Kurz beantwortet
In der Gastronomie ist die gemeinsame Tablet-Station der richtige Hauptweg: Ein Gerät am Personaleingang, Buchung per PIN oder RFID-Chip, ergänzt um die App für Führungskräfte. Entscheidend ist die strengere Pflicht: Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe fällt unter § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, damit gilt § 17 Mindestlohngesetz – Aufzeichnung spätestens bis zum siebten Kalendertag, Aufbewahrung zwei Jahre.
Die strengere Pflicht in der Gastronomie
Gastronomiebetriebe unterliegen doppelt: der allgemeinen Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss von 2022 und der Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz. Letztere gilt für die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen – dazu gehört das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe – sowie unabhängig davon für alle geringfügig Beschäftigten.
Konkret bedeutet das: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Kontrolliert wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, in der Regel unangekündigt. Eine am Monatsende zusammengeschriebene Liste erfüllt diese Frist nicht.
Warum die Station gewinnt
Im Service arbeiten Menschen mit vollen Händen, in der Küche mit nassen. Private Smartphones liegen im Spind, und bei gleichzeitigem Schichtbeginn stehen sechs Personen gleichzeitig am Eingang. Für diese Realität ist die gemeinsame Station gebaut: ein Tablet in einer Halterung, dauerhaft am Strom, Buchung in zwei bis drei Sekunden per Chip.
Praktische Details entscheiden über den Erfolg. Die Station gehört an den Personaleingang oder zur Umkleide, nicht in den Gastbereich. Der Kiosk-Modus des Betriebssystems verhindert, dass die App verlassen wird. Und für Führungskräfte, die zwischen Standorten wechseln, bleibt die App der zweite Weg. Bei Aplano ist die Station Teil des Pro-Tarifs und kostet keine zusätzliche Lizenz.
Aushilfen und Minijobs korrekt führen
Der Mindestlohn liegt seit 1. Januar 2026 bei 13,90 € je Stunde, die Minijob-Grenze bei 603 € monatlich – das entspricht rund 43 Stunden im Monat oder etwa zehn Wochenstunden. Zum 1. Januar 2027 steigen die Werte auf 14,60 € und 633 €. Für die Zeiterfassung ist das doppelt relevant: Die Aufzeichnung belegt die Einhaltung des Mindestlohns und die der Verdienstgrenze.
In der Praxis ist der Grenzfall gefährlich: Eine Aushilfe, die in einem starken Monat mehrere Zusatzschichten übernimmt, kann die Grenze überschreiten. Ein System, das laufende Monatssummen anzeigt, macht das rechtzeitig sichtbar – eine Tabelle, die am Monatsende gefüllt wird, nicht.
Pausen im Schichtbetrieb
Bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten Ruhepause vorgesehen, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. In der Gastronomie ist das der häufigste Dokumentationsfehler: Die Pause wird pauschal abgezogen, obwohl sie im Ansturm nicht genommen wurde – oder sie wird genommen, aber nicht gebucht.
Beides lässt sich nur organisatorisch lösen: klare Regel, wie Pausen gebucht werden, automatischer Abzug nur als Vorschlag, und eine Korrekturmöglichkeit mit kurzer Frist. Eine geteilte Schicht – Mittag und Abend – ist keine Pause im Sinne des Gesetzes, sondern zwei Einsätze; dazwischen gilt die Ruhezeit-Systematik.
Nächster Schritt
Den eigenen Ablauf zwei Wochen testen
Ob der gewählte Erfassungsweg zum Betrieb passt, zeigt kein Vergleich, sondern ein Pilot mit den eigenen Sonderfällen. Aplano stellt dafür 14 Tage den vollen Pro-Umfang ohne Zahlungsdaten bereit.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Gilt in der Gastronomie eine strengere Aufzeichnungspflicht?
Ja. Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe fällt unter § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Damit greift § 17 Mindestlohngesetz: Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre.
Welche Zeiterfassung eignet sich für ein Restaurant mit 15 Personen?
Eine Lösung mit Tablet-Station und Schichtplanung. Aplano kostet für 15 Personen 67,50 € netto monatlich und enthält Station, Dienstplan und Stundenkonto; Timebutler ist mit 59,95 € als Flatrate ab dieser Größe preislich interessant.
Wie werden Aushilfen ohne Smartphone erfasst?
Über die gemeinsame Station mit PIN oder RFID-Chip. Eine Pflicht zur Nutzung des privaten Smartphones lässt sich ohnehin nicht ohne Weiteres anordnen.
Wie viele Stunden darf ein Minijob 2026 arbeiten?
Bei 13,90 € Mindestlohn und einer Verdienstgrenze von 603 € monatlich sind es rund 43 Stunden im Monat, also etwa zehn Wochenstunden. Ein System mit laufender Monatssumme macht Überschreitungen rechtzeitig sichtbar.
Nachprüfbar
Quellen und Stand
- § 17 Mindestlohngesetz — Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre; Branchen nach § 2a SchwarzArbG.
- Bundesregierung: gesetzlicher Mindestlohn — 13,90 € je Stunde seit 01.01.2026, 14,60 € ab 01.01.2027; Minijob-Zentrale — Verdienstgrenze 603 € monatlich in 2026.
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG) — § 3 (Höchstarbeitszeit), § 4 (Ruhepausen), § 5 (Ruhezeit), § 16 (Aushang und Aufzeichnung), § 22 (Bußgeldvorschriften).
- BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung — Umfang der Pflicht, Formfreiheit, Delegation, 82-Prozent-Wert (BAuA-Arbeitszeitbefragung).
- Aplano: Preise und Funktionsmatrix und Aplano: Zeiterfassung, abgerufen Juli 2026.
- Preisangaben der Anbieter, abgerufen Juli 2026: Clockodo, Timebutler, TimeTac, timr, Connecteam, Toggl Track, Papershift.
Redaktionell geprüft am 28. Juli 2026. Preis- und Funktionsangaben sind Momentaufnahmen der Anbieterangaben und können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Rechtsinformationen sind allgemeine Hinweise und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.