Das Wichtigste in Kürze
Die Zeiterfassungspflicht ist die Pflicht des Arbeitgebers, ein System einzuführen und zu verwenden, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten erfasst werden.
- Rechtsgrundlage ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) in Verbindung mit § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz.
- Eine Untergrenze bei der Betriebsgröße gibt es nicht – die Pflicht gilt ab dem ersten Beschäftigten.
- Eine Formvorschrift gibt es derzeit nicht: Papier, Excel und App sind zulässig, solange die Aufzeichnung objektiv, verlässlich und zugänglich ist.
- Für Minijobs und die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt zusätzlich § 17 Mindestlohngesetz: Aufzeichnung binnen sieben Kalendertagen, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre.
- Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 würde die elektronische Erfassung zum Regelfall machen und Bußgelder bis 30.000 € vorsehen – geltendes Recht ist er nicht.
Kurzfassung
Wie ist der aktuelle Stand der Zeiterfassungspflicht?
Das Ob der Erfassungspflicht ist seit 2022 geklärt, das Wie bleibt offen, und eine gesetzliche Neuregelung liegt bislang nur als Entwurf vor.
Das Ob
Geklärt
Die Pflicht, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzuführen und zu verwenden, besteht seit dem BAG-Beschluss von 2022.
Das Wie
Offen
Eine gesetzliche Formvorschrift fehlt. Nach BMAS-Darstellung ist handschriftliche Aufzeichnung weiter möglich.
Das Künftig
Im Entwurf
Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 würde elektronische Erfassung zum Regelfall machen – mit dauerhafter Ausnahme bis zehn Arbeitnehmende.
Herkunft
Woher kommt die Zeiterfassungspflicht?
Ausgangspunkt ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18, CCOO). Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen wird. Der deutsche Gesetzgeber hat das bis heute nicht ausdrücklich umgesetzt.
Diese Lücke schloss das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022. In der Entscheidung 1 ABR 22/21 legte es § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz unionsrechtskonform aus: Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System einzuführen und zu verwenden, mit dem die Arbeitszeit erfasst wird. Bemerkenswert für die Praxis war der Anlass des Verfahrens – ein Betriebsrat hatte die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung erzwingen wollen und verlor, weil bereits eine gesetzliche Pflicht bestand und damit kein Raum für ein Initiativrecht blieb.
Praktisch bedeutet das: Die Pflicht gilt seit 2022 unmittelbar, unabhängig davon, ob und wann das Arbeitszeitgesetz geändert wird. Wer heute noch gar nicht erfasst, ist nicht in einer Übergangsphase, sondern im Rückstand.
Umfang
Was genau muss erfasst werden?
Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten – die gesamte Arbeitszeit, nicht nur Mehrarbeit über acht Stunden hinaus.
- Beginn der täglichen Arbeitszeit.
- Ende der täglichen Arbeitszeit.
- Dauer der täglichen Arbeitszeit – und damit implizit die Pausen, weil die tatsächliche Dauer sonst nicht nachvollziehbar wäre.
- Die gesamte Arbeitszeit, nicht nur Mehrarbeit über acht Stunden hinaus.
- Alle Beschäftigten im Sinne des Arbeitsschutzgesetzes, einschließlich Teilzeitkräften, Minijobs und Aushilfen.
Nicht verlangt sind minutengenaue Tätigkeitsprotokolle, Leistungsdaten oder Standortverläufe. Wer solche Daten erhebt, tut das aus eigenem betrieblichem Interesse und muss das gesondert rechtfertigen – arbeitsrechtlich wie datenschutzrechtlich.
Zur Einordnung
Häufiges Missverständnis: § 16 Abs. 2 ArbZG in der heutigen Fassung verlangt nur die Aufzeichnung der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Zeit. Diese Vorschrift ist nicht der Maßstab – die weitergehende Pflicht folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz in der Auslegung des BAG.
Form
Papier, Excel oder App – was ist erlaubt?
