Kurz beantwortet
Eine Excel-Vorlage erfüllt die Aufzeichnungspflicht, wenn sie Datum, Beginn, Ende, Pausendauer und Tagessumme je Person enthält, täglich geführt wird, für die Beschäftigten zugänglich ist und mindestens zwei Jahre aufbewahrt wird. Ihre Schwäche ist die fehlende Änderungshistorie: Wer wann welchen Eintrag geändert hat, lässt sich nicht belegen. Für stabile Teams bis etwa fünf Personen ist das vertretbar; ab mehreren Standorten, Aushilfen oder einem Dienstplan ist ein System für wenige Euro je Person die belastbarere Lösung.
Struktur
Wie eine korrekte Vorlage aufgebaut ist
Eine brauchbare Arbeitszeit-Vorlage braucht genau ein Blatt je Person und Monat. Mehr Struktur erzeugt Fehler, weniger macht die Auswertung unmöglich. Diese Spalten genügen:
| Spalte | Inhalt | Format | Pflicht |
|---|---|---|---|
| A – Datum | Kalendertag | TT.MM.JJJJ | ja |
| B – Beginn | Arbeitsbeginn | hh:mm | ja |
| C – Ende | Arbeitsende | hh:mm | ja |
| D – Pause | Pausendauer in Minuten | Zahl | ja (Dauer muss nachvollziehbar sein) |
| E – Ist-Stunden | Tagessumme | Formel, Dezimalstunden | ja (Dauer) |
| F – Soll-Stunden | vertraglich erwartete Stunden | Zahl | nein, aber sinnvoll |
| G – Saldo | Ist minus Soll | Formel | nein, aber sinnvoll |
| H – Bemerkung | Urlaub, Krank, Feiertag, Korrekturgrund | Text | nein, aber empfohlen |
Kopfzeile: Betrieb, Name der Person, Monat, vertragliche Wochenstunden. Fußzeile: Monatssumme, Saldo, Datum der Prüfung und – bei Papierausdruck – ein Feld für die Bestätigung. Mehr braucht es nicht. Wer Projektzeiten getrennt erfassen will, legt dafür ein zweites Blatt an und mischt die beiden Zwecke nicht in einer Tabelle.
Formeln
Die vier Formeln, auf die es ankommt
Der häufigste Fehler in selbstgebauten Vorlagen ist die Zeitrechnung über Mitternacht und die Umrechnung in Dezimalstunden. Diese vier Formeln lösen beides – Beispielzeile 2, deutsche Excel-Version:
| Zweck | Formel | Erläuterung |
|---|---|---|
| Arbeitszeit ohne Pause | =REST(C2-B2;1)*24 | REST rechnet korrekt über Mitternacht; ×24 ergibt Dezimalstunden |
| Arbeitszeit minus Pause | =REST(C2-B2;1)*24-D2/60 | Pause in Minuten wird in Stunden umgerechnet und abgezogen |
| Tagessaldo | =E2-F2 | Ist minus Soll; negative Werte zulassen |
| Monatssumme | =SUMME(E2:E32) | auf zwei Dezimalstellen formatieren |
Formatierung
Zellen mit Uhrzeiten als hh:mm formatieren, Ergebnisspalten dagegen als Zahl mit zwei Dezimalstellen. Wer Ergebnisse als Zeitformat ausgibt, erhält bei Summen über 24 Stunden falsche Werte – dafür wäre [h]:mm nötig.
Für Google Sheets funktionieren dieselben Formeln mit englischen Funktionsnamen (MOD, SUM). LibreOffice Calc übernimmt die deutschen Namen unverändert.
Regeln
Pausen und Rundung korrekt abbilden
Das Arbeitszeitgesetz verlangt bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten Ruhepause, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. In der Vorlage darf die Pause deshalb kein Automatismus sein, der die Realität überschreibt. Ein pauschaler Abzug von 30 Minuten ist praktisch, aber nur zulässig, solange er der tatsächlich genommenen Pause entspricht und korrigierbar bleibt.
- Pausendauer als eigene, editierbare Spalte führen – nicht als versteckte Formel.
- Eine Prüfformel ergänzen, die eine Warnung ausgibt, wenn die Arbeitszeit über sechs Stunden liegt und die Pause unter 30 Minuten:
=WENN(UND(E2>6;D2<30);"Pause prüfen";"") - Rundungen bewusst entscheiden: entweder minutengenau oder eine dokumentierte Regel, die beide Richtungen betrifft.
- Korrekturen nie überschreiben, sondern in der Bemerkungsspalte mit Grund und Datum vermerken.
Ebenfalls prüfen sollte die Vorlage die Ruhezeit von grundsätzlich elf Stunden zwischen zwei Einsätzen nach § 5 ArbZG. In Excel geht das nur über eine Hilfsspalte, die das Arbeitsende des Vortags mit dem Beginn des Folgetags vergleicht – ein typischer Punkt, an dem selbstgebaute Vorlagen an Grenzen stoßen.
Grenzen
Wo Excel im Kleinbetrieb aufhört
Keine Änderungshistorie
Ein nachträglich geänderter Eintrag ist nicht erkennbar. Damit fehlt der Nachweis, dass die Aufzeichnung am Arbeitstag entstanden ist.
Kein Rollenkonzept
Erfassen, Prüfen und Freigeben laufen in derselben Datei. Eine Freigabe ist nicht dokumentierbar.
