergangsfrist | Einordnung |
|---|---|---|
| bis 10 Arbeitnehmende | dauerhaft ausgenommen | Aufzeichnung bleibt Pflicht, Papierform zulässig |
| bis 49 Arbeitnehmende | fünf Jahre | längste Übergangsfrist des Entwurfs |
| bis 249 Arbeitnehmende | zwei Jahre | danach elektronische Erfassung |
| ab 250 Arbeitnehmende | ein Jahr | kürzeste Frist; gilt faktisch für alle im ersten Jahr |
Die Staffelung ist für Kleinbetriebe die wichtigste Nachricht – und sie hat einen doppelten Boden. Wer heute acht Beschäftigte hat, fällt unter die dauerhafte Ausnahme. Wer auf zwölf wächst, verliert sie und hat dann fünf Jahre Zeit. Die Grenze bezieht sich auf Arbeitnehmende, nicht auf Vollzeitäquivalente; Aushilfen und Minijobs zählen mit.
Für die Praxis heißt das: Betriebe zwischen acht und zwölf Beschäftigten sollten nicht auf die Ausnahme setzen. Wer in dieser Größe wächst, richtet die Erfassung besser gleich elektronisch ein – der Aufwand ist bei fünf Personen kleiner als bei fünfzehn.
Höchstarbeitszeit
Wöchentliche statt täglicher Höchstarbeitszeit
Bisher gilt nach § 3 ArbZG eine werktägliche Grenze von acht Stunden, verlängerbar auf zehn bei Ausgleich. Der Entwurf würde erlauben, per Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung stattdessen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit zu vereinbaren – die unionsrechtliche Grenze von durchschnittlich 48 Stunden je Woche bleibt bestehen, ebenso der Gesundheitsschutz.
Für Kleinbetriebe ohne Tarifbindung und ohne Betriebsrat ist diese Öffnung praktisch bedeutungslos: Ohne Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung fehlt das Instrument, um sie zu nutzen. Wer in einem Verband mit Tarifbindung organisiert ist, sollte die künftigen Regelungen im Blick behalten – insbesondere in Gastronomie und Handel, wo längere Einzeltage betrieblich attraktiv sind.
Arbeitsschutz
Ruhezeit und Ausgleichszeitraum
Zwei Verschärfungen betreffen alle Betriebe unabhängig von der Größe. Erstens soll das Opt-out entfallen, das bislang unter bestimmten Voraussetzungen eine Unterschreitung der gesetzlichen Mindestruhezeit erlaubte. Zweitens verkürzt sich der Ausgleichszeitraum für Mehrarbeit über 48 Wochenstunden von sechs auf vier Monate.
Beides erhöht die Anforderungen an die laufende Auswertung. Ein Betrieb, der Ruhezeiten und Wochendurchschnitte nur am Jahresende betrachtet, würde Verstöße zu spät erkennen. Systeme, die Konflikte bereits bei der Planung anzeigen – Aplano weist etwa Pausen- und Ruhezeitkonflikte am Dienstplan aus – bekommen dadurch einen konkreten praktischen Wert, unabhängig davon, wie der Entwurf am Ende ausfällt.
Verfahren
Wo das Verfahren steht
Ein Referentenentwurf ist ein Arbeitsstand des Ministeriums, kein Gesetz. Das BMAS selbst hat den Entwurf als interne Arbeitsfassung bezeichnet; er hat erhebliche Kritik von Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite ausgelöst. Bis zum Inkrafttreten wären Kabinettsbeschluss, Bundestagsverfahren und Beteiligung des Bundesrates nötig. Änderungen sind wahrscheinlich, ein Scheitern nicht ausgeschlossen – der Vorgängerentwurf aus dem April 2023 wurde nie in ein Gesetzgebungsverfahren eingebracht.
Konsequenz
Für Kleinbetriebe folgt daraus keine Wartehaltung. Die Pflicht zur Aufzeichnung besteht seit 2022 unabhängig vom Entwurf. Wer heute erfasst, erfüllt die geltende Pflicht und ist auf jede Fassung des künftigen Gesetzes vorbereitet.
Vorbereitung
Vier Schritte, die jetzt sinnvoll sind
- Betriebsgröße festhalten
Zahl der Arbeitnehmenden inklusive Aushilfen und Minijobs dokumentieren – sie entscheidet über Ausnahme und Frist.
- Zeitnähe herstellen
Erfassung am Arbeitstag statt Sammelerfassung am Monatsende. Das ist die Anforderung, die den größten Umstellungsaufwand verursacht.
- Aufbewahrung ordnen
Zwei Jahre verfügbar halten, Zugriff für Beschäftigte auf die eigenen Daten sicherstellen, Löschkonzept festhalten.
- Konfliktprüfung aktivieren
Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten laufend auswerten statt rückblickend – dafür ist ein System deutlich besser geeignet als eine Tabelle.
Der konkrete Ablauf steht auf der Einführungsseite; die Kostenlage für die eigene Teamgröße auf der Kostenseite.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Ab wann gilt die elektronische Zeiterfassung?
Ein Datum steht nicht fest. Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 ist nicht in Kraft; die Fristen würden erst ab Inkrafttreten laufen – ein Jahr für alle, zwei Jahre unter 250 und fünf Jahre unter 50 Arbeitnehmenden.
Sind Kleinbetriebe von der elektronischen Zeiterfassung ausgenommen?
Nach dem Entwurf ja, aber nur bis zu zehn Arbeitnehmenden – und nur von der elektronischen Form. Aufgezeichnet werden muss weiterhin, dann eben auf Papier.
Zählt Excel als elektronische Zeiterfassung?
Nach der Begründung des Entwurfs schreibt das Gesetz keine bestimmte Technik vor; gängige Tabellenkalkulation gilt als elektronische Form. Die Anforderung an Zeitnähe – Erfassung am Arbeitstag – gilt dabei genauso.
Welche Bußgelder sind geplant?
Bis zu 30.000 € für Verstöße gegen die Erfassungspflicht. Das ist eine Zahl aus dem Entwurf, kein geltendes Recht.
Was ändert sich an der 8-Stunden-Grenze?
Per Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung soll statt der täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit vereinbart werden können. Ohne Tarifbindung oder Betriebsrat ist diese Option für Kleinbetriebe nicht nutzbar.
Sollten Kleinbetriebe auf das Gesetz warten?
Nein. Die Pflicht zur Aufzeichnung gilt bereits seit dem BAG-Beschluss von 2022. Wer wartet, erfüllt die geltende Rechtslage nicht und muss später unter Zeitdruck umstellen.
Nachprüfbar
Quellen und Stand
- Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026 zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, ausgewertet nach Osborne Clarke und Gleiss Lutz; Stand des Verfahrens: nicht in Kraft.
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 — Pflicht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG.
- BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung — Umfang der Pflicht, Formfreiheit, Delegation, 82-Prozent-Wert (BAuA-Arbeitszeitbefragung).
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG) — § 3 (Höchstarbeitszeit), § 4 (Ruhepausen), § 5 (Ruhezeit), § 16 (Aushang und Aufzeichnung), § 22 (Bußgeldvorschriften).
- § 17 Mindestlohngesetz — Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre; Branchen nach § 2a SchwarzArbG.
- Aplano: Preise und Funktionsmatrix und Aplano: Zeiterfassung, abgerufen Juli 2026.
Redaktionell geprüft am 28. Juli 2026. Preis- und Funktionsangaben sind Momentaufnahmen der Anbieterangaben und können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Rechtsinformationen sind allgemeine Hinweise und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.