Zeiterfassung Glossar: 26 Begriffe kurz erklärt

Das Wichtigste in Kürze

Ein Glossar zur Zeiterfassung erklärt die Fachbegriffe, die bei Systemauswahl, Einführung und Betriebsvereinbarung vorausgesetzt werden.

Der Dienstplan beschreibt das Soll, die Zeiterfassung das Ist und das Arbeitszeitkonto den daraus entstehenden Saldo.
Arbeitszeit ist arbeitsschutzrechtlich zu dokumentieren, Projektzeit dient der kaufmännischen Zuordnung – beide Begriffe sollten nie in einer Spalte landen.
Die Ruhepause ist die Unterbrechung innerhalb eines Arbeitstages, die Ruhezeit die Freizeit zwischen zwei Arbeitstagen.
Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft unterscheiden sich danach, ob der Aufenthaltsort vom Arbeitgeber bestimmt oder frei wählbar ist.
Geofencing ist die punktuelle Prüfung im Moment der Buchung, Standortverfolgung die dauerhafte Aufzeichnung – nur Ersteres ist im Kleinbetrieb überhaupt begründbar.

Glossar

Welche 26 Begriffe sollten Kleinbetriebe kennen?

Die folgenden 26 Begriffe decken ab, was bei Systemauswahl, Einführung und Betriebsvereinbarung vorausgesetzt wird – jeweils in einem Satz erklärt.

Änderungslog: Chronik aller Änderungen an einem Datensatz mit Zeitpunkt und Urheber. Für Zeitkorrekturen der wichtigste Nachweis, dass eine Aufzeichnung nicht nachträglich geglättet wurde.
Arbeitszeit: Zeit von Beginn bis Ende der Arbeit ohne Ruhepausen (§ 2 ArbZG). Beginn, Ende und Dauer sind zu dokumentieren.
Arbeitszeitkonto: Saldo zwischen geschuldeter (Soll-) und geleisteter (Ist-)Arbeitszeit. Zeigt Mehr- und Minusstunden fortlaufend.
Ausgleichszeitraum: Zeitraum, in dem der Durchschnitt der werktäglichen Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten darf – derzeit sechs Kalendermonate oder 24 Wochen.
Bereitschaftsdienst: Aufenthalt an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort mit Arbeitsaufnahme auf Anforderung. Arbeitszeitrechtlich in der Regel Arbeitszeit – anders als Rufbereitschaft.
Delegation der Aufzeichnung: Übertragung der Aufzeichnungstätigkeit auf die Beschäftigten. Nach BMAS-Darstellung zulässig; die Verantwortung für die Einhaltung bleibt beim Arbeitgeber.
Dienstplan: Vorausschauende Zuordnung von Personen zu Schichten. Beschreibt das Soll – im Gegensatz zur Zeiterfassung, die das Ist dokumentiert.
Geofencing: Punktuelle Prüfung, ob ein Stempelvorgang innerhalb eines definierten Bereichs stattfindet. Nicht identisch mit dauerhafter Standortverfolgung.
Geringfügige Beschäftigung: Minijob nach § 8 Abs. 1 SGB IV. Verdienstgrenze 2026: 603 € monatlich. Löst die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG unabhängig von der Branche aus.
Ist-Zeit: Tatsächlich geleistete und dokumentierte Arbeitszeit.
Kiosk-Modus: Betriebssystem-Einstellung, die ein Tablet auf eine einzige Anwendung festlegt. Voraussetzung für eine störungsfreie Stempeluhr-Station.
Korrekturbuchung: Nachträgliche Berichtigung einer fehlenden oder falschen Zeitangabe – idealerweise mit Grund, Rolle und Freigabe.
Mindestlohn: Gesetzliche Lohnuntergrenze: 13,90 € je Stunde seit 01.01.2026, 14,60 € ab 01.01.2027. Die Zeitaufzeichnung belegt seine Einhaltung.
Monatsabschluss: Organisatorischer Schritt, in dem ein Zeitraum geprüft, freigegeben, exportiert und gegen Änderungen geschützt wird.
Pausenregel: Festlegung, wie Ruhepausen erfasst, geprüft und korrigiert werden. Ein automatischer Abzug muss der tatsächlichen Pause entsprechen.
Projektzeit: Zeit, die einem Auftrag, Kunden oder Budget zugeordnet wird. Dient der Nachkalkulation, nicht dem Arbeitsschutz.
Referentenentwurf: Arbeitsfassung eines Gesetzentwurfs aus einem Ministerium. Kein geltendes Recht – der Entwurf vom 18.06.2026 betrifft die elektronische Arbeitszeiterfassung.
RFID: Funkbasierte Identifikation über Chip, Karte oder Transponder. Beschleunigt die Buchung an einer gemeinsamen Station auf wenige Sekunden.
Rufbereitschaft: Erreichbarkeit bei freier Ortswahl. Nur die tatsächliche Arbeitsleistung ist regelmäßig Arbeitszeit – die Bereitschaft selbst überwiegend nicht.
Ruhepause: Unterbrechung von mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit (§ 4 ArbZG). Keine Arbeitszeit.
Ruhezeit: Ununterbrochene Freizeit zwischen zwei Arbeitseinsätzen; grundsätzlich elf Stunden (§ 5 ArbZG).
Soll-Zeit: Vertraglich oder im Dienstplan erwartete Arbeitszeit.
Stempeluhr-App: Software zum Starten, Pausieren und Beenden einer Arbeitszeitbuchung – auf Smartphone, im Browser oder als Station auf einem gemeinsamen Tablet.
Überstunde: Arbeitszeit über die vertraglich vereinbarte hinaus. Ohne Aufzeichnung praktisch nicht durchsetzbar und nicht widerlegbar.
Vertrauensarbeitszeit: Modell mit Freiheit bei der Lage der Arbeitszeit. Die Pflicht zur Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeit bleibt bestehen.
Zweckbindung: Grundsatz nach Art. 5 DSGVO: Daten dürfen nur für den Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden. Zeitdaten sind damit kein Instrument der Leistungsbewertung.