Alle drei. Das Bundesarbeitsministerium nennt in seinen Fragen und Antworten keine allgemeine Formvorschrift; eine handschriftliche Aufzeichnung ist weiterhin möglich. Die Aufzeichnung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein – das sind Anforderungen an Qualität und Verfügbarkeit, nicht an das Medium.
| Form | Zulässig heute | Nach dem Entwurf 2026 | Praktische Bewertung |
|---|---|---|---|
| Papierformular | ja | nur bis 10 Arbeitnehmende dauerhaft | günstig, aber ohne Prüfpfad und mit Handarbeit am Monatsende |
| Excel oder Tabellen | ja | gilt als elektronische Form | brauchbar für Kleinstteams; keine Änderungshistorie |
| Zeiterfassungs-App | ja | erfüllt die Anforderung | Prüfpfad, Rollen, Auswertung und Export inklusive |
| Terminal oder Station | ja | erfüllt die Anforderung | sinnvoll bei hohem Durchsatz oder ohne Smartphones |
Der praktische Unterschied liegt in der Nachweisbarkeit. Eine App dokumentiert, wann eine Buchung entstand und wer sie geändert hat. Eine frei editierbare Tabelle kann das nicht – deshalb empfiehlt sich dort mindestens ein monatlich schreibgeschütztes Archiv, wie auf der Seite zur Excel-Vorlage beschrieben.
§ 17 MiLoG
Welche strengere Pflicht gilt für Minijobs und bestimmte Branchen?
Unabhängig von der allgemeinen Erfassungspflicht gilt § 17 Mindestlohngesetz. Er verpflichtet Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Betroffen sind zwei Gruppen:
- Geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV – also Minijobs, branchenunabhängig und ohne Schwellenwert.
- Betriebe der Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz: unter anderem Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Speditions- und Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Auf- und Abbau von Messen, Fleischwirtschaft, Prostitutionsgewerbe sowie Wach- und Sicherheitsgewerbe.
Damit unterliegt ein großer Teil typischer Kleinbetriebe – Gastronomie, Bau, Reinigung, Sicherheitsdienst, Logistik – bereits heute einer dokumentationsintensiveren Pflicht als der allgemeinen. Kontrolliert wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Zollverwaltung, und zwar unangekündigt.
Zahlen 2026
Der Mindestlohn beträgt seit 1. Januar 2026 13,90 € je Stunde und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 €. Die Minijob-Verdienstgrenze ist dynamisch daran gekoppelt und liegt 2026 bei 603 € monatlich (2027: 633 €). Für Minijobs ist die lückenlose Stundenerfassung damit doppelt relevant: Sie belegt die Einhaltung des Mindestlohns und die der Verdienstgrenze.
Rahmen
Welche Grenzen setzt das Arbeitszeitgesetz?
Das Arbeitszeitgesetz setzt vier Eckwerte: acht Stunden werktägliche Regelarbeitszeit, zehn Stunden bei Ausgleich, 30 bzw. 45 Minuten Ruhepause und elf Stunden Ruhezeit.
Der Ausgleichszeitraum für die Verlängerung auf zehn Stunden beträgt derzeit sechs Kalendermonate oder 24 Wochen; im Durchschnitt dürfen acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Für die Zeiterfassung ist das entscheidend, weil ein System diesen Durchschnitt sichtbar machen sollte – sonst fällt eine Überschreitung erst im Nachhinein auf.
Pausen dürfen nicht pauschal abgezogen werden, wenn der Abzug die tatsächliche Pause verfälscht. Ein automatischer Abzug ist praktikabel, muss aber korrigierbar bleiben. Ruhepausen zählen nicht zur Arbeitszeit, Umkleide- und Rüstzeiten können dagegen Arbeitszeit sein – das ist im Einzelfall zu klären und gehört in die betriebliche Regelung.
Zuständigkeit
Darf die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegiert werden?
