Zeiterfassung in der Gastronomie: Station, Aushilfen und § 17 MiLoG

Welche strengere Pflicht gilt in der Gastronomie?

Gastronomiebetriebe unterliegen doppelt: der allgemeinen Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss von 2022 und der Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz. Letztere gilt für die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen – dazu gehört das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe – sowie unabhängig davon für alle geringfügig Beschäftigten.

Konkret bedeutet das: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Kontrolliert wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, in der Regel unangekündigt. Eine am Monatsende zusammengeschriebene Liste erfüllt diese Frist nicht.

Warum gewinnt die Tablet-Station in Küche und Service?

Weil sie ohne private Geräte auskommt und eine Buchung in zwei bis drei Sekunden erlaubt – auch dann, wenn sechs Personen gleichzeitig Schichtbeginn haben.

Im Service arbeiten Menschen mit vollen Händen, in der Küche mit nassen. Private Smartphones liegen im Spind, und bei gleichzeitigem Schichtbeginn stehen sechs Personen gleichzeitig am Eingang. Für diese Realität ist die gemeinsame Station gebaut: ein Tablet in einer Halterung, dauerhaft am Strom, Buchung in zwei bis drei Sekunden per Chip.

Praktische Details entscheiden über den Erfolg. Die Station gehört an den Personaleingang oder zur Umkleide, nicht in den Gastbereich. Der Kiosk-Modus des Betriebssystems verhindert, dass die App verlassen wird. Und für Führungskräfte, die zwischen Standorten wechseln, bleibt die App der zweite Weg. Bei Aplano ist die Station Teil des Pro-Tarifs und kostet keine zusätzliche Lizenz.

Wie führt man Aushilfen und Minijobs korrekt?

Entscheidend ist eine laufende Monatssumme je Aushilfe, die die Nähe zur Verdienstgrenze rechtzeitig sichtbar macht.

Der Mindestlohn liegt seit 1. Januar 2026 bei 13,90 € je Stunde, die Minijob-Grenze bei 603 € monatlich – das entspricht rund 43 Stunden im Monat oder etwa zehn Wochenstunden. Zum 1. Januar 2027 steigen die Werte auf 14,60 € und 633 €. Für die Zeiterfassung ist das doppelt relevant: Die Aufzeichnung belegt die Einhaltung des Mindestlohns und die der Verdienstgrenze.

In der Praxis ist der Grenzfall gefährlich: Eine Aushilfe, die in einem starken Monat mehrere Zusatzschichten übernimmt, kann die Grenze überschreiten. Ein System, das laufende Monatssummen anzeigt, macht das rechtzeitig sichtbar – eine Tabelle, die am Monatsende gefüllt wird, nicht.

Welche Pausen gelten im Schichtbetrieb?

Bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten Ruhepause vorgesehen, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. In der Gastronomie ist das der häufigste Dokumentationsfehler: Die Pause wird pauschal abgezogen, obwohl sie im Ansturm nicht genommen wurde – oder sie wird genommen, aber nicht gebucht.

Beides lässt sich nur organisatorisch lösen: klare Regel, wie Pausen gebucht werden, automatischer Abzug nur als Vorschlag, und eine Korrekturmöglichkeit mit kurzer Frist. Eine geteilte Schicht – Mittag und Abend – ist keine Pause im Sinne des Gesetzes, sondern zwei Einsätze; dazwischen gilt die Ruhezeit-Systematik.

Kurz beantwortet

Häufige Fragen