Kein Zugriff für alle
Die Erfassung soll für Beschäftigte zugänglich sein. Eine Datei auf dem Büro-Rechner erfüllt das nicht.
Manuelle Konfliktprüfung
Überschrittene Höchstarbeitszeit und verkürzte Ruhezeit fallen nur auf, wenn jemand nachrechnet.
Kein Dienstplanbezug
Soll- und Ist-Zeit stehen in getrennten Dateien; Abweichungen werden erst am Monatsende sichtbar.
Versionschaos
Zwei geöffnete Kopien, ein überschriebener Stand – der häufigste reale Datenverlust in kleinen Betrieben.
Diese Punkte sind kein Argument gegen Excel an sich, sondern gegen Excel als Dauerlösung für wachsende Teams. Wer bei der Tabelle bleibt, sollte die Grenzen kennen und die Archivierung ernst nehmen. Wer wechselt, findet die Kostenlage auf der Kostenseite.
Archivierung
Aufbewahrung, die einer Prüfung standhält
- Monatlich abschließen
Nach der Prüfung eine PDF-Version erzeugen und die Excel-Datei schreibgeschützt ablegen. Dateiname mit Betrieb, Person und Monat.
- Zwei Jahre aufbewahren
§ 17 Mindestlohngesetz verlangt für Minijobs und die Branchen nach § 2a SchwarzArbG mindestens zwei Jahre; der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz nennt denselben Zeitraum.
- Zugänglich halten
Beschäftigte müssen ihre eigenen Zeiten einsehen können – etwa durch eine monatliche Kopie.
- Backup trennen
Eine zweite Ablage außerhalb des Arbeitsrechners. Ein defekter Laptop ist der häufigste Grund für fehlende Aufzeichnungen.
Umstieg
Umstieg ohne Datenverlust
Der Wechsel von der Tabelle in ein System ist unspektakulär, wenn er zum Monatswechsel erfolgt. Historische Daten müssen nicht importiert werden: Die Excel-Dateien der Vergangenheit bleiben als Archiv liegen und erfüllen die Aufbewahrungspflicht weiter. Im neuen System werden nur Personen, Rollen, Vertragsstunden und Urlaubsstände angelegt.
Ein praktikabler Ablauf: Im laufenden Monat parallel führen – Tabelle wie gewohnt, System für eine Pilotgruppe. Zum Monatsende beide Ergebnisse vergleichen. Wenn die Summen übereinstimmen und der Export für die Lohnvorbereitung passt, wird zum Ersten des Folgemonats umgestellt. Aplano stellt für diesen Vergleich 14 Tage den vollen Pro-Umfang ohne Zahlungsdaten bereit; Stundenkonto und Auswertungen lassen sich damit gegen die eigene Tabelle prüfen.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Ist eine Excel-Vorlage zur Zeiterfassung rechtlich zulässig?
Ja. Das Bundesarbeitsministerium nennt derzeit keine allgemeine Formvorschrift; entscheidend ist, dass Beginn, Ende und Dauer vollständig dokumentiert, für die Beschäftigten zugänglich und aufbewahrt werden. Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 würde für Betriebe über zehn Arbeitnehmenden künftig elektronische Erfassung verlangen – Tabellenkalkulation gilt dabei grundsätzlich als elektronische Form.
Welche Formel berechnet die Arbeitszeit korrekt?
=REST(Ende-Beginn;1)*24-Pause/60 liefert Dezimalstunden und rechnet auch über Mitternacht richtig. Die einfache Differenz Ende minus Beginn scheitert an Nachtschichten.Wie lange muss die Datei aufbewahrt werden?
Mindestens zwei Jahre, wenn § 17 Mindestlohngesetz greift – das betrifft Minijobs und die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Für andere Unterlagen können längere steuerliche Fristen gelten.
Reicht ein handschriftlicher Stundenzettel?
Formal ja, solange er vollständig und lesbar ist. Praktisch entsteht der Aufwand am Monatsende: Summen müssen übertragen, Pausen geprüft und Korrekturen nachvollziehbar gemacht werden.
Was ist besser: Excel oder eine App?
Excel genügt für sehr kleine, stabile Teams ohne Schichtwechsel. Sobald mehrere Personen erfassen, Aushilfen hinzukommen oder ein Dienstplan existiert, ist eine App günstiger – nicht wegen der Lizenz, sondern wegen der Nacharbeit.
Nachprüfbar
Quellen und Stand
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG) — § 3 (Höchstarbeitszeit), § 4 (Ruhepausen), § 5 (Ruhezeit), § 16 (Aushang und Aufzeichnung), § 22 (Bußgeldvorschriften).
- § 17 Mindestlohngesetz — Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre; Branchen nach § 2a SchwarzArbG.
- BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung — Umfang der Pflicht, Formfreiheit, Delegation, 82-Prozent-Wert (BAuA-Arbeitszeitbefragung).
- Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026 zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, ausgewertet nach Osborne Clarke und Gleiss Lutz; Stand des Verfahrens: nicht in Kraft.
- Aplano: Preise und Funktionsmatrix und Aplano: Zeiterfassung, abgerufen Juli 2026.
Redaktionell geprüft am 28. Juli 2026. Preis- und Funktionsangaben sind Momentaufnahmen der Anbieterangaben und können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Rechtsinformationen sind allgemeine Hinweise und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.