Nach der Darstellung des Bundesarbeitsministeriums kann der Arbeitgeber die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegieren. Das ist für Kleinbetriebe der Normalfall: Jede Person stempelt selbst. Die Verantwortung für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Pflichten bleibt jedoch beim Arbeitgeber. Daraus folgen drei organisatorische Anforderungen:
- Vorgaben machen
Klare, schriftliche Regeln, wann und wie gestempelt wird, wie Pausen erfasst werden und bis wann Korrekturen möglich sind.
- Stichprobenhaft prüfen
Wer delegiert, muss kontrollieren, ob überhaupt und plausibel erfasst wird – nicht jede Buchung, aber regelmäßig.
- Reagieren
Bei erkennbaren Verstößen gegen Höchstarbeitszeit oder Ruhezeit muss der Betrieb eingreifen. Ein System, das Konflikte anzeigt, macht diesen Schritt überhaupt möglich.
Sanktionen
Welche Bußgelder drohen – und wer prüft?
Zwei Ebenen sind zu unterscheiden. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz – etwa Überschreitung der Höchstarbeitszeit oder fehlende Aufzeichnung nach § 16 – sind nach § 22 ArbZG Ordnungswidrigkeiten und können mit Geldbußen belegt werden; zuständig sind die Arbeitsschutzbehörden der Länder. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz prüft die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls.
Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 sieht für Verstöße gegen die Erfassungspflicht Bußgelder von bis zu 30.000 € vor. Da der Entwurf nicht in Kraft ist, ist dieser Rahmen eine Ankündigung, keine geltende Rechtslage – für die Planung aber eine belastbare Größenordnung.
Realistisches Risiko
Das praktisch häufigere Risiko sind nicht Bußgelder, sondern Beweisfragen. Bei Streit über geleistete Überstunden trägt der Betrieb die schlechteren Karten, wenn keine nachvollziehbaren Aufzeichnungen existieren. Ein System mit Änderungslog ist insofern Eigenschutz.
Beteiligung
Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht?
Ob überhaupt erfasst wird, ist gesetzlich vorgegeben und deshalb nicht mitbestimmungspflichtig – genau das war der Kern der BAG-Entscheidung. Bei der Ausgestaltung eines technischen Systems kann dagegen ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz bestehen, soweit Regelungsspielraum vorhanden ist: welches System, welche Erfassungswege, welche Auswertungen, welche Korrekturregeln.
In Betrieben ohne Betriebsrat – der Regelfall im Kleinbetrieb – entfällt dieser Schritt. Empfehlenswert bleibt trotzdem eine schriftliche, allen zugängliche Regelung. Sie beantwortet die Fragen, die sonst einzeln gestellt werden, und dokumentiert gleichzeitig die Vorgaben, die der Arbeitgeber bei delegierter Erfassung machen muss.
DSGVO
Was gilt datenschutzrechtlich für Arbeitszeitdaten?
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Die Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG – die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht und die Durchführung des Arbeitsverhältnisses. Eine Einwilligung ist dafür weder nötig noch das passende Mittel, weil sie im Beschäftigungsverhältnis widerruflich und selten wirklich freiwillig ist.
Maßgeblich sind Datensparsamkeit, Zweckbindung und Speicherbegrenzung nach Art. 5 DSGVO: nur erheben, was für die Zeiterfassung nötig ist, nicht für Leistungsbewertung zweckentfremden und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen. Standortprüfung und biometrische Merkmale erhöhen den Rechtfertigungsaufwand deutlich – Details im Ratgeber DSGVO-konforme Zeiterfassung im Kleinbetrieb.
Nächster Schritt
Pflicht in einen Prozess übersetzen
Die Rechtslage beantwortet, was dokumentiert werden muss. Ob das im Alltag trägt, entscheidet der Prozess: ein Erfassungsweg, eine Korrekturregel, ein Monatsabschluss. Aplano zeigt Pausen- und Ruhezeitkonflikte direkt am Dienstplan an.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Kleinbetriebe?
Ja. Der BAG-Beschluss vom 13. September 2022 kennt keine Betriebsgrößengrenze. Auch ein Betrieb mit zwei oder drei Beschäftigten muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen.
Ab wie vielen Mitarbeitenden ist Zeiterfassung Pflicht?
