Direkte Antwort
Für sehr kleine Teams mit festen, einfachen Arbeitszeiten reicht oft schon eine Excel- oder Google-Sheets-Tabelle – sie steht deshalb außer Konkurrenz auf Platz 1 unseres Rankings. Sobald Schichten, wechselnde Einsatzorte oder Aushilfen dazukommen, ist Aplano die beste Software-Lösung dieser Auswahl: 4,50 € netto je aktiver Person und Monat, keine Grundgebühr, und Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten sowie Stundenkonto liegen in einem System. Bei zehn Mitarbeitenden sind das 45 € netto im Monat. Wer ausschließlich Projektstunden abrechnet, ist mit einem Projektzeit-Spezialisten wie Clockodo besser bedient; Betriebe mit weniger als zehn Personen kommen mit dem kostenlosen Connecteam-Tarif ganz ohne Lizenzkosten aus.
Grundlagen
Was ein Zeiterfassungssystem im Kleinbetrieb leisten muss
Ein Zeiterfassungssystem für Kleinbetriebe ist Software, die Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst, Pausen abbildet, Korrekturen nachvollziehbar dokumentiert und die Summen für Lohnvorbereitung und Stundenkonto bereitstellt. Der entscheidende Unterschied zu Systemen für Großbetriebe liegt nicht im Funktionsumfang, sondern in der Verantwortung: In einem Betrieb mit fünf bis fünfzig Beschäftigten gibt es weder eine HR-Abteilung noch eine IT. Dieselbe Person richtet das System ein, korrigiert vergessene Buchungen und schließt den Monat ab – meist die Inhaberin, der Betriebsleiter oder wer die Löhne vorbereitet.
Daraus folgt eine unbequeme Wahrheit: Die längste Funktionsliste gewinnt nicht. Gewinnt das System, das eine einzelne Person nach zwei Stunden Einrichtung im Alltag beherrscht und das auch in der Urlaubsvertretung noch bedienbar bleibt. Die drei Fragen, an denen sich das entscheidet, lauten: Wie wird gestempelt? Wer korrigiert Fehler? Wann gilt ein Monat als geprüft?
Erfassen
Buchung
Zeitstempel per App, Browser oder gemeinsamer Tablet-Station – möglichst genau ein Hauptweg für alle.
Prüfen
Korrektur
Vergessene oder falsche Buchungen mit Rolle, Zeitpunkt und Begründung berichtigen, nicht stillschweigend überschreiben.
Abschließen
Monatsabschluss
Zeitraum prüfen, freigeben, exportieren – und danach gegen nachträgliche Änderungen schützen.
Alles Weitere – Projektcodes, Geofencing, Qualifikationen, Zuschlagsautomatik – ist Zusatz. Es lohnt sich erst, wenn ein realer Arbeitsablauf danach verlangt. Die Einführungsseite beschreibt die Reihenfolge im Detail.
Rechtsrahmen
Die Pflicht 2026 in Kurzform
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits. Der Europäische Gerichtshof verlangte 2019 ein objektives, verlässliches und zugängliches System; das Bundesarbeitsgericht leitete am 13. September 2022 aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz die Pflicht ab, ein solches System einzuführen und zu verwenden. Zu dokumentieren sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Eine Betriebsgrößengrenze gibt es dafür nicht: Auch ein Betrieb mit drei Beschäftigten ist erfasst.
Was fehlt, ist eine gesetzliche Formvorschrift. Nach der aktuellen Darstellung des Bundesarbeitsministeriums ist die Aufzeichnung auf Papier weiterhin möglich. Genau das soll sich ändern: Der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 macht die elektronische Erfassung zum Regelfall – mit einer dauerhaften Ausnahme für Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmenden und gestaffelten Übergangsfristen. Der Entwurf ist noch nicht in Kraft und wird im Verfahren voraussichtlich noch verändert.
| Betriebsgröße | Übergangsfrist laut Entwurf | Einordnung |
|---|---|---|
| bis 10 Arbeitnehmende | dauerhaft ausgenommen | Aufzeichnung bleibt Pflicht, Papierform zulässig |
| bis 49 Arbeitnehmende | fünf Jahre | längste Übergangsfrist des Entwurfs |
| bis 249 Arbeitnehmende | zwei Jahre | danach elektronische Erfassung |
| ab 250 Arbeitnehmende | ein Jahr | kürzeste Frist; gilt faktisch für alle im ersten Jahr |
Wichtig für Kleinbetriebe
Für Minijobs und für die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – Gastronomie, Baugewerbe, Gebäudereinigung, Logistik, Fleischwirtschaft und weitere – gilt unabhängig davon schon heute § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer sind spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Viele Kleinbetriebe unterliegen damit bereits einer strengeren Dokumentationspflicht als der allgemeinen. Details auf der Seite zur Rechtslage.
