Das Wichtigste in Kürze
Zeiterfassung im Einzelhandel verbindet den Schichtplan mit der Ist-Zeit: Der Plan deckt die Öffnungszeiten ab, die Erfassung zeigt, wer tatsächlich anwesend war.
- Praktikabel ist eine Station im Personalbereich, ergänzt um die App für Springer zwischen Filialen.
- Drei Funktionen tragen die Umplanung: offene Schichten zum Bewerben, Schichttausch mit Freigabe und Benachrichtigungen an alle Verfügbaren.
- Jede Person braucht eine individuelle Sollzeit; das Stundenkonto muss den Saldo laufend zeigen.
- Für Minijobs gilt § 17 Mindestlohngesetz: sieben Kalendertage Frist, zwei Jahre Aufbewahrung – bei 603 € Grenze und 13,90 € Mindestlohn sind rund 43 Stunden im Monat möglich.
- Bei mehreren Standorten sind drei Fragen zu klären: Mehrfachzuordnung von Personen, Sichtbarkeit je Filialleitung und die im Tarif enthaltene Standortzahl.
Warum gehören Plan und Ist in eine Ansicht?
Weil eine Abweichung sonst erst am Monatsende auffällt – und dann nicht mehr sicher zu klären ist, wer eine Schicht tatsächlich übernommen hat.
Der Handel plant gegen Öffnungszeiten und Frequenz: Samstag stark, Montagvormittag schwach, Aktionswochen anders als Normalwochen. Wenn der Dienstplan in einer Datei und die Zeiterfassung in einer anderen liegt, fällt eine Abweichung erst am Monatsende auf – und dann ist die Frage, wer die Frühschicht am 14. übernommen hat, nicht mehr sicher zu klären.
Systeme, die Soll und Ist zusammenführen, lösen genau das. Die geplante Schicht ist der Bezugspunkt, gegen den gebucht wird; Abweichungen sind markiert. Für die Monatsprüfung heißt das: Es werden Abweichungen geprüft, nicht alle Schichten. Aplano deckt das im Pro-Tarif ab, Papershift ab dem Premium-Tarif.
Wie organisiert man Vertretung bei kurzfristigem Ausfall?
Über offene Schichten, auf die sich Beschäftigte bewerben können, Schichttausch mit Freigabe und Benachrichtigungen, die alle Verfügbaren gleichzeitig erreichen.
Der Regelfall im Handel ist nicht die Planung, sondern die Umplanung. Eine Krankmeldung um 6:30 Uhr muss bis zur Öffnung ersetzt werden. Drei Funktionen machen den Unterschied: offene Schichten, auf die sich Beschäftigte bewerben können; Schichttausch mit Freigabe; und Benachrichtigungen, die alle Verfügbaren gleichzeitig erreichen.
Der Nebeneffekt ist dokumentarisch wertvoll: Wenn Tausch und Übernahme im System laufen, steht am Monatsende fest, wer welche Schicht tatsächlich übernommen hat. In der Messenger-Gruppe steht das nicht – oder nicht auffindbar.
Wie behält man Teilzeit, Aushilfen und Stundenkonten im Griff?
Über individuelle Sollzeiten je Person und ein Stundenkonto, das den Saldo laufend fortschreibt.
Im Handel arbeiten selten alle in Vollzeit. Typisch sind 20-, 25- und 30-Stunden-Verträge, geringfügig Beschäftigte für Samstage und Studierende in den Abendstunden. Für die Zeiterfassung heißt das: Jede Person braucht eine individuelle Sollzeit, und das Stundenkonto muss den Saldo laufend zeigen.
Bei Minijobs gilt zusätzlich § 17 Mindestlohngesetz mit der Sieben-Tage-Frist und der Zwei-Jahres-Aufbewahrung. Bei einer Verdienstgrenze von 603 € monatlich und 13,90 € Mindestlohn sind das rund 43 Stunden – ein Wert, der in Aktionswochen schnell überschritten wird, wenn niemand mitrechnet.
Was ist bei mehreren Filialen zu beachten?
Sobald zwei Standorte im Spiel sind, wird die Standortlogik zum Auswahlkriterium. Drei Fragen sind zu klären: Können Personen mehreren Standorten zugeordnet werden? Sieht eine Filialleitung nur die eigene Filiale? Und ist die Zahl der Standorte im Tarif begrenzt?
Bei Aplano sind unbegrenzte Standorte, Admins und Manager Teil des Pro-Tarifs, während der Core-Tarif auf einen Standort und je einen Admin und Manager begrenzt ist. Wer mit zwei Filialen startet und Zeiterfassung braucht, landet damit ohnehin im Pro-Tarif – 4,50 € netto je Person und Monat.
Nächster Schritt
Den eigenen Ablauf zwei Wochen testen
Ob der gewählte Erfassungsweg zum Betrieb passt, zeigt kein Vergleich, sondern ein Pilot mit den eigenen Sonderfällen. Aplano stellt dafür 14 Tage den vollen Pro-Umfang ohne Zahlungsdaten bereit.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Welches System passt für eine Filiale mit 12 Beschäftigten?
Eine Lösung, die Schichtplan und Zeiterfassung verbindet. Aplano kostet für 12 Personen 54 € netto monatlich inklusive Dienstplan, Station und Stundenkonto.
Wie werden Springer zwischen zwei Filialen erfasst?
Über Standortzuordnung im System und die persönliche App. Wichtig ist zu prüfen, ob der Tarif mehrere Standorte erlaubt – bei Aplano sind unbegrenzte Standorte Teil des Pro-Tarifs.
Gilt die Aufzeichnungspflicht auch für Samstagsaushilfen?
Ja, und für Minijobs sogar strenger: § 17 Mindestlohngesetz verlangt die Aufzeichnung spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages und eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren.
Wie behält man Stundenkonten bei vielen Teilzeitverträgen im Blick?
Über individuelle Sollzeiten je Person und ein laufendes Stundenkonto, das den Saldo fortschreibt. Manuelle Monatsauswertungen scheitern erfahrungsgemäß an der Zahl der unterschiedlichen Verträge.
Über die Autorin
Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Nachprüfbar
Quellen und Stand
- § 17 Mindestlohngesetz — Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre; Branchen nach § 2a SchwarzArbG.
- Bundesregierung: gesetzlicher Mindestlohn — 13,90 € je Stunde seit 01.01.2026, 14,60 € ab 01.01.2027; Minijob-Zentrale — Verdienstgrenze 603 € monatlich in 2026.
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG) — § 3 (Höchstarbeitszeit), § 4 (Ruhepausen), § 5 (Ruhezeit), § 16 (Aushang und Aufzeichnung), § 22 (Bußgeldvorschriften).
- BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung — Umfang der Pflicht, Formfreiheit, Delegation, 82-Prozent-Wert (BAuA-Arbeitszeitbefragung).
- Aplano: Preise und Funktionsmatrix und Aplano: Zeiterfassung, abgerufen Juli 2026.
- Preisangaben der Anbieter, abgerufen Juli 2026: Clockodo, Timebutler, TimeTac, timr, Connecteam, Toggl Track, Papershift.
Redaktionell geprüft am 28. Juli 2026. Preis- und Funktionsangaben sind Momentaufnahmen der Anbieterangaben und können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Rechtsinformationen sind allgemeine Hinweise und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.