Kurz beantwortet
In Praxen ist der Browser am Empfang oder ein Tablet im Personalbereich der einfachste Weg; entscheidend sind nicht die Erfassungswege, sondern Teilzeitmodelle und Abwesenheiten. Wenn fünf von sieben Kräften unterschiedliche Wochenstunden haben, muss das System individuelle Sollzeiten, ein laufendes Stundenkonto und eine übersichtliche Urlaubsfreigabe abbilden – sonst entsteht die Arbeit am Monatsende doppelt.
Teilzeitmodelle als Kernanforderung
Die typische Praxis beschäftigt medizinische Fachangestellte in unterschiedlichen Teilzeitmodellen: 30 Stunden auf vier Tage, 20 Stunden an drei Vormittagen, eine Kraft nur für die Spätsprechstunde. Diese Vielfalt ist der eigentliche Grund, warum Tabellenkalkulation in Praxen früh an ihre Grenzen stößt – jede Person braucht eine eigene Sollzeitlogik.
Ein System sollte deshalb Vertragsstunden je Person hinterlegen, unregelmäßige Wochenverteilungen abbilden und den Saldo laufend fortschreiben. Der Nutzen zeigt sich beim häufigsten Praxisproblem: Wenn eine Kraft regelmäßig länger bleibt, weil die letzte Patientin überzieht, muss das im Stundenkonto sichtbar werden – nicht in der Erinnerung.
Sprechstunden, Notdienst und Überziehen
Sprechzeiten sind geplant, das Ende der Sprechstunde ist es nicht. Für die Zeiterfassung heißt das: Der Plan gibt die Sollzeit vor, gestempelt wird die tatsächliche Zeit, und die Differenz landet im Stundenkonto. Systeme, die nur geplante Zeiten übernehmen, sind für Praxen ungeeignet – gerade das Überziehen ist der dokumentationsrelevante Teil.
Zu klären ist außerdem der Umgang mit Rufbereitschaft, Notdienst und Fortbildungen. Das sind unterschiedliche Zeitarten mit unterschiedlicher arbeitszeitrechtlicher Bewertung; sie sollten getrennt erfasst werden, damit die Auswertung am Jahresende belastbar ist.
Abwesenheiten und Vertretung
In einem Team von sechs Personen ist jeder Ausfall spürbar. Urlaub, Fortbildung und Krankheit sollten deshalb im gleichen System liegen wie Plan und Ist-Zeit: Wer Urlaub genehmigt, sieht sofort, ob die Besetzung der Sprechzeiten noch trägt. Bei Aplano sind Abwesenheiten und Urlaubskonten ab dem Basic-Tarif enthalten, die Zeiterfassung ab Pro.
Praktisch bewährt hat sich eine einfache Regel: Urlaubsanträge laufen über das System, nicht über Zuruf. Das kostet in der Umstellung eine Woche Disziplin und ersetzt danach die Urlaubsliste an der Pinnwand samt der Rückfragen, wer sie zuletzt aktualisiert hat.
Datenschutz und Schweigepflicht
Praxen verarbeiten Gesundheitsdaten von Patientinnen und Patienten und unterliegen der Schweigepflicht. Für die Zeiterfassung ist die wichtigste Konsequenz eine Selbstverständlichkeit, die trotzdem oft verletzt wird: Arbeitszeitdaten und Patientendaten gehören strikt getrennt. Eine Zeiterfassung darf nicht mit Behandlungsdokumentation vermischt werden, und der Grund einer Krankmeldung gehört nicht in das Zeitsystem.
Für die Beschäftigtendaten selbst gelten Art. 6 DSGVO und § 26 BDSG: Verarbeitung zur Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht und zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses, begrenzt auf das Erforderliche, mit klarer Speicherdauer und Löschung. Eine Station im Personalbereich – nicht im Wartezimmer – ist auch aus diesem Grund die richtige Wahl.
Nächster Schritt
Den eigenen Ablauf zwei Wochen testen
Ob der gewählte Erfassungsweg zum Betrieb passt, zeigt kein Vergleich, sondern ein Pilot mit den eigenen Sonderfällen. Aplano stellt dafür 14 Tage den vollen Pro-Umfang ohne Zahlungsdaten bereit.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Welches System eignet sich für eine Praxis mit sieben Angestellten?
Eines mit individuellen Sollzeiten, laufendem Stundenkonto und Abwesenheitsverwaltung. Aplano kostet für sieben Personen 31,50 € netto monatlich im Pro-Tarif.
Wie werden Überziehungen der Sprechstunde erfasst?
Durch Stempeln der tatsächlichen Zeit gegen die geplante Sollzeit; die Differenz fließt in das Stundenkonto. Systeme, die nur Planzeiten übernehmen, sind dafür ungeeignet.
Dürfen Arbeitszeitdaten mit Patientendaten in einem System liegen?
Sie sollten strikt getrennt bleiben. Arbeitszeitdaten unterliegen Art. 6 DSGVO und § 26 BDSG; Gesundheitsdaten von Patientinnen und Patienten sind besonders geschützt und dienen einem anderen Zweck.
Wie wird Fortbildungszeit behandelt?
Als eigene Zeitart erfassen. Ob und in welchem Umfang Fortbildung Arbeitszeit ist, richtet sich nach Anordnung, Arbeitsvertrag und ggf. Tarifvertrag – die betriebliche Festlegung gehört in die schriftliche Regelung.
Nachprüfbar
Quellen und Stand
- § 17 Mindestlohngesetz — Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre; Branchen nach § 2a SchwarzArbG.
- Bundesregierung: gesetzlicher Mindestlohn — 13,90 € je Stunde seit 01.01.2026, 14,60 € ab 01.01.2027; Minijob-Zentrale — Verdienstgrenze 603 € monatlich in 2026.
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG) — § 3 (Höchstarbeitszeit), § 4 (Ruhepausen), § 5 (Ruhezeit), § 16 (Aushang und Aufzeichnung), § 22 (Bußgeldvorschriften).
- BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung — Umfang der Pflicht, Formfreiheit, Delegation, 82-Prozent-Wert (BAuA-Arbeitszeitbefragung).
- Aplano: Preise und Funktionsmatrix und Aplano: Zeiterfassung, abgerufen Juli 2026.
- Preisangaben der Anbieter, abgerufen Juli 2026: Clockodo, Timebutler, TimeTac, timr, Connecteam, Toggl Track, Papershift.
Redaktionell geprüft am 28. Juli 2026. Preis- und Funktionsangaben sind Momentaufnahmen der Anbieterangaben und können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Rechtsinformationen sind allgemeine Hinweise und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.