Ab dem ersten. Eine Untergrenze gibt es nicht. Der Referentenentwurf von 2026 sieht lediglich für die künftige elektronische Form eine dauerhafte Ausnahme bis zehn Arbeitnehmende vor – die Aufzeichnung selbst bleibt in jedem Fall Pflicht.
Muss die Zeiterfassung schon jetzt elektronisch sein?
Nein. Das Bundesarbeitsministerium nennt derzeit keine allgemeine Formvorschrift; handschriftliche Aufzeichnung ist weiter möglich. Der Entwurf, der elektronische Erfassung zum Regelfall machen würde, ist nicht in Kraft.
Müssen Pausen einzeln erfasst werden?
Die Dauer der Arbeitszeit muss nachvollziehbar sein, deshalb muss die tatsächliche Pause abgebildet sein. Ein automatischer Abzug ist zulässig, solange er der Realität entspricht und korrigiert werden kann.
Gilt die Pflicht auch für Minijobs und Aushilfen?
Ja, und für sie sogar strenger: Nach § 17 Mindestlohngesetz sind Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren.
Sind leitende Angestellte ausgenommen?
Das Arbeitszeitgesetz gilt nach § 18 ArbZG nicht für leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG. Der Kreis ist eng und wird häufig überschätzt; in Kleinbetrieben trifft er meist nur die Geschäftsführung selbst. Ob damit auch die arbeitsschutzrechtliche Erfassungspflicht entfällt, hat das Bundesarbeitsgericht offengelassen; die Einordnung dazu steht im Beitrag Wer ist von der Zeiterfassung ausgenommen?
Wer bleibt verantwortlich, wenn Beschäftigte selbst stempeln?
Der Arbeitgeber. Die Aufzeichnung darf delegiert werden, die Verantwortung für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Vorgaben nicht. Dazu gehören klare Vorgaben und stichprobenhafte Kontrolle.
Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht?
Nicht über das Ob, aber möglicherweise über das Wie: Bei der Ausgestaltung eines technischen Systems kann § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greifen, soweit Regelungsspielraum bleibt.
Welche Bußgelder drohen?
Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz sind nach § 22 ArbZG Ordnungswidrigkeiten. Der Referentenentwurf von 2026 nennt für Verstöße gegen die Erfassungspflicht Bußgelder bis 30.000 € – geltendes Recht ist das noch nicht.
Wie lange sind Aufzeichnungen aufzubewahren?
Zwei Jahre, wo § 17 Mindestlohngesetz greift. Denselben Zeitraum sieht der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz vor.
Über die Autorin
Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Nachprüfbar
Quellen und Stand
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 — Pflicht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG.
- EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 (CCOO) — objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung.
- BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung — Umfang der Pflicht, Formfreiheit, Delegation, 82-Prozent-Wert (BAuA-Arbeitszeitbefragung).
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG) — § 3 (Höchstarbeitszeit), § 4 (Ruhepausen), § 5 (Ruhezeit), § 16 (Aushang und Aufzeichnung), § 22 (Bußgeldvorschriften).
- § 17 Mindestlohngesetz — Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre; Branchen nach § 2a SchwarzArbG.
- Bundesregierung: gesetzlicher Mindestlohn — 13,90 € je Stunde seit 01.01.2026, 14,60 € ab 01.01.2027; Minijob-Zentrale — Verdienstgrenze 603 € monatlich in 2026.
- Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026 zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, ausgewertet nach Osborne Clarke und Gleiss Lutz; Stand des Verfahrens: nicht in Kraft.
- Art. 5 und 6 DSGVO sowie § 26 BDSG — Datensparsamkeit, Zweckbindung, Speicherbegrenzung, Beschäftigtendatenschutz.
- Aplano: Preise und Funktionsmatrix und Aplano: Zeiterfassung, abgerufen Juli 2026.
Redaktionell geprüft am 28. Juli 2026. Preis- und Funktionsangaben sind Momentaufnahmen der Anbieterangaben und können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Rechtsinformationen sind allgemeine Hinweise und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.