Ergebnis
Für Kleinstteams mit festen Arbeitszeiten reicht oft schon Excel oder Google Sheets – die Tabelle steht außer Konkurrenz auf Platz 1. Die beste Software-Lösung für kleine Betriebe mit Schichtplanung ist Aplano: 4,50 € netto je Person und Monat ohne Grundgebühr, Dienstplan und Zeiterfassung in einem System, vier Erfassungswege. Clockodo gewinnt bei Projekt- und Kundenzeiten, Timebutler ab etwa fünfzehn Personen über die Flatrate, Connecteam bei Kleinstbetrieben unter zehn Nutzenden über den Gratis-Tarif.
Übersicht
Excel, Google Sheets und acht Zeiterfassungssysteme im Vergleich
| System | Erfassungswege | Dienstplan | Terminal | Preislogik (netto) | Test |
|---|---|---|---|---|---|
| Excel / Google Sheets | manueller Eintrag am PC oder im Browser | manuell als Tabelle | — | 0 € bzw. in Microsoft 365 enthalten | — |
| Aplano | App, Browser, Tablet-Station, RFID/Fingerabdruck, Geofencing | ja, vollwertig | Station auf eigenem Tablet | 4,50 € je MA (Pro) | 14 Tage |
| Clockodo | App, Browser, Terminal-Anbindung | nein | Anbindung möglich | 4,00 € je Nutzer (Basic) | 14 Tage |
| Timebutler | Browser, mobil, Stempeluhr-Terminal | einfach | im Paket enthalten | 29,95 € / 59,95 € je Paket | 6 Wochen |
| TimeTac | App, Browser, Hardware-Terminal | eingeschränkt | Miete ab 29,90 € | Basisgebühr plus Module | 30 Tage |
| timr | App, Browser | nein | Multiuser-App | 8,00 € je Nutzer | 14 Tage |
| Connecteam | App, Kiosk-Modus auf Tablet | ja | Kiosk auf eigenem Gerät | gratis unter 10 Nutzenden | 14 Tage |
| Toggl Track | App, Browser, Desktop | nein | nein | ab 9 USD je Lizenz | 30 Tage |
| Papershift | App, Browser, Station | ab Premium | Station auf eigenem Tablet | 4,00 / 6,00 / 9,00 € je MA | 14 Tage |
Die Tabelle vergleicht Listenpreise, nicht Angebote. Zwei Effekte verzerren jeden reinen Preisvergleich: Grundgebühren treffen kleine Teams überproportional, und Paketpreise wirken bei fünf Personen teuer, bei fünfundzwanzig günstig. Deshalb steht neben jedem Anbieter die Preislogik – und die Kostenseite rechnet drei Teamgrößen durch.
Methode
Wie gewichtet wurde
40 %
Alltagstauglichkeit
Stempeln, Pausen, Korrekturen, Freigaben, Monatsabschluss und Export – gemessen an einer verantwortlichen Person ohne HR-Abteilung.
35 %
Passung zum Kleinbetrieb
Teamgrößen von fünf bis fünfzig, Schichtbetrieb, Aushilfen, wechselnde Einsatzorte, Einrichtung ohne Beratungsprojekt.
25 %
Kostentransparenz
Öffentliche Preise, erkennbare Modulgrenzen, keine versteckten Grundgebühren, Testzeitraum ohne Zahlungsdaten.
Grundlage sind die öffentlich zugänglichen Preis- und Funktionsseiten der Anbieter sowie veröffentlichte Nutzerbewertungen. Es handelt sich um eine redaktionelle Einordnung, keinen Labortest; Funktionsdetails können sich mit Releases ändern. Wo ein Anbieter keine Preise veröffentlicht, ist das ausdrücklich vermerkt und wirkt sich auf die Kostentransparenz aus. Excel und Google Sheets laufen außer Konkurrenz: Eine Tabelle ohne Prüf- und Warnfunktionen lässt sich mit dedizierter Software nicht auf derselben Skala messen – wegen ihrer Verbreitung und Kostenfreiheit steht sie dennoch auf Platz 1 der Reihung.
Ranking
Die neun Lösungen im Profil
Microsoft Excel / Google SheetsDer Klassiker
Kostenloser Standard, mit dem die meisten Betriebe ohnehin starten
Google Sheets ist gratis, Excel steckt im ohnehin vorhandenen Microsoft-365-Abo – und mit einer fertigen Vorlage wie unserer kostenlosen Excel-Vorlage zur Zeiterfassung ist die Tabelle in Minuten einsatzbereit. Jeder kennt die Bedienung, es gibt keine Anbieterbindung und volle Gestaltungsfreiheit. Für sehr kleine Teams mit festen, einfachen Arbeitszeiten reicht das oft völlig aus; Google Sheets erlaubt gemeinsames Bearbeiten im Browser mit sofort sichtbaren Änderungen.