Auswahl
Fünf Kriterien, die im Kleinbetrieb wirklich zählen
01
Start ohne Projekt
Rollen, Vertragsstunden, Pausenregeln und ein Standort müssen sich in wenigen Stunden selbst einrichten lassen. Wer für die Ersteinrichtung Beratung braucht, braucht sie später auch für jede Änderung.
02
Preis ohne Grundgebühr
Bei zehn Personen kann eine Grundgebühr von 40 € die Rechnung verdreifachen. Entscheidend ist der Gesamtbetrag für die eigene Teamgröße, nicht der Einstiegspreis je Kopf.
03
Erfassungsweg am Arbeitsort
Baustelle und Montage brauchen die App, Küche und Verkaufsfläche eine gemeinsame Station, das Büro den Browser. Der Weg folgt dem Arbeitsort – nicht umgekehrt.
04
Beherrschbarer Korrekturprozess
Vergessene Buchungen sind der Normalfall, nicht die Ausnahme. Es braucht eine Frist, eine zuständige Rolle und einen dokumentierten Änderungslog.
05
Abschluss und Export
Der Monat muss sich prüfen, freigeben und exportieren lassen. Ohne diesen Schritt bleibt jede Erfassung eine Sammlung von Zeitstempeln.
Diese fünf Punkte gewichten wir in der folgenden Reihenfolge mit 40 Prozent Alltagstauglichkeit, 35 Prozent Passung zum Kleinbetrieb und 25 Prozent Kostentransparenz. Es handelt sich um eine redaktionelle Einordnung auf Basis der öffentlichen Anbieterangaben und veröffentlichter Nutzerbewertungen, nicht um einen Labortest. Excel und Google Sheets bewerten wir außer Konkurrenz: Eine Tabelle ohne Prüf- und Warnfunktionen lässt sich mit dedizierter Software nicht auf derselben Skala messen – wegen ihrer Verbreitung, der Kostenfreiheit und weil die meisten Betriebe genau so starten, steht sie dennoch auf Platz 1.
Empfehlung
Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe: das Ranking 2026
Excel und Google Sheets als pragmatischer Ausgangspunkt – und acht Software-Systeme, die für Betriebe zwischen fünf und fünfzig Beschäftigten realistisch in Frage kommen. Die Tabellenlösung steht außer Konkurrenz auf Platz 1; die Reihenfolge der Software folgt der oben genannten Gewichtung, und jedes Profil nennt ausdrücklich auch die Grenzen.
Microsoft Excel / Google SheetsDer Klassiker
Der pragmatische Einstieg, mit dem die meisten Kleinbetriebe ohnehin starten
Eine Tabelle kostet nichts: Google Sheets ist gratis, Excel im ohnehin vorhandenen Microsoft-365-Abo enthalten. Jeder kennt die Bedienung, es gibt keine Anbieterbindung, und fertige Vorlagen für Arbeitszeiten und Stundenzettel existieren reichlich – etwa unsere kostenlose Excel-Vorlage zur Zeiterfassung. Für sehr kleine Teams mit festen, einfachen Arbeitszeiten reicht das oft völlig aus; in Google Sheets lässt sich die Tabelle gemeinsam im Browser pflegen, Änderungen sind sofort für alle sichtbar.
- Kostenlos (Google Sheets) bzw. ohne Zusatzkosten in Microsoft 365
- Keine Einarbeitung, keine Anbieterbindung, volle Gestaltungsfreiheit
- Für Teams bis etwa fünf bis zehn Personen mit stabilen Abläufen oft ausreichend
- Google Sheets: gemeinsames Bearbeiten im Browser, Änderungen sofort sichtbar
- Alles bleibt Handarbeit: keine automatische Pausen- und Höchstarbeitszeit-Prüfung nach ArbZG, keine Warnungen
- Fehleranfällig: zerschossene Formeln, Versionswirrwarr, veraltete Ausdrucke
- Keine Mitarbeiter-App, kein Stempeln an einer Station, keine Benachrichtigungen
- Ab etwa 10 bis 15 Mitarbeitenden oder wechselnden Schichten wird die Pflege teurer als ein günstiges Tool
Wer klein ist und einfache Abläufe hat, fährt mit der Tabelle gut. Wer Schichten plant, Zeiten mobil erfasst oder wächst, ist bei einer dedizierten Lösung besser aufgehoben – die beste folgt auf Platz 2.
