Kurz beantwortet
Kostenlose Zeiterfassung ist für Kleinbetriebe möglich, aber begrenzt. Dauerhaft gratis sind Connecteam unter zehn Nutzenden sowie Ein-Personen-Tarife bei Clockodo, timr und Toggl Track. Papier und Excel kosten ebenfalls nichts und sind rechtlich zulässig, verlagern den Aufwand aber vollständig in die Nachbearbeitung. Sobald mehrere Personen stempeln, Korrekturen anfallen und ein Monatsabschluss gebraucht wird, ist ein Tarif ab etwa 4 € netto je Person meist die günstigere Gesamtrechnung.
Einordnung
Was „kostenlos“ bei Zeiterfassung tatsächlich bedeutet
Der Begriff verdeckt vier sehr unterschiedliche Modelle. Ein dauerhaft kostenloser Tarif ist funktional beschnitten oder auf eine Nutzerzahl begrenzt. Ein Testzeitraum ist vollwertig, endet aber nach 14 bis 42 Tagen. Freeware und Excel sind unbegrenzt nutzbar, verlagern aber Prüfung und Summierung auf die eigene Disziplin. Und kostenlos im Paket bedeutet, dass Zeiterfassung Teil einer Software ist, die aus anderem Grund bezahlt wird.
Für die Entscheidung hilft eine einfache Rechnung: Ein Tarif für 4,50 € netto je Person kostet bei acht Personen 36 € monatlich. Wenn die kostenlose Variante monatlich zwei Stunden Nacharbeit erzeugt, ist sie teurer – gerechnet mit jedem realistischen Stundensatz.
Optionen
Vier kostenlose Wege im Detail
| Weg | Grenze | Geeignet für | Bewertung |
|---|---|---|---|
| Connecteam Small Business | unter 10 Nutzende | Kleinstbetriebe mit App-Nutzung | der belastbarste Gratis-Weg für Teams; deutsche Arbeitszeitlogik weniger tief |
| Clockodo Free / timr Free / Toggl Free | eine Person bzw. sehr kleine Teams | Solo-Selbstständige, Einzelunternehmen | vollwertig für eine Person, nicht für ein Team |
| Excel- oder Papiervorlage | keine technische Grenze | sehr kleine, stabile Teams | zulässig, aber ohne Prüfpfad; Fehler fallen erst am Monatsende auf |
| Testzeitraum | 14 bis 42 Tage | jede Auswahlentscheidung | der beste Weg, ein System vor dem Kauf real zu prüfen |
Die Testzeiträume dieser Auswahl: Timebutler sechs Wochen, TimeTac und Toggl Track 30 Tage, Aplano, Clockodo, timr, Connecteam und Papershift 14 Tage. Aplano stellt im Test den vollen Pro-Umfang ohne Zahlungsdaten bereit – damit lässt sich ein kompletter Monatsabschluss durchspielen, bevor Kosten entstehen.
Grenzen
Wo kostenlose Lösungen im Kleinbetrieb scheitern
Kein Prüfpfad
Ohne Änderungslog lässt sich nicht nachvollziehen, wer eine Zeit wann geändert hat. Bei einer Prüfung ist das der schwächste Punkt jeder Excel-Lösung.
Keine Rollen
Wenn alle dieselbe Datei bearbeiten, gibt es keine Trennung zwischen Erfassen, Prüfen und Freigeben.
Keine Konfliktprüfung
Überschrittene Höchstarbeitszeit oder verkürzte Ruhezeit fallen nicht auf, solange niemand nachrechnet.
Kein Zugriff für Beschäftigte
Die Erfassung soll für Mitarbeitende zugänglich sein. Eine Datei auf dem Büro-Rechner erfüllt das nicht.
Manuelle Summen
Stundenkonto, Überstunden und Urlaubssaldo müssen von Hand geführt werden – monatlich, fehleranfällig.
Kein Export
Die Lohnvorbereitung beginnt jeden Monat mit Abschreiben statt mit einer Datei.
Recht
Erfüllt eine kostenlose Lösung die gesetzliche Pflicht?
Grundsätzlich ja. Die Aufzeichnungspflicht verlangt, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden; eine Formvorschrift nennt das Bundesarbeitsministerium derzeit nicht. Ein sauber geführtes Papierformular oder eine Excel-Tabelle kann die Pflicht daher erfüllen. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern die Vollständigkeit, die Zugänglichkeit für die Beschäftigten und die Aufbewahrung.