- Kostenlos (Google Sheets) bzw. ohne Zusatzkosten in Microsoft 365
- Keine Einarbeitung, keine Anbieterbindung, volle Gestaltungsfreiheit
- Für Teams bis etwa fünf bis zehn Personen mit stabilen Abläufen oft ausreichend
- Google Sheets: gemeinsames Bearbeiten im Browser, Änderungen sofort sichtbar
- Alles bleibt Handarbeit: keine automatische Pausen- und Höchstarbeitszeit-Prüfung nach ArbZG, keine Warnungen
- Fehleranfällig: zerschossene Formeln, Versionswirrwarr, veraltete Ausdrucke
- Keine Mitarbeiter-App, kein Stempeln an einer Station, keine Benachrichtigungen
- Ab etwa 10 bis 15 Mitarbeitenden oder wechselnden Schichten wird die Pflege teurer als ein günstiges Tool
Für stabile Kleinstteams eine ehrliche, kostenfreie Basis. Wer Schichten tauscht, Zeiten mobil erfasst oder wächst, ist bei einer dedizierten Lösung besser aufgehoben – die beste folgt auf Platz 2.
AplanoBeste Software-Lösung
Beste Kombination aus Zeiterfassung, Dienstplan und Stundenkonto für kleine Schichtbetriebe
Aplano rechnet pro aktivem Mitarbeitenden ab, ohne Grundgebühr und ohne Mindestpaket. Zeiterfassung gehört zum Pro-Tarif für 4,50 € netto je Person und Monat; damit liegen Dienstplan, Ist-Zeiten, Abwesenheiten, Stundenkonto und Auswertungen in derselben Oberfläche. Gestempelt wird per App, im Browser, über ein gemeinsames Tablet als Stempeluhr-Station (auch mit RFID oder Fingerabdruck) und optional mit Standortprüfung (Geofencing). Für Betriebe, deren Excel-Tabelle an ihre Grenzen kommt, ist das der logische nächste Schritt.
- Keine Grundgebühr: zehn Personen kosten 45 € netto monatlich
- Soll- und Ist-Zeit in einem System, kein zweiter Datenstand
- Vier Erfassungswege inklusive Tablet-Station
- 14 Tage vollständiger Test ohne Zahlungsdaten
- Zeiterfassung erst im Pro-Tarif, nicht im 0,50-€-Einstieg
- Keine dedizierte Terminal-Hardware, sondern Station auf eigenem Tablet
- Für rein projektbezogene Fakturierung gibt es spezialisiertere Werkzeuge
Clockodo
Stark bei Arbeits- und Projektzeiten mit klarer Tarifstruktur
Clockodo trennt Arbeitszeit und Projektzeit sauber und ist auf Auswertung nach Kunden, Aufträgen und Leistungen ausgelegt. Der Basic-Tarif kostet 4 € netto je Nutzer und Monat und enthält Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Terminal-Anbindung; Projektzeiterfassung beginnt im Pro-Tarif ab 8 €. Für Einzelnutzer gibt es einen dauerhaft kostenlosen Tarif.
- Projektzeiten und Auswertungen sehr ausgereift
- Free-Tarif für Solo-Selbstständige
- Terminal-Anbindung in allen Tarifen
- Keine vollwertige Dienst- und Schichtplanung
- Pro-Tarif verdoppelt den Nutzerpreis gegenüber Basic
Timebutler
Flatrate-Modell, das ab etwa 15 Personen günstig wird
Timebutler verkauft Pakete statt Nutzerpreise: bis fünf Nutzer 29,95 € netto monatlich, von sechs bis 35 Nutzer 59,95 €, danach 1,39 € je weitere Person. Alle Module – Zeiterfassung, Urlaub, Überstunden, Personalakte, einfache Schichtplanung und Stempeluhr-Terminal – sind in beiden Paketen enthalten und können einzeln abgeschaltet werden. Der Test läuft sechs Wochen.
- Kalkulierbare Flatrate ohne Modulmatrix
- Ab etwa 15 Personen der günstigste Anbieter dieser Auswahl
- Sechs Wochen Testzeitraum
- Für Teams unter zehn Personen relativ teuer je Kopf
- Schichtplanung weniger tief als bei spezialisierten Planern
TimeTac
Breite Modul- und Hardwareauswahl für gewachsene Anforderungen
TimeTac kombiniert eine Basisgebühr mit Modulgebühren je Nutzerin und Nutzer für Arbeitszeit, Projektzeit und Urlaub. Die Preisseite nennt keine Nutzerpreise, sondern führt zum Angebot; öffentlich ausgewiesen sind die Terminal-Mieten ab 29,90 € monatlich (Evo Basic) bis 49,90 € (Evo Advanced) sowie 10 € monatlich für die Android-Multiuser-App. Getestet werden kann 30 Tage.