AplanoBeste Software-Lösung
Beste Kombination aus Zeiterfassung, Dienstplan und Stundenkonto für kleine Schichtbetriebe
Aplano rechnet pro aktivem Mitarbeitenden ab, ohne Grundgebühr und ohne Mindestpaket. Zeiterfassung gehört zum Pro-Tarif für 4,50 € netto je Person und Monat; damit liegen Dienstplan, Ist-Zeiten, Abwesenheiten, Stundenkonto und Auswertungen in derselben Oberfläche. Gestempelt wird per App, im Browser, über ein gemeinsames Tablet als Stempeluhr-Station (auch mit RFID oder Fingerabdruck) und optional mit Standortprüfung (Geofencing). Für Betriebe, deren Excel-Tabelle an ihre Grenzen kommt, ist das der logische nächste Schritt.
- Keine Grundgebühr: zehn Personen kosten 45 € netto monatlich
- Soll- und Ist-Zeit in einem System, kein zweiter Datenstand
- Vier Erfassungswege inklusive Tablet-Station
- 14 Tage vollständiger Test ohne Zahlungsdaten
- Zeiterfassung erst im Pro-Tarif, nicht im 0,50-€-Einstieg
- Keine dedizierte Terminal-Hardware, sondern Station auf eigenem Tablet
- Für rein projektbezogene Fakturierung gibt es spezialisiertere Werkzeuge
Clockodo
Stark bei Arbeits- und Projektzeiten mit klarer Tarifstruktur
Clockodo trennt Arbeitszeit und Projektzeit sauber und ist auf Auswertung nach Kunden, Aufträgen und Leistungen ausgelegt. Der Basic-Tarif kostet 4 € netto je Nutzer und Monat und enthält Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Terminal-Anbindung; Projektzeiterfassung beginnt im Pro-Tarif ab 8 €. Für Einzelnutzer gibt es einen dauerhaft kostenlosen Tarif.
- Projektzeiten und Auswertungen sehr ausgereift
- Free-Tarif für Solo-Selbstständige
- Terminal-Anbindung in allen Tarifen
- Keine vollwertige Dienst- und Schichtplanung
- Pro-Tarif verdoppelt den Nutzerpreis gegenüber Basic
Timebutler
Flatrate-Modell, das ab etwa 15 Personen günstig wird
Timebutler verkauft Pakete statt Nutzerpreise: bis fünf Nutzer 29,95 € netto monatlich, von sechs bis 35 Nutzer 59,95 €, danach 1,39 € je weitere Person. Alle Module – Zeiterfassung, Urlaub, Überstunden, Personalakte, einfache Schichtplanung und Stempeluhr-Terminal – sind in beiden Paketen enthalten und können einzeln abgeschaltet werden. Der Test läuft sechs Wochen.
- Kalkulierbare Flatrate ohne Modulmatrix
- Ab etwa 15 Personen der günstigste Anbieter dieser Auswahl
- Sechs Wochen Testzeitraum
- Für Teams unter zehn Personen relativ teuer je Kopf
- Schichtplanung weniger tief als bei spezialisierten Planern
TimeTac
Breite Modul- und Hardwareauswahl für gewachsene Anforderungen
TimeTac kombiniert eine Basisgebühr mit Modulgebühren je Nutzerin und Nutzer für Arbeitszeit, Projektzeit und Urlaub. Die Preisseite nennt keine Nutzerpreise, sondern führt zum Angebot; öffentlich ausgewiesen sind die Terminal-Mieten ab 29,90 € monatlich (Evo Basic) bis 49,90 € (Evo Advanced) sowie 10 € monatlich für die Android-Multiuser-App. Getestet werden kann 30 Tage.
