Kurz gerechnet
Ein Zeiterfassungssystem kostet kleine Betriebe 2026 als reine Software typischerweise 0,50 € bis 8 € netto je Person und Monat. Für zehn Mitarbeitende bedeutet das grob 20 € bis 80 € monatlich; die günstigste Kombination aus Dienstplan und Zeiterfassung liegt bei 45 € netto (Aplano Pro). Hardware ist optional: Browser, App oder ein vorhandenes Tablet erfüllen die Aufzeichnungspflicht ebenso. Der größte Kostentreiber bei kleinen Teams ist nicht der Nutzerpreis, sondern eine Grundgebühr.
Struktur
Aus welchen vier Blöcken der Preis besteht
| Posten | Rahmen 2026 | Für Kleinbetriebe |
|---|---|---|
| Lizenz je Person und Monat | 0,50 – 8 € netto | unvermeidbar; der wichtigste Vergleichswert |
| Monatliche Grundgebühr | 0 – 50 € | bei kleinen Teams der stärkste Hebel – möglichst vermeiden |
| Hardware-Terminal | 0 € oder ab 29,90 € Miete | optional; Tablet-Station ersetzt es meistens |
| Einführung und Schulung | meist 0 € | interne Zeit statt Anbieterrechnung; rechnen Sie mit 4 bis 8 Stunden |
Bemerkenswert ist der vierte Posten. Bei Cloud-Systemen fällt keine Installation an, keine Serverwartung und in der Regel keine Anbieterrechnung für das Onboarding. Der reale Aufwand ist interne Arbeitszeit: Rollen und Vertragsstunden anlegen, Pausen- und Rundungsregeln entscheiden, das Team einweisen. Vier bis acht Stunden sind realistisch – einmalig.
Vergleich
Monatskosten für 5, 10 und 25 Mitarbeitende
| Anbieter | Tarif | 5 MA | 10 MA | 25 MA | Anmerkung |
|---|---|---|---|---|---|
| Aplano | Pro, 4,50 € je MA | 22,50 € | 45,00 € | 112,50 € | Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Auswertungen enthalten |
| Clockodo | Basic, 4,00 € je Nutzer | 20,00 € | 40,00 € | 100,00 € | Projektzeiterfassung erst ab Pro (8,00 € je Nutzer) |
| Papershift | Core, 4,00 € je MA | 20,00 € | 40,00 € | 100,00 € | Dienstplanung erst ab Premium (6,00 € je MA) |
| Timebutler | Paket-Flatrate | 29,95 € | 59,95 € | 59,95 € | bis 5 Nutzer 29,95 €; 6 bis 35 Nutzer 59,95 €; alle Module inklusive |
| timr | 8,00 € je Nutzer | 40,00 € | 80,00 € | 200,00 € | inklusive Projektzeit und Fahrtenbuch |
| Connecteam | Small Business / Basic | 0 € | 0 € | ca. 35 USD | gratis unter zehn Nutzenden; Basic bis 30 Nutzende je Hub |
| TimeTac | Basisgebühr + Module | auf Anfrage | auf Anfrage | auf Anfrage | Terminal-Miete öffentlich ab 29,90 € monatlich |
Drei Beobachtungen. Erstens verhalten sich Pro-Kopf-Tarife linear: Aplano kostet bei fünf Personen 22,50 €, bei fünfundzwanzig 112,50 €. Zweitens sind Flatrates bei kleinen Teams teuer und bei mittleren günstig – Timebutler verlangt für fünf Personen 29,95 €, für fünfundzwanzig unverändert 59,95 €. Drittens verschiebt der benötigte Funktionsumfang die Reihenfolge: Clockodo Basic kostet 40 € für zehn Personen, mit Projektzeiterfassung im Pro-Tarif aber 80 €.
Jahressicht
Jahreskosten und der Kipppunkt der Flatrate
| Teamgröße | Aplano Pro | Clockodo Basic | Timebutler | timr |
|---|---|---|---|---|
| 5 Personen | 270 € | 240 € | 359 € | 480 € |
| 10 Personen | 540 € | 480 € | 719 € | 960 € |
| 15 Personen | 810 € | 720 € | 719 € | 1.440 € |
| 25 Personen | 1.350 € | 1.200 € | 719 € | 2.400 € |
Der Kipppunkt liegt bei rund dreizehn bis fünfzehn Personen: Bis dahin ist ein Pro-Kopf-Tarif günstiger, darüber die Paket-Flatrate. Wer plant, in zwei Jahren von acht auf zwanzig Beschäftigte zu wachsen, sollte beide Punkte rechnen – ein Wechsel des Systems nach zwölf Monaten kostet mehr als die Differenz.
Abrechnungsmodell
Aplano bietet keinen Jahresrabatt, sondern monatliche Kündbarkeit mit einer Frist von einem Monat zum Ende der Abrechnungsperiode. Für Betriebe mit saisonal schwankender Belegschaft ist das relevant: Abgerechnet werden aktive Mitarbeitende, nicht gekaufte Lizenzen.