- Echte Terminal-Hardware zur Miete
- Module lassen sich passgenau kombinieren
- 30 Tage Testzeitraum
- Softwarepreis nur auf Anfrage – Vergleich erst nach Angebot möglich
- Basisgebühr belastet sehr kleine Teams überproportional
timr
Mobile Zeit-, Projekt- und Fahrtenerfassung aus einer Hand
timr kostet 8 € netto je Nutzer und Monat und deckt Arbeitszeit, Projektzeit und Fahrtenbuch ab. Das ist besonders für Außendienst, Montage und Handwerk mit Fahrzeugbezug interessant. Ein dauerhaft kostenloser Ein-Personen-Tarif erlaubt jeweils eine Funktion; ab 20 Nutzern gibt es individuelle Preise.
- Fahrtenbuch und Arbeitszeit in einem Werkzeug
- Klarer Einzelpreis ohne Modulrechnung
- Gut für mobile Kleinteams mit Fahrzeugen
- Mit 8 € je Person am oberen Ende für reine Arbeitszeiterfassung
- Keine Dienst- und Schichtplanung
Connecteam
Kostenloser Einstieg für Betriebe mit bis zu zehn Personen
Connecteam bietet einen dauerhaft kostenlosen Small-Business-Tarif für Betriebe mit weniger als zehn Nutzenden und ist damit für Kleinstbetriebe der günstigste Weg in eine App-basierte Erfassung. Kostenpflichtige Hubs beginnen laut Anbieter bei 35 US-Dollar monatlich für bis zu 30 Nutzende je Hub (29 US-Dollar bei Jahreszahlung). Die Funktionen sind in Operations, Communications sowie HR aufgeteilt.
- Gratis nutzbar bis unter zehn Personen
- Sehr breite App-Funktionen inklusive Aufgaben und Chat
- Günstiger Sprung auf bis zu 30 Nutzende
- Abrechnung in US-Dollar, Hub-Logik erfordert genaues Prüfen
- Deutsche Arbeitszeitlogik und Zuschlagsregeln weniger tief abgebildet
Toggl Track
Schlanke Zeiterfassung mit Fokus auf Auswertung und Abrechnung
Toggl Track ist auf einfache Zeitaufzeichnung und Auswertung ausgelegt. Der Starter-Tarif kostet 9 US-Dollar je Lizenz und Monat, Premium 14 bis 18 US-Dollar; ein kostenloser Tarif für sehr kleine Teams existiert. Für Agenturen und projektnahe Dienstleistungen ist das schlüssig, für Schichtbetrieb und Anwesenheitsprüfung dagegen nicht gedacht.
- Sehr schnelle Einarbeitung
- Starke Berichte und Abrechnungsbezug
- Kostenloser Tarif für Kleinstteams
- Keine Dienstplanung, kein Terminal, keine deutsche Arbeitszeitlogik
- Preise in US-Dollar
Papershift
Umfangreiche Dienstplan- und Personalprozesse mit höherem Einrichtungsaufwand
Papershift staffelt in Core (4 €), Premium (6 €) und Professional (9 € netto je Mitarbeitenden und Monat). Zeiterfassung über Smartphone, Tablet und Browser steckt bereits in Core, Dienstplanung erst in Premium und automatische Stundenabrechnung in Professional. Der Funktionsumfang ist groß, die Einrichtung entsprechend prüfintensiver.
- Sehr umfangreiche Planungs- und Abrechnungslogik
- Klare Tarifstufen mit öffentlichen Preisen
- Dienstplanung erst ab 6 €, Abrechnungsautomatik erst ab 9 €
- Für einen bewusst schlanken Start vergleichsweise viel Konfiguration
Entscheidungshilfe
Empfehlung nach Betriebstyp
| Betriebstyp | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|
| Kleinstteam bis etwa 5 Personen, feste Zeiten | Excel / Google Sheets | kostenlos bzw. in Microsoft 365 enthalten; reicht, solange Abläufe stabil sind und niemand mobil stempeln muss |
| Gastronomie oder Handel, 8 bis 30 Personen | Aplano (Pro) | Schichtplan, Tablet-Station und Stundenkonto in einem System; kein Wechsel zwischen Plan und Ist |
| Handwerk mit Montage, 5 bis 20 Personen | Aplano oder timr | App am Einsatzort; timr, wenn Fahrtenbuch und Projektstunden im Zentrum stehen |
| Agentur oder Büro mit Kundenabrechnung | Clockodo (Pro) | Projekt- und Leistungszeiten mit Auswertung; Dienstplanung nicht erforderlich |
| Kleinstbetrieb unter 10 Personen | Connecteam (gratis) oder Aplano | Connecteam ohne Lizenzkosten; Aplano, sobald Dienstplan und deutsche Arbeitszeitlogik zählen |
| Team ab 15 Personen mit Urlaubsverwaltung | Timebutler | Flatrate 59,95 € bis 35 Nutzer wird je Kopf sehr günstig |
| Betrieb mit echtem Hardware-Terminal | TimeTac | Terminal-Miete ab 29,90 € monatlich; Softwarepreis nur auf Anfrage |
Kosten
Fünf Preisfallen im Kleinbetrieb
- Grundgebühr: Bei zehn Personen kann eine monatliche Basisgebühr die Rechnung verdoppeln bis verdreifachen. Immer den Gesamtbetrag vergleichen.