- Echte Terminal-Hardware zur Miete
- Module lassen sich passgenau kombinieren
- 30 Tage Testzeitraum
- Softwarepreis nur auf Anfrage – Vergleich erst nach Angebot möglich
- Basisgebühr belastet sehr kleine Teams überproportional
timr
Mobile Zeit-, Projekt- und Fahrtenerfassung aus einer Hand
timr kostet 8 € netto je Nutzer und Monat und deckt Arbeitszeit, Projektzeit und Fahrtenbuch ab. Das ist besonders für Außendienst, Montage und Handwerk mit Fahrzeugbezug interessant. Ein dauerhaft kostenloser Ein-Personen-Tarif erlaubt jeweils eine Funktion; ab 20 Nutzern gibt es individuelle Preise.
- Fahrtenbuch und Arbeitszeit in einem Werkzeug
- Klarer Einzelpreis ohne Modulrechnung
- Gut für mobile Kleinteams mit Fahrzeugen
- Mit 8 € je Person am oberen Ende für reine Arbeitszeiterfassung
- Keine Dienst- und Schichtplanung
Connecteam
Kostenloser Einstieg für Betriebe mit bis zu zehn Personen
Connecteam bietet einen dauerhaft kostenlosen Small-Business-Tarif für Betriebe mit weniger als zehn Nutzenden und ist damit für Kleinstbetriebe der günstigste Weg in eine App-basierte Erfassung. Kostenpflichtige Hubs beginnen laut Anbieter bei 35 US-Dollar monatlich für bis zu 30 Nutzende je Hub (29 US-Dollar bei Jahreszahlung). Die Funktionen sind in Operations, Communications sowie HR aufgeteilt.
- Gratis nutzbar bis unter zehn Personen
- Sehr breite App-Funktionen inklusive Aufgaben und Chat
- Günstiger Sprung auf bis zu 30 Nutzende
- Abrechnung in US-Dollar, Hub-Logik erfordert genaues Prüfen
- Deutsche Arbeitszeitlogik und Zuschlagsregeln weniger tief abgebildet
Toggl Track
Schlanke Zeiterfassung mit Fokus auf Auswertung und Abrechnung
Toggl Track ist auf einfache Zeitaufzeichnung und Auswertung ausgelegt. Der Starter-Tarif kostet 9 US-Dollar je Lizenz und Monat, Premium 14 bis 18 US-Dollar; ein kostenloser Tarif für sehr kleine Teams existiert. Für Agenturen und projektnahe Dienstleistungen ist das schlüssig, für Schichtbetrieb und Anwesenheitsprüfung dagegen nicht gedacht.
- Sehr schnelle Einarbeitung
- Starke Berichte und Abrechnungsbezug
- Kostenloser Tarif für Kleinstteams
- Keine Dienstplanung, kein Terminal, keine deutsche Arbeitszeitlogik
- Preise in US-Dollar
Papershift
Umfangreiche Dienstplan- und Personalprozesse mit höherem Einrichtungsaufwand
Papershift staffelt in Core (4 €), Premium (6 €) und Professional (9 € netto je Mitarbeitenden und Monat). Zeiterfassung über Smartphone, Tablet und Browser steckt bereits in Core, Dienstplanung erst in Premium und automatische Stundenabrechnung in Professional. Der Funktionsumfang ist groß, die Einrichtung entsprechend prüfintensiver.
- Sehr umfangreiche Planungs- und Abrechnungslogik
- Klare Tarifstufen mit öffentlichen Preisen
- Dienstplanung erst ab 6 €, Abrechnungsautomatik erst ab 9 €
- Für einen bewusst schlanken Start vergleichsweise viel Konfiguration
Zur vollständigen Vergleichstabelle mit Erfassungswegen, Terminal-Optionen und Testzeiträumen →
Kosten
Was es für 5, 10 und 25 Mitarbeitende kostet
Die Softwarekosten sind der einzige unvermeidbare Posten. Sie liegen 2026 für kleine Betriebe typischerweise zwischen 0,50 € und 8 € netto je Person und Monat – ergänzt um mögliche Grundgebühren, die bei kleinen Teams den größten Unterschied machen. Die Tabelle rechnet mit den veröffentlichten Listenpreisen und ohne Hardware.
