Minijob-Arbeitszeit dokumentieren: § 17 MiLoG in der Praxis

Was § 17 Mindestlohngesetz konkret verlangt

Die Vorschrift richtet sich an zwei Gruppen von Arbeitgebern: an alle, die geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV einsetzen, und an Betriebe in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Für Minijobs gilt sie damit unabhängig davon, in welcher Branche der Betrieb tätig ist – ein Büro mit einer Aushilfe unterliegt ihr genauso wie ein Restaurant.

Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Frist ist die eigentliche Verschärfung: spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages. Eine Liste, die am Monatsende zusammengeschrieben wird, erfüllt das nicht. Die Aufbewahrung beträgt mindestens zwei Jahre, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.

Eine Formvorschrift enthält § 17 MiLoG nicht: Papier, Tabellenkalkulation und Zeiterfassungssysteme sind gleichermaßen zulässig. Entscheidend sind Vollständigkeit, Zeitnähe und Verfügbarkeit.

Verdienstgrenze und Stundenzahl 2026

Seit Oktober 2022 ist die Minijob-Grenze dynamisch an den Mindestlohn gekoppelt. Die Formel unterstellt zehn Wochenstunden zum Mindestlohn.

Bei einem Stundenlohn über dem Mindestlohn sinkt die zulässige Stundenzahl entsprechend: Bei 17 € Stundenlohn sind es rund 35 Stunden im Monat. Wer über Bedarf plant, riskiert die Überschreitung der Grenze und damit den Statuswechsel zur versicherungspflichtigen Beschäftigung.

Vier typische Fallen im Kleinbetrieb

1. Die Aushilfe in der Aktionswoche

Zwei Zusatzschichten in einem starken Monat reichen, um die Grenze zu überschreiten. Ein gelegentliches, unvorhersehbares Überschreiten ist in engen Grenzen möglich – planbare Mehrarbeit ist es nicht. Ein System, das laufende Monatssummen zeigt, macht das rechtzeitig sichtbar.

2. Die Pause, die niemand bucht

Wenn die halbstündige Pause nicht dokumentiert ist, steht in der Aufzeichnung eine längere Arbeitszeit als tatsächlich geleistet. Das verzerrt sowohl die Verdienstgrenze als auch die Mindestlohnprüfung.

3. Der Zettel im Betrieb

Ein Stundenzettel, der am Monatsende ausgefüllt wird, verstößt gegen die Sieben-Tage-Frist. Das ist der häufigste formale Fehler bei Prüfungen.

4. Die fehlende Aufbewahrung

Zwei Jahre bedeutet: Auch die Aufzeichnungen einer ausgeschiedenen Aushilfe müssen greifbar sein. Ein defekter Laptop ohne Backup ist keine Entschuldigung.

Wie kleine Betriebe das schlank lösen

Der Aufwand entsteht nicht durch die Pflicht, sondern durch die Nacharbeit. Drei Maßnahmen reduzieren ihn deutlich:

1. Am Arbeitstag erfassen. Station am Personaleingang oder App – die Sieben-Tage-Frist ist dann automatisch erfüllt, weil die Buchung im Moment des Ereignisses entsteht.
2. Monatssumme sichtbar machen. Ein laufendes Stundenkonto zeigt die Nähe zur Verdienstgrenze, bevor sie überschritten ist.
3. Monatlich archivieren. Export als PDF oder Datei, geordnet nach Person und Monat, an einem zweiten Ort gesichert.

Kostenseitig ist das überschaubar: Bei drei Aushilfen und fünf festen Kräften kostet ein System mit Zeiterfassung und Dienstplan – etwa Aplano im Pro-Tarif – 36 € netto monatlich. Betriebe unter zehn Nutzenden können auch mit dem kostenlosen Connecteam-Tarif starten; die Optionen stehen auf der Seite zu kostenlosen Lösungen.

Was bei einer Prüfung tatsächlich zählt

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft unangekündigt und fragt in der Regel nach drei Dingen: Sind die Aufzeichnungen vollständig? Sind sie zeitnah entstanden? Sind sie für den geprüften Zeitraum verfügbar?

Der zweite Punkt ist der kritische. Eine Tabelle ohne Änderungshistorie kann nicht belegen, wann ein Eintrag entstanden ist. Ein System mit Änderungslog kann es – und dokumentiert zusätzlich, wer eine Korrektur mit welcher Begründung vorgenommen hat. Das ist der praktische Grund, warum sich digitale Erfassung gerade bei Minijobs früh rechnet.

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