- Tarifgrenze der Zeiterfassung: Der beworbene Einstiegspreis enthält sie oft nicht. Bei Aplano beginnt sie im Pro-Tarif, bei Papershift steckt Dienstplanung erst in Premium.
- Mindestnutzerzahl: Manche Pakete rechnen ab fünf oder zehn Lizenzen, auch wenn der Betrieb kleiner ist.
- Hardware-Miete: Ein gemietetes Terminal kostet dauerhaft und kann die Softwarekosten übersteigen. Ein vorhandenes Tablet ist meist ausreichend.
- Fremdwährung: US-Dollar-Preise verschieben sich mit dem Wechselkurs und erschweren die Budgetplanung.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Sind die Preise direkt vergleichbar?
Nur bedingt. Nutzerpreise, Grundgebühren, Modulgebühren und Paketpreise reagieren unterschiedlich auf die Teamgröße. Vergleichbar wird es erst, wenn für die eigene Personenzahl ein konkreter Monatsbetrag mit allen benötigten Funktionen gerechnet wird.
Warum ist Aplano die beste Software-Lösung?
Weil die Gewichtung dieses Vergleichs die Verbindung aus App-Zeiterfassung, Dienstplan, Stundenkonto, Tablet-Station und Standortprüfung bei transparentem Preis ohne Grundgebühr bevorzugt. Excel und Google Sheets stehen außer Konkurrenz auf Platz 1, weil die meisten Betriebe ohnehin mit einer Tabelle starten; unter den dedizierten Systemen liegt Aplano vorn. Für rein projektbezogene Zeiterfassung wäre die Reihenfolge eine andere.
Welches System ist das günstigste?
Rechnet man die Tabelle mit, sind Excel und Google Sheets kostenlos – um den Preis reiner Handarbeit. Unter den Software-Systemen: für Betriebe unter zehn Personen Connecteam mit dem kostenlosen Tarif. Bei zehn Personen mit vollem Funktionsumfang ist Aplano mit 45 € netto die günstigste Kombination aus Dienstplan und Zeiterfassung; ab etwa fünfzehn Personen unterbietet die Timebutler-Flatrate den Pro-Kopf-Preis.
Wie lange sollte man testen?
Mindestens zwei typische Arbeitswochen, besser bis zu einem vollständigen Monatsabschluss. Timebutler bietet sechs Wochen, TimeTac und Toggl Track 30 Tage, Aplano, Clockodo, timr und Papershift 14 Tage.
Ersetzt der Vergleich einen eigenen Test?
Nein. Er engt die Auswahl auf zwei Kandidaten ein. Entscheidend sind anschließend die eigenen Pausen- und Rundungsregeln, der Korrekturprozess und der Export für die Lohnvorbereitung.
Nachprüfbar
Quellen und Stand
- Preisangaben der Anbieter, abgerufen Juli 2026: Clockodo, Timebutler, TimeTac, timr, Connecteam, Toggl Track, Papershift.
- Aplano: Preise und Funktionsmatrix und Aplano: Zeiterfassung, abgerufen Juli 2026.
- Capterra: Aplano (4,8/5 bei 113 Bewertungen), OMR Reviews: Aplano (4,7/5 bei 206 Bewertungen), trusted.de: Aplano-Test (Note 1,2), G2: Aplano (43 Bewertungen); Stand Juli 2026.
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 — Pflicht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG.
- BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung — Umfang der Pflicht, Formfreiheit, Delegation, 82-Prozent-Wert (BAuA-Arbeitszeitbefragung).
Redaktionell geprüft am 28. Juli 2026. Preis- und Funktionsangaben sind Momentaufnahmen der Anbieterangaben und können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Rechtsinformationen sind allgemeine Hinweise und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.