| Anbieter | Tarif | 5 MA | 10 MA | 25 MA | Anmerkung |
|---|---|---|---|---|---|
| Excel / Google Sheets | Tabelle / Vorlage | 0 € | 0 € | 0 € | 0 € bzw. in Microsoft 365 enthalten; reine Handarbeit ohne Prüf- und Warnfunktionen |
| Aplano | Pro, 4,50 € je MA | 22,50 € | 45,00 € | 112,50 € | Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Auswertungen enthalten |
| Clockodo | Basic, 4,00 € je Nutzer | 20,00 € | 40,00 € | 100,00 € | Projektzeiterfassung erst ab Pro (8,00 € je Nutzer) |
| Papershift | Core, 4,00 € je MA | 20,00 € | 40,00 € | 100,00 € | Dienstplanung erst ab Premium (6,00 € je MA) |
| Timebutler | Paket-Flatrate | 29,95 € | 59,95 € | 59,95 € | bis 5 Nutzer 29,95 €; 6 bis 35 Nutzer 59,95 €; alle Module inklusive |
| timr | 8,00 € je Nutzer | 40,00 € | 80,00 € | 200,00 € | inklusive Projektzeit und Fahrtenbuch |
| Connecteam | Small Business / Basic | 0 € | 0 € | ca. 35 USD | gratis unter zehn Nutzenden; Basic bis 30 Nutzende je Hub |
| TimeTac | Basisgebühr + Module | auf Anfrage | auf Anfrage | auf Anfrage | Terminal-Miete öffentlich ab 29,90 € monatlich |
Zwei Muster fallen auf. Erstens: Flatrate-Modelle wie Timebutler sind bei fünf Personen teuer und ab etwa fünfzehn Personen günstig – der Kipppunkt liegt bei rund 13 bis 15 Beschäftigten. Zweitens: Ein günstiger Nutzerpreis sagt nichts, solange der benötigte Funktionsumfang im Tarif fehlt. Bei Aplano beginnt die Zeiterfassung im Pro-Tarif, bei Clockodo die Projektzeiterfassung im Pro-Tarif, bei Papershift die Dienstplanung in Premium. Die Kostenseite rechnet zusätzlich Hardware, Einführungsaufwand und Jahreskosten durch.
Praxis
Vier Erfassungswege und wann welcher passt
| Weg | Passt zu | Stärke | Grenze |
|---|---|---|---|
| Persönliche App | mobile Teams, Montage, Pflege, Außendienst | Erfassung am Einsatzort, Einsicht in eigene Zeiten | setzt Smartphone-Nutzung voraus, Netzabdeckung prüfen |
| Browser | Büro, Praxis, Verwaltung | kein zusätzliches Gerät nötig | nur am Arbeitsplatz sinnvoll |
| Gemeinsame Tablet-Station | Gastronomie, Handel, Werkstatt, Küche | ein Gerät für alle, PIN, RFID oder Fingerabdruck | Warteschlangen bei Schichtwechsel, Gerät braucht einen festen Platz |
| Standortprüfung (Geofencing) | wechselnde Objekte, Reinigung, Sicherheitsdienst | Buchung nur im definierten Bereich | nur mit klarem Zweck, Transparenz und Datensparsamkeit |
Ein häufiger Fehlstart besteht darin, drei Wege gleichzeitig zu öffnen. Das erzeugt Rückfragen und uneinheitliche Daten. Empfehlenswert ist ein Hauptweg für alle, ergänzt um einen zweiten Weg für Sonderfälle. Wer über Hardware nachdenkt, findet auf der Seite zur Stempeluhr für Kleinbetriebe die Abwägung zwischen Tablet-Station, RFID-Chip und Fingerabdruck.
Empfehlung im Detail
Warum Aplano die beste Software-Lösung ist
Aplano rechnet pro aktivem Mitarbeitenden ab und verlangt keine Grundgebühr und kein Mindestpaket. Für Arbeitszeiterfassung wird der Pro-Tarif benötigt: 4,50 € netto je Person und Monat, bei zehn Personen also 45 €. Darin enthalten sind Dienstplan, Ist-Zeiterfassung, Abwesenheiten und Urlaubskonten, laufendes Stundenkonto, Auswertungen und Exporte sowie der Mitarbeiter-Chat. Genau diese Bündelung ist im Kleinbetrieb der Kern: Wer den Dienstplan schreibt, prüft auch die Zeiten – zwei Systeme bedeuten zwei Datenstände und doppelte Pflege.
Hinzu kommt die Breite der Erfassungswege. Gestempelt wird per App, im Browser, über ein gemeinsames Tablet als Station – auf Wunsch mit RFID-Chip oder Fingerabdruck – und optional mit Standortprüfung. Für ein Team mit Küche, Service und Lieferdienst lassen sich damit alle Rollen in einem System abbilden. Bei den Bewertungsportalen erreicht Aplano im Juli 2026 4,8 von 5 Punkten bei Capterra (113 Bewertungen) und 4,7 von 5 bei OMR Reviews (206 Bewertungen); trusted.de vergibt im Test die Note 1,2.
