Wer ist von der Zeiterfassung ausgenommen?

Wen nimmt § 18 ArbZG vom Arbeitszeitgesetz aus?

Das Arbeitszeitgesetz bestimmt in § 18 seinen eigenen persönlichen Anwendungsbereich. Wer dort genannt ist, fällt vollständig aus dem Gesetz heraus – auch aus den Vorgaben zu Höchstarbeitszeit (§ 3), Ruhepausen (§ 4) und Ruhezeit (§ 5) sowie aus § 16 Abs. 2 ArbZG. Der Katalog des Absatzes 1 ist abschließend:

1. Leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz sowie Chefärzte.
2. Leiter öffentlicher Dienststellen und deren Vertreter sowie Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst, die zu selbständigen Entscheidungen in Personalangelegenheiten befugt sind.
3. Arbeitnehmer, die in häuslicher Gemeinschaft mit den ihnen anvertrauten Personen zusammenleben und sie eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen.
4. Der liturgische Bereich der Kirchen und der Religionsgemeinschaften.

Zwei weitere Absätze verschieben den Anwendungsbereich, statt ihn zu streichen: Für Personen unter 18 Jahren gilt nach § 18 Abs. 2 ArbZG das Jugendarbeitsschutzgesetz, für Beschäftigte auf Kauffahrteischiffen nach Absatz 3 das Seearbeitsgesetz. Beides sind keine Freibriefe – das Jugendarbeitsschutzgesetz ist in mehreren Punkten strenger.

Entscheidend ist die Reichweite der Norm: § 18 ArbZG nimmt vom Arbeitszeitgesetz aus, nicht von jeder arbeitszeitbezogenen Pflicht der Rechtsordnung. Dokumentationspflichten aus anderen Gesetzen bleiben unberührt – hier entstehen die meisten Fehleinschätzungen.

Wer gilt als leitender Angestellter nach § 5 Abs. 3 BetrVG?

Diese Gruppe ist der Hauptstreitpunkt. § 5 Abs. 3 BetrVG nennt drei Alternativen; eine davon muss erfüllt sein.

Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts legt diese Merkmale eng aus. Die Personalbefugnis muss rechtlich und tatsächlich bestehen, sie muss im Außenverhältnis wirken und darf nicht unter dem Zustimmungsvorbehalt einer Personalabteilung oder der Geschäftsführung stehen. Im Beschluss vom 29. Juni 2011 (7 ABR 5/10) hat das Gericht klargestellt, dass die Erteilung einer Prokura für sich genommen den Status nicht begründet: Maßgeblich sind die tatsächlich übertragenen unternehmerischen Aufgaben, nicht der Titel.

Die praktische Folge ist deutlich: Filial-, Abteilungs- oder Schichtleitungen sind regelmäßig keine leitenden Angestellten. Wer Dienstpläne schreibt und Urlaub genehmigt, aber jede Einstellung gegenzeichnen lassen muss, erfüllt keine der drei Alternativen. In einem Betrieb mit fünf bis zwanzig Personen trifft die Ausnahme meist nur die Geschäftsführung selbst – und die ist häufig ohnehin keine Arbeitnehmerin im Sinne des Gesetzes.

Eine einzelne Leitentscheidung, die eine verbreitete Überdehnung des Begriffs ausdrücklich rügt, gibt es nicht. Die restriktive Linie ergibt sich aus der Gesamtrechtsprechung zu § 5 Abs. 3 BetrVG, nicht aus einem einzelnen Urteil.

Gilt die Erfassungspflicht trotzdem – auch für leitende Angestellte?

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) besteht die Pflicht, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen und zu verwenden. Das Gericht leitet sie nicht aus dem Arbeitszeitgesetz ab, sondern aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, unionsrechtskonform ausgelegt im Licht des EuGH-Urteils vom 14. Mai 2019 (C-55/18, CCOO). Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – mehr also, als § 16 Abs. 2 ArbZG mit der über acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeit verlangt (Einordnung auf der Seite zur Rechtslage).

Damit stellt sich die entscheidende Frage: Schlägt die Ausnahme des § 18 ArbZG auf diese arbeitsschutzrechtliche Pflicht durch? Das Bundesarbeitsgericht hat das ausdrücklich nicht entschieden – der Beschluss betraf das Initiativrecht eines Betriebsrats. Es stehen sich zwei Argumente gegenüber:

Solange die Frage offen ist, bleibt sie eine Risikoentscheidung: Wer leitende Angestellte bewusst nicht erfasst, kann sich auf keine gesicherte Rechtslage stützen. Untersagt ist die Erfassung dagegen nirgends.

Warum § 17 MiLoG unabhängig vom Arbeitszeitgesetz gilt

Unabhängig vom Arbeitszeitgesetz und damit unabhängig von § 18 ArbZG verpflichtet § 17 Mindestlohngesetz zur Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Betroffen sind zwei Gruppen:

• alle geringfügig Beschäftigten – ausgenommen Beschäftigte in Privathaushalten im Haushaltsscheckverfahren;
• sämtliche Beschäftigten in den Wirtschaftszweigen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Sicherheitsgewerbe und Prostitutionsgewerbe.

Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages vorliegen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden; Verstöße können nach § 21 MiLoG mit einem Bußgeld bis 30.000 € geahndet werden. Die praktische Umsetzung beschreibt der Beitrag zur Dokumentation von Minijob-Arbeitszeiten.

Bemerkenswert ist der Zuschnitt dieser Pflicht: Sie knüpft an die Geringfügigkeit und an den Wirtschaftszweig an, nicht an die Funktion im Betrieb. Wer als leitender Angestellter aus dem Arbeitszeitgesetz herausfällt, bleibt Arbeitnehmer – und ist im Baugewerbe, in der Gastronomie oder im Sicherheitsgewerbe von § 17 MiLoG erfasst.

Gilt die Ausnahme? Die Fälle im Überblick

Die Tabelle ordnet die Fälle, die in Kleinbetrieben tatsächlich auftreten – als redaktionelle Zusammenfassung der genannten Vorschriften.

Sind Betriebe bis zehn Beschäftigte ausgenommen?

Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom 18. Juni 2026 würde die tägliche Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer gesetzlich verankern und die Erfassung grundsätzlich elektronisch vorschreiben. Für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten und für Privathaushalte sieht er eine dauerhafte Ausnahme vor.

Diese Ausnahme wird regelmäßig verkürzt zitiert. Befreit würde allein die elektronische Form – die Aufzeichnungspflicht selbst bliebe bestehen, Stundenzettel oder Tabelle wären dann weiterhin zulässig. Hinzu kämen gestaffelte Übergangsfristen: ein Jahr allgemein, zwei Jahre für Betriebe unter 250 und fünf Jahre für Betriebe unter 50 Beschäftigten. Die Vertrauensarbeitszeit soll ausdrücklich zulässig bleiben.

Der wichtigste Vorbehalt zuletzt: Der Entwurf ist kein geltendes Recht. Er steht in der Ressort- und Verbändeabstimmung, Bundestag und Bundesrat stehen aus, die Kritik ist erheblich. Ob er § 18 ArbZG überhaupt berührt, lässt sich derzeit nicht sagen. Den Stand des Verfahrens zeichnet die Seite zum Arbeitszeitgesetz 2026 nach.

Welche Ausnahmen es nicht gibt: vier verbreitete Irrtümer

„Vertrauensarbeitszeit bedeutet keine Erfassung“

Falsch. Vertrauensarbeitszeit beschreibt, dass die Lage der Arbeitszeit nicht vorgegeben wird – nicht, dass die Arbeitszeit unbekannt bleiben darf. Sie bleibt zulässig, entbindet aber nicht von der Aufzeichnung.

„Im Homeoffice gilt die Pflicht nicht“

Falsch. Das Arbeitszeitgesetz unterscheidet nicht nach Arbeitsort. Frei ist allein die Art der Erfassung: Selbstaufschreibung und Delegation an die Beschäftigten sind zulässig, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.

„Geschäftsführer sind ausgenommen“

Überwiegend zutreffend, aber nicht pauschal. Organvertreter, die nicht weisungsgebunden tätig werden, sind schon keine Arbeitnehmer im Sinne des Arbeitszeitgesetzes (§ 2 Abs. 2 ArbZG) – auf § 18 ArbZG kommt es dann gar nicht an. Beim eng weisungsgebundenen Fremdgeschäftsführer ist die Einordnung strittig.

„Kleinbetriebe sind ausgenommen“

Falsch. Weder das Arbeitszeitgesetz noch der BAG-Beschluss von 2022 kennen eine Betriebsgrößengrenze; auch ein Betrieb mit zwei Beschäftigten muss erfassen.

Was das im Kleinbetrieb praktisch bedeutet

In einem kleinen Betrieb betreffen die Ausnahmen des § 18 ArbZG in der Regel höchstens eine einzige Person – und dort, wo § 17 MiLoG greift, ist die Frage ohnehin gegenstandslos.

Daraus folgt eine unspektakuläre Empfehlung: Halten Sie schriftlich fest, wen Sie als ausgenommen behandeln, begründen Sie das anhand der drei Alternativen des § 5 Abs. 3 BetrVG und prüfen Sie es erneut, wenn sich Befugnisse ändern. Eine dokumentierte Einordnung ist bei einer Prüfung mehr wert als eine großzügige Auslegung. Weitere Begriffe erklärt das Glossar.

Wer die Erfassung ohnehin einrichtet, sollte darauf achten, dass sie neben den reinen Zeiten auch die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes im Blick behält. Aplano etwa führt Dienstplan und Zeiterfassung in einer Oberfläche zusammen und rechnet je Mitarbeitendem und Monat ab: Core 0,50 €, Basic 2,00 € und Pro 4,50 € netto zzgl. Umsatzsteuer, mit 14 Tagen Test. Die Grenze gehört zur Angabe dazu: Zeiterfassung, Auswertungen und Exporte, offene Schichten, automatische Planung, Qualifikationen sowie die Hinweise zu Pausen- und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz stecken erst im Pro-Tarif – im 0,50-€-Einstieg ist davon nichts enthalten.

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