Zwei Einschränkungen sind wichtig. Erstens gilt für Minijobs und die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz die strengere Frist des § 17 Mindestlohngesetz: Aufzeichnung spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre. Zweitens würde der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 die elektronische Erfassung zum Regelfall machen. Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmenden sollen dauerhaft ausgenommen bleiben – wer heute elf Beschäftigte hat, sollte die Übergangsfrist von fünf Jahren dennoch einplanen.
Risiko
Rückdatierte oder nachträglich „glattgezogene“ Aufzeichnungen sind das eigentliche Risiko kostenloser Lösungen. Eine Tabelle ohne Änderungshistorie kann nicht belegen, dass die Einträge am Arbeitstag entstanden sind. Wer bei Excel bleibt, sollte die Datei mindestens monatlich schreibgeschützt archivieren.
Signale
Woran Sie merken, dass der Wechsel fällig ist
- Am Monatsende werden regelmäßig Stunden telefonisch nachgefragt.
- Mehr als zwei Personen bearbeiten dieselbe Datei.
- Urlaubssaldo und Stundenkonto werden in einer zweiten Tabelle geführt.
- Ein Dienstplan existiert getrennt von der Zeiterfassung.
- Aushilfen oder Minijobs kommen hinzu – damit greift § 17 MiLoG.
- Es gibt Streit über einzelne Buchungen, aber keine Änderungshistorie.
Trifft mehr als ein Punkt zu, rechnet sich in der Regel ein bezahlter Tarif. Die Kostenseite zeigt die Beträge für die eigene Teamgröße, die Einführungsseite den schlanken Umstieg.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Gibt es eine dauerhaft kostenlose Zeiterfassung für mehrere Mitarbeitende?
Ja: Connecteam bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für Betriebe mit weniger als zehn Nutzenden. Die anderen Gratis-Tarife dieser Auswahl sind auf eine Person beschränkt.
Ist Aplano kostenlos nutzbar?
Nein. Aplano hat keinen Gratis-Tarif, sondern einen günstigen Einstieg ab 0,50 € je Person und Monat; Zeiterfassung beginnt im Pro-Tarif bei 4,50 €. Kostenlos ist der 14-tägige Test mit vollem Pro-Umfang ohne Zahlungsdaten.
Ist Excel für die Zeiterfassung erlaubt?
Ja, solange Beginn, Ende und Dauer vollständig dokumentiert, für Beschäftigte zugänglich und aufbewahrt werden. Schwachpunkt ist die fehlende Änderungshistorie – siehe die Seite zur Excel-Vorlage.
Was ist mit Freeware und Open Source?
Technisch möglich, im Kleinbetrieb aber selten sinnvoll: Betrieb, Updates, Backups und Datenschutzverantwortung liegen dann im Haus. Genau diese Arbeit soll ein Cloud-Tarif für wenige Euro je Person ersetzen.
Reicht eine kostenlose App für eine Prüfung durch den Zoll?
Entscheidend ist nicht der Preis der Software, sondern ob die Aufzeichnungen vollständig, zeitnah entstanden und zwei Jahre verfügbar sind. Eine App mit Änderungslog ist dabei belastbarer als eine frei editierbare Tabelle.
Nachprüfbar
Quellen und Stand
- Preisangaben der Anbieter, abgerufen Juli 2026: Clockodo, Timebutler, TimeTac, timr, Connecteam, Toggl Track, Papershift.
- Aplano: Preise und Funktionsmatrix und Aplano: Zeiterfassung, abgerufen Juli 2026.
- BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung — Umfang der Pflicht, Formfreiheit, Delegation, 82-Prozent-Wert (BAuA-Arbeitszeitbefragung).
- § 17 Mindestlohngesetz — Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre; Branchen nach § 2a SchwarzArbG.
- Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026 zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, ausgewertet nach Osborne Clarke und Gleiss Lutz; Stand des Verfahrens: nicht in Kraft.
Redaktionell geprüft am 28. Juli 2026. Preis- und Funktionsangaben sind Momentaufnahmen der Anbieterangaben und können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Rechtsinformationen sind allgemeine Hinweise und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.