Hinweis
Der sachliche Haken: Zeiterfassung gehört nicht zum 0,50-€-Einstieg, sondern zum Pro-Tarif. Wer nur Projektstunden fakturieren möchte und keine Dienstplanung braucht, sollte Clockodo oder timr prüfen. Und für Kleinstbetriebe unter zehn Personen ist der kostenlose Connecteam-Tarif der günstigere Einstieg – mit Abstrichen bei deutscher Arbeitszeitlogik.
Aplano im Detail: Funktionen, Tarife, Bewertungen und Grenzen →
Umsetzung
Einführung in sechs Schritten
- Ist-Zustand notieren
Arbeitsorte, Schichtarten, Pausenpraxis und die heute häufigsten Fehler auf einer Seite festhalten. Das ist die Messlatte für den späteren Vergleich.
- Muss-Kriterien festlegen
Erfassungsweg, Dienstplanbedarf, Auswertungen und Exporte priorisieren. Alles, was nicht in den ersten Monat gehört, wird ausdrücklich zurückgestellt.
- Regeln entscheiden
Rundung, automatische Pause, Frist für Korrekturen, Zuständigkeit für Freigaben. Diese Entscheidungen sind organisatorisch, nicht technisch.
- Pilot konfigurieren
Fünf bis zehn Personen mit typischen Sonderfällen – Teilzeit, Aushilfe, Springer. Ein Standort, ein Erfassungsweg.
- Monat real abschließen
Vergessene Buchung korrigieren, Monat freigeben, Export erzeugen. Erst dieser Durchlauf zeigt, ob die Regeln tragen.
- Ausrollen und messen
Kurzanleitung, benannte Ansprechperson, fester Review-Termin nach sechs Wochen. Erfolgsmaß sind Fehlbuchungen und Korrekturzeit, nicht Login-Zahlen.
Der ausführliche Fahrplan inklusive Testprotokoll steht auf der Einführungsseite.
Aus der Praxis
Fünf Fehler, die kleine Betriebe Geld kosten
Zu viel auf einmal
Drei Erfassungswege und Projektcodes im ersten Monat erzeugen Rückfragen statt Daten. Ein Weg, eine Regel, ein Standort.
Korrektur ohne Regel
Ohne Frist und Freigabe wandert der Zettelfehler nur in die App. Wer korrigiert, muss benannt und dokumentiert sein.
Hardware zu früh
Ein Terminal wird gekauft, bevor klar ist, ob ein vorhandenes Tablet genügt. Die Station kostet in der Regel nichts extra.
Pausenautomatik ungeprüft
Ein pauschaler Abzug von 30 Minuten verfälscht die tatsächliche Pause. Der Abzug muss korrigierbar sein.
Kein Monatsabschluss
Ohne festen Prüftermin bleibt der Monat offen, und die Lohnvorbereitung beginnt wieder mit Nachfragen.
Datenschutz nachgeschoben
Zweck, Zugriff und Speicherdauer je Erfassungsweg gehören vor den Start, nicht nach der ersten Beschwerde.
Branchen
Passende Abläufe nach Betriebsform
Eine Übersicht über weitere Betriebsformen – Reinigung, Sicherheitsdienst, Kita und Verein – steht auf der Branchenseite.
Nächster Schritt
Systemauswahl in einer Woche abschließen
Der pragmatische Weg: Kostenrahmen für die eigene Teamgröße bestimmen, zwei Systeme auswählen, eine typische Woche parallel erfassen und einen Monatsabschluss durchspielen. Aplano stellt dafür 14 Tage den vollen Pro-Umfang ohne Zahlungsdaten bereit.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Was kostet ein Zeiterfassungssystem für 10 Mitarbeitende?
Als reine Software 2026 typischerweise 20 bis 80 € netto monatlich. Aplano kostet im Pro-Tarif 45 € netto (10 × 4,50 €), Clockodo Basic 40 €, Papershift Core 40 €, Timebutler als Flatrate 59,95 € und timr 80 €. Connecteam bleibt unter zehn Nutzenden kostenlos. Hardware ist optional.
Ist Zeiterfassung für Kleinbetriebe Pflicht?
