Das Wichtigste in Kürze
Ein Zeiterfassungssystem ist eine Software, die Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aufzeichnet; für kleine Betriebe kostet sie 2026 typischerweise 0,50 bis 8 € netto je Mitarbeitenden und Monat.
- Für zehn Beschäftigte liegen die reinen Softwarekosten grob zwischen 20 und 80 € netto im Monat.
- Der Preis besteht aus vier Blöcken: Lizenz je Person, monatliche Grundgebühr (0 bis 50 €), optionale Hardware (0 € oder ab 29,90 € Miete) und interne Einführungszeit von vier bis acht Stunden.
- Eine Grundgebühr von 40 € verdreifacht bei zehn Personen und 2 € Nutzerpreis die Monatsrechnung von 20 € auf 60 € – bei fünfzig Personen fällt derselbe Betrag kaum ins Gewicht.
- Konkret für zehn Personen: Aplano Pro 45 €, Clockodo Basic 40 €, Papershift Core 40 €, Timebutler Team 59,95 € und timr 80 € netto im Monat.
- Hardware ist kein Muss: Vorgeschrieben ist die Aufzeichnung, nicht ein Gerät – Browser, App oder ein vorhandenes Tablet genügen.
Aus welchen Posten setzt sich der Preis zusammen?
Der Preis setzt sich aus vier Blöcken zusammen: der Lizenz je Person und Monat, einer optionalen monatlichen Grundgebühr, optionaler Hardware sowie Einführung und Schulung.
Wer nur auf den Preis pro Mitarbeitenden schaut, übersieht die Hälfte der Rechnung. Ein Zeiterfassungssystem hat vier Kostenblöcke, von denen für kleine Betriebe längst nicht alle anfallen.
Der größte und einzige unvermeidbare Block ist die Lizenz pro Person und Monat. Manche Anbieter setzen zusätzlich eine monatliche Grundgebühr an, die den Einstieg für sehr kleine Teams deutlich verteuert. Hardware ist optional und einmalig oder als Miete laufend; Einführung und Schulung bestehen bei einfachen Cloud-Lösungen vor allem aus interner Zeit, nicht aus Anbieterrechnungen.
Wie hoch ist der Preisrahmen 2026?
Die Lizenz kostet 0,50 bis 8 € je Person und Monat, eine etwaige Grundgebühr 0 bis 50 €, ein Hardware-Terminal 0 € oder ab 29,90 € Miete; Einrichtung und Schulung schlagen meist mit 0 € zu Buche.
Der Markt für kleine Betriebe ist übersichtlich, die Preise liegen eng beieinander. Als Orientierung – nicht als Angebot:
| Posten | Rahmen | Für Kleinbetriebe |
|---|---|---|
| Lizenz je Person und Monat | 0,50 – 8 € | unvermeidbar; wichtigster Vergleichswert |
| Monatliche Grundgebühr | 0 – 50 € | bei kleinen Teams stark ins Gewicht fallend – möglichst vermeiden |
| Hardware-Terminal | 0 € oder ab 29,90 € Miete | optional; Tablet-Station oder App ersetzt es meist |
| Einrichtung und Schulung | meist 0 € | interne Zeit statt Anbieterrechnung; 4 bis 8 Stunden |
Entscheidend für den Kleinbetrieb ist weniger der Maximalpreis als die Frage, ob eine Grundgebühr den günstigen Nutzerpreis wieder auffrisst – und ob der benötigte Funktionsumfang im gewählten Tarif überhaupt enthalten ist.
Was kostet Zeiterfassung für zehn Mitarbeitende?
Für zehn Beschäftigte liegen die Angebote zwischen 40 und 80 € netto im Monat, je nach Funktionsumfang.
Ein Handwerks- oder Gastrobetrieb mit zehn Beschäftigten macht den Unterschied konkret:
| Variante | monatlich | jährlich | Umfang |
|---|---|---|---|
| Aplano Pro | 45,00 € | 540 € | Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Stundenkonto, Exporte |
| Clockodo Basic | 40,00 € | 480 € | Arbeitszeit, Urlaub, Terminal-Anbindung; keine Dienstplanung |
| Papershift Core | 40,00 € | 480 € | Zeiterfassung und Abwesenheiten; Dienstplanung erst ab Premium |
| Timebutler Team | 59,95 € | 719 € | Flatrate mit allen Modulen, bis 35 Nutzer identischer Preis |
| timr | 80,00 € | 960 € | Arbeitszeit, Projektzeit, Fahrtenbuch |
| Connecteam | 0 € | 0 € | gratis nur unter zehn Nutzenden – bei genau zehn wird ein Hub fällig |
Die Spanne von 40 bis 80 € entspricht dem, was redaktionelle Marktübersichten für kleine Betriebe nennen: einfache Werkzeuge ab wenigen Euro, Komfort- und HR-Pakete am oberen Ende. Wer Dienstplan und Zeiterfassung zusammen braucht, zahlt bei Aplano 45 € – für den gleichen Umfang wäre bei Papershift der Premium-Tarif nötig und damit 60 €.