Hardware
Was Hardware wirklich kostet – und wann sie sich lohnt
Die gute Nachricht für kleine Betriebe: Ein dediziertes Zeiterfassungsterminal ist gesetzlich nicht gefordert und in den meisten Fällen verzichtbar. Aplano, Papershift, Timebutler und Connecteam erlauben eine Station auf einem vorhandenen Tablet; das kostet keine zusätzliche Lizenz. TimeTac vermietet echte Wandterminals ab 29,90 € monatlich (Evo Basic) bis 49,90 € (Evo Advanced) und verlangt für die Android-Multiuser-App 10 € monatlich.
| Option | Kosten | Sinnvoll bei |
|---|---|---|
| Vorhandenes Tablet als Station | 0 € zusätzlich | Küche, Werkstatt, Verkaufsfläche mit festem Platz |
| Neues Einsteiger-Tablet | einmalig ca. 120 – 250 € | kein Altgerät verfügbar; Halterung einplanen |
| RFID-Chips oder -Karten | einmalig wenige Euro je Stück | schneller Schichtwechsel, kein PIN-Tippen |
| Gemietetes Wandterminal | ab 29,90 € monatlich | hoher Durchsatz, raue Umgebung, keine Smartphones |
Die Abwägung zwischen Tablet-Station, RFID-Chip und Fingerabdruck – inklusive der datenschutzrechtlichen Besonderheit biometrischer Daten – steht auf der Seite Stempeluhr für Kleinbetriebe.
Realistisch rechnen
Kosten, die in keinem Preisvergleich stehen
Nacharbeit am Monatsende
Jede vergessene Buchung kostet Nachfragen. Zehn Korrekturen monatlich à fünf Minuten sind knapp eine Arbeitsstunde – oft mehr als die Lizenzdifferenz zweier Anbieter.
Doppelte Datenpflege
Getrennte Systeme für Dienstplan und Zeiterfassung erzeugen zwei Stände, die abgeglichen werden müssen. Das ist der stärkste Grund für eine gebündelte Lösung.
Systemwechsel
Ein Wechsel nach einem Jahr kostet erneut Einrichtung, Schulung und Datenübernahme. Deshalb gehört die geplante Teamgröße in die Rechnung.
Fehlende Exporte
Wenn der Monatsabschluss nicht exportierbar ist, entsteht Handarbeit in der Lohnvorbereitung – jeden Monat neu.
Anleitung
In vier Schritten zur eigenen Zahl
- Aktive Personen zählen
Nicht Planstellen, sondern Personen, die im Monat tatsächlich stempeln – inklusive Aushilfen und Minijobs.
- Benötigte Funktionen festlegen
Zeiterfassung allein oder mit Dienstplan? Mit Urlaub? Mit Projektzuordnung? Dann den Tarif wählen, der diese Funktionen enthält – nicht den günstigsten.
- Grundgebühr addieren
Nutzerpreis × Personen + Grundgebühr. Erst diese Summe ist vergleichbar.
- Hardware und Zeit ergänzen
Terminalmiete monatlich, Tablet einmalig, Einführung mit vier bis acht internen Stunden ansetzen.
Rechenbeispiel
Beispiel Handwerksbetrieb mit zwölf Personen, Dienstplan und Zeiterfassung: Aplano Pro 12 × 4,50 € = 54 € netto monatlich, keine Grundgebühr, Station auf vorhandenem Tablet, einmalig etwa sechs Stunden Einrichtung. Jahreskosten: 648 € netto plus interne Einführungszeit.
Nächster Schritt
Kostenrahmen mit einem echten Monat prüfen
Listenpreise sind ein Anhaltspunkt, der eigene Monatsabschluss ist der Beweis. Ein vollständiger Testmonat zeigt, wie viele Korrekturen anfallen und ob der Export für die Lohnvorbereitung genügt.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Was kostet Zeiterfassung für 5 Mitarbeitende?
Zwischen 0 € und rund 40 € netto monatlich. Connecteam ist unter zehn Nutzenden kostenlos, Clockodo Basic und Papershift Core kosten 20 €, Aplano Pro 22,50 €, Timebutler Starter 29,95 € und timr 40 €.
Was kostet Zeiterfassung für 10 Mitarbeitende?
Aplano Pro 45 € netto, Clockodo Basic und Papershift Core je 40 €, Timebutler 59,95 €, timr 80 €. Connecteam bleibt unter zehn Nutzenden kostenlos, verlangt ab zehn aber einen bezahlten Hub.
Lohnt sich ein Jahresvertrag?
Nur wenn die Teamgröße stabil ist. Clockodo gewährt bei Jahreszahlung 5 Prozent, TimeTac zwei Monatsgebühren. Aplano rechnet monatlich nach aktiven Mitarbeitenden ab – bei saisonalen Schwankungen ist das häufig günstiger als ein Rabatt auf feste Lizenzen.
Sind die Preise netto oder brutto?
Alle genannten Beträge sind Nettopreise ohne Umsatzsteuer, wie von den Anbietern ausgewiesen. Für vorsteuerabzugsberechtigte Betriebe ist das der relevante Wert.
Kann man die Kosten steuerlich absetzen?
Software für die Arbeitszeiterfassung ist in der Regel Betriebsausgabe. Die konkrete Behandlung – insbesondere bei gekaufter Hardware – gehört in die Abstimmung mit der Steuerberatung.
Wie viel Zeit spart ein System gegenüber Excel?
Belastbare Allgemeinzahlen dazu gibt es nicht, und wir erfinden keine. Messbar ist der eigene Aufwand: Zählen Sie einen Monat lang Rückfragen, Korrekturen und die Zeit bis zum fertigen Stundennachweis – und wiederholen Sie die Messung im Testmonat.
Nachprüfbar
Quellen und Stand
- Preisangaben der Anbieter, abgerufen Juli 2026: Clockodo, Timebutler, TimeTac, timr, Connecteam, Toggl Track, Papershift.
- Aplano: Preise und Funktionsmatrix und Aplano: Zeiterfassung, abgerufen Juli 2026.
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 — Pflicht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG.
- § 17 Mindestlohngesetz — Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre; Branchen nach § 2a SchwarzArbG.
Redaktionell geprüft am 28. Juli 2026. Preis- und Funktionsangaben sind Momentaufnahmen der Anbieterangaben und können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Rechtsinformationen sind allgemeine Hinweise und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.