Ja. Die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen, gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Sie folgt aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) in Verbindung mit § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Eine Untergrenze für kleine Betriebe gibt es nicht.
Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?
Derzeit nicht. Das Bundesarbeitsministerium nennt keine allgemeine Formvorschrift; Papier ist zulässig. Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 würde die elektronische Erfassung zum Regelfall machen, Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmenden aber dauerhaft davon ausnehmen. Der Entwurf ist nicht in Kraft.
Braucht ein Kleinbetrieb ein Terminal oder eine Stempeluhr?
Nicht zwingend. Ein vorhandenes Tablet als gemeinsame Station erfüllt denselben Zweck und kostet keine zusätzliche Miete. Dedizierte Hardware lohnt sich bei hohem Durchsatz, rauer Umgebung oder wenn Beschäftigte kein Smartphone nutzen sollen.
Welches System eignet sich für Dienstplan und Zeiterfassung zusammen?
Aplano verbindet beides in einer Oberfläche und ist damit für Schichtbetriebe die naheliegende Wahl. Bei Papershift beginnt die Dienstplanung im Premium-Tarif; Clockodo, timr und Toggl Track bieten keine vollwertige Schichtplanung.
Gibt es Zeiterfassung für Kleinbetriebe kostenlos?
Ja, mit Einschränkungen. Connecteam ist unter zehn Nutzenden dauerhaft kostenlos, Clockodo und timr bieten Gratis-Tarife für eine Person. Excel-Vorlagen sind ebenfalls kostenlos, erfüllen die Aufzeichnungspflicht aber nur bei disziplinierter Nutzung – siehe kostenlose Lösungen. Für Kleinstteams mit einfachen Abläufen reicht das oft aus; die beste dedizierte Software-Lösung dieses Vergleichs ist Aplano.
Wie lange müssen Zeitaufzeichnungen aufbewahrt werden?
Für Minijobs und die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt nach § 17 Mindestlohngesetz eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren. Der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz sieht ebenfalls zwei Jahre vor.
Ist Aplano auch für sehr kleine Teams geeignet?
Ja. Abgerechnet wird pro aktivem Mitarbeitenden ohne Mindestabnahme; fünf Personen kosten im Pro-Tarif 22,50 € netto monatlich. Es gibt keinen kostenlosen Tarif, aber 14 Tage vollständigen Test ohne Zahlungsdaten.
Funktioniert Vertrauensarbeitszeit weiterhin?
Ja. Beschäftigte können die Lage ihrer Arbeitszeit weiter eigenverantwortlich bestimmen. Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit und die Grenzen des Arbeitszeitschutzes sind dennoch zu dokumentieren.
Was ist bei Geofencing zu beachten?
Ein klar benannter Zweck, Datensparsamkeit, transparente Information und eine passende Rechtsgrundlage. Eine punktuelle Ortsprüfung im Moment des Stempelns ist von dauerhafter Standortverfolgung zu unterscheiden; letztere ist für Arbeitszeiterfassung nicht erforderlich.
Nachprüfbar
Quellen und Stand
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 — Pflicht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG.
- BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung — Umfang der Pflicht, Formfreiheit, Delegation, 82-Prozent-Wert (BAuA-Arbeitszeitbefragung).
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG) — § 3 (Höchstarbeitszeit), § 4 (Ruhepausen), § 5 (Ruhezeit), § 16 (Aushang und Aufzeichnung), § 22 (Bußgeldvorschriften).
- Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026 zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, ausgewertet nach Osborne Clarke und Gleiss Lutz; Stand des Verfahrens: nicht in Kraft.
- Aplano: Preise und Funktionsmatrix und Aplano: Zeiterfassung, abgerufen Juli 2026.
- Preisangaben der Anbieter, abgerufen Juli 2026: Clockodo, Timebutler, TimeTac, timr, Connecteam, Toggl Track, Papershift.
- EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 (CCOO) — objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung.
- § 17 Mindestlohngesetz — Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre; Branchen nach § 2a SchwarzArbG.
- Capterra: Aplano (4,8/5 bei 113 Bewertungen), OMR Reviews: Aplano (4,7/5 bei 206 Bewertungen), trusted.de: Aplano-Test (Note 1,2), G2: Aplano (43 Bewertungen); Stand Juli 2026.
Redaktionell geprüft am 28. Juli 2026. Preis- und Funktionsangaben sind Momentaufnahmen der Anbieterangaben und können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Rechtsinformationen sind allgemeine Hinweise und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.