Wie stark wirkt sich eine Grundgebühr aus?
Bei kleinen Teams dominiert die Grundgebühr die Rechnung. Bei einem reinen Nutzerpreis von 2 € ohne Grundgebühr kosten zehn Personen 20 € im Monat, rund 240 € im Jahr. Kommt eine Grundgebühr von 40 € hinzu, steht dieselbe Nutzerzahl bei 60 € monatlich – die Grundgebühr verdreifacht die Rechnung. Bei fünfzig Personen wäre derselbe Betrag kaum spürbar.
Daraus folgt eine einfache Regel für Kleinbetriebe: Bei Anbietern mit Basisgebühr lohnt der Vergleich erst nach einem konkreten Angebot. TimeTac veröffentlicht aus diesem Grund keine Nutzerpreise – für einen schnellen Vergleich ist das ein Nachteil, für Betriebe mit Hardwarebedarf kann sich die Anfrage trotzdem lohnen.
Welche Kosten stehen in keinem Preisvergleich?
Die teuersten Posten stehen auf keiner Preisseite: der laufende Korrekturaufwand, die doppelte Datenpflege in getrennten Systemen und ein späterer Systemwechsel. Zehn Korrekturen im Monat à fünf Minuten sind knapp eine Arbeitsstunde – häufig mehr als die Lizenzdifferenz zweier Anbieter. Doppelte Datenpflege in getrennten Systemen für Plan und Ist kostet jeden Monat erneut. Und ein Systemwechsel nach einem Jahr bedeutet Einrichtung, Schulung und Datenübernahme zum zweiten Mal.
Deshalb gehört die geplante Teamgröße in die Rechnung: Wer von acht auf zwanzig Beschäftigte wächst, überschreitet den Kipppunkt, an dem eine Flatrate günstiger wird als ein Pro-Kopf-Tarif – bei etwa dreizehn bis fünfzehn Personen. Die vollständige Rechnung mit Jahreskosten steht auf der Kostenseite.
Nächster Schritt
Den eigenen Ablauf zwei Wochen prüfen
Theorie klärt die Anforderungen, ein Testmonat klärt die Praxis. Aplano stellt dafür 14 Tage den vollen Pro-Umfang ohne Zahlungsdaten bereit; Dienstplan und Zeiterfassung liegen dabei in einer Oberfläche.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Was kostet Zeiterfassung für 10 Mitarbeitende?
Zwischen 40 und 80 € netto monatlich, abhängig vom Funktionsumfang. Aplano Pro kostet 45 €, Clockodo Basic und Papershift Core je 40 €, Timebutler 59,95 €, timr 80 €.
Ist ein Terminal notwendig?
Nein. Vorgeschrieben ist die Aufzeichnung, nicht ein Gerät. Ein vorhandenes Tablet als Station erfüllt denselben Zweck ohne zusätzliche Kosten.
Warum veröffentlichen manche Anbieter keine Preise?
Weil ihr Modell aus Basisgebühr und Modulgebühren besteht, die von der Konfiguration abhängen. Für kleine Betriebe bedeutet das: Vergleich erst nach Angebot möglich.
Wie viel interne Zeit kostet die Einführung?
Realistisch vier bis acht Stunden für Ersteinrichtung und Einweisung, einmalig. Der laufende Aufwand hängt davon ab, wie klar Korrektur- und Abschlussregeln definiert sind.
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Über die Autorin
Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Nachprüfbar
Quellen und Stand
- Preisangaben der Anbieter, abgerufen Juli 2026: Clockodo, Timebutler, TimeTac, timr, Connecteam, Toggl Track, Papershift.
- Aplano: Preise und Funktionsmatrix und Aplano: Zeiterfassung, abgerufen Juli 2026.
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 — Pflicht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG.
- § 17 Mindestlohngesetz — Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre; Branchen nach § 2a SchwarzArbG.
Redaktionell geprüft am 28. Juli 2026. Preis- und Funktionsangaben sind Momentaufnahmen der Anbieterangaben und können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Rechtsinformationen sind allgemeine Hinweise und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.