Abgrenzung

Welche vier Begriffspaare werden regelmäßig verwechselt?

Vier Paare werden regelmäßig verwechselt: Arbeitszeit und Projektzeit, Ruhepause und Ruhezeit, Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft sowie Geofencing und Standortverfolgung.

Begriffsabgrenzungen mit praktischer Konsequenz.
Begriffe	Unterschied	Praktische Folge
Arbeitszeit / Projektzeit	Arbeitsschutz gegen Nachkalkulation	getrennt erfassen; die Summe der Projektzeiten ist oft kleiner als die Arbeitszeit
Ruhepause / Ruhezeit	Unterbrechung innerhalb des Tages gegen Freizeit zwischen zwei Tagen	eine geteilte Schicht ist keine Pause, sondern zwei Einsätze mit Ruhezeit dazwischen
Bereitschaftsdienst / Rufbereitschaft	Ort vom Arbeitgeber bestimmt oder frei wählbar	unterschiedliche arbeitszeitrechtliche Bewertung – als eigene Zeitarten führen
Geofencing / Standortverfolgung	punktuelle Prüfung gegen dauerhafte Aufzeichnung	nur die punktuelle Prüfung ist im Kleinbetrieb überhaupt begründbar

Kurz beantwortet

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Arbeits- und Projektzeit?

Arbeitszeit dokumentiert die gesamte arbeitsschutzrechtlich geschützte Zeit. Projektzeit verteilt Abschnitte davon auf Aufträge oder Kunden. Die Zwecke sind verschieden, deshalb sollten beide getrennt erfasst werden.

Was ist wichtiger: Soll- oder Ist-Zeit?

Beide beantworten verschiedene Fragen. Die Soll-Zeit steuert die Planung, die Ist-Zeit dokumentiert die tatsächlich geleistete Arbeit. Das Arbeitszeitkonto verbindet beides zu einem Saldo.

Ist Geofencing dasselbe wie GPS-Tracking?

Nein. Geofencing prüft im Moment der Buchung, ob sich das Gerät in einem definierten Bereich befindet. Dauerhafte Bewegungsaufzeichnung ist ein anderer Vorgang und für die Arbeitszeiterfassung nicht erforderlich.

Zählt die Umkleidezeit zur Arbeitszeit?

Sie kann Arbeitszeit sein, wenn das Umkleiden fremdbestimmt und betriebsnotwendig ist – etwa bei vorgeschriebener Schutzkleidung. Die Bewertung erfolgt im Einzelfall und gehört in die betriebliche Regelung.

Nachprüfbar

Quellen und Stand

Arbeitszeitgesetz (ArbZG) — § 3 (Höchstarbeitszeit), § 4 (Ruhepausen), § 5 (Ruhezeit), § 16 (Aushang und Aufzeichnung), § 22 (Bußgeldvorschriften).
§ 17 Mindestlohngesetz — Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre; Branchen nach § 2a SchwarzArbG.
Bundesregierung: gesetzlicher Mindestlohn — 13,90 € je Stunde seit 01.01.2026, 14,60 € ab 01.01.2027; Minijob-Zentrale — Verdienstgrenze 603 € monatlich in 2026.
Art. 5 und 6 DSGVO sowie § 26 BDSG — Datensparsamkeit, Zweckbindung, Speicherbegrenzung, Beschäftigtendatenschutz.
BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung — Umfang der Pflicht, Formfreiheit, Delegation, 82-Prozent-Wert (BAuA-Arbeitszeitbefragung).
Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026 zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, ausgewertet nach Osborne Clarke und Gleiss Lutz; Stand des Verfahrens: nicht in Kraft.

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