Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschlag berechnen

Muss der Betrieb überhaupt einen Zuschlag zahlen?

Einen gesetzlichen Zuschlagsanspruch kennt nur § 6 Abs. 5 ArbZG für Nachtarbeit; Sonn- und Feiertagsarbeit gleicht das Arbeitszeitgesetz mit Ersatzruhetagen aus, nicht mit Geld.

Die häufigste Fehlannahme in kleinen Betrieben lautet, Sonntagsarbeit sei automatisch mit 50 Prozent zu vergüten. Das ist keine gesetzliche Regel, sondern die Obergrenze der Steuerfreiheit – zwei völlig verschiedene Dinge. Für Sonntagsarbeit ist ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen zu gewähren, für Feiertagsarbeit innerhalb von acht Wochen (§ 11 Abs. 3 ArbZG). Ein Zahlungsanspruch entsteht erst, wenn Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder eine betriebliche Übung ihn begründen.

Anders bei der Nachtarbeit. § 6 Abs. 5 ArbZG verpflichtet den Arbeitgeber, Nachtarbeitnehmern eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag zu gewähren – allerdings nur, soweit keine tarifvertragliche Ausgleichsregelung besteht. Was angemessen heißt, hat das Bundesarbeitsgericht beziffert: Regelmäßig sind 25 Prozent des Bruttostundenlohns angemessen, bei Dauernachtarbeit erhöht sich der Anspruch regelmäßig auf 30 Prozent (Urteil vom 9. Dezember 2015 – 10 AZR 423/14).

Für die betriebliche Praxis folgt daraus eine Reihenfolge: erst prüfen, was der Arbeitsvertrag oder ein anwendbarer Tarifvertrag vorschreibt, dann den gesetzlichen Nachtausgleich sicherstellen – und erst danach die Frage stellen, wie viel davon steuerfrei bleibt.

Warum gibt es zwei verschiedene Nachtdefinitionen?

Weil Arbeitsschutz und Steuerrecht verschiedene Ziele verfolgen: Das Arbeitszeitgesetz setzt die Nachtzeit auf 23 bis 6 Uhr, § 3b EStG auf 20 bis 6 Uhr.

Wer Zuschläge im Zeiterfassungssystem hinterlegt, stolpert früher oder später darüber, dass Nacht nicht gleich Nacht ist.

Praktisch heißt das: Eine Spätschicht, die um 22 Uhr endet, löst keinen Anspruch nach § 6 Abs. 5 ArbZG aus, kann aber für zwei Stunden einen steuerfreien Zuschlag tragen. Umgekehrt begründet eine Schicht von 23 bis 1 Uhr keine Nachtarbeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes, weil die zwei Stunden im Fenster nicht überschritten werden. Wer im System nur ein einziges Nachtfenster pflegt, rechnet in einem der beiden Bereiche falsch.

Welche Zuschlagssätze bleiben steuerfrei?

§ 3b EStG nennt Höchstsätze: 25 Prozent nachts, 40 Prozent von 0 bis 4 Uhr bei Arbeitsbeginn vor Mitternacht, 50 Prozent sonntags, 125 Prozent an Feiertagen und 150 Prozent an drei besonderen Tagen – bezogen auf einen Grundlohn von höchstens 50 Euro je Stunde.

Wird mehr gezahlt, ist nur der übersteigende Teil steuerpflichtig; wird weniger gezahlt, bleibt der gezahlte Betrag in voller Höhe steuerfrei. Treffen mehrere Tatbestände zusammen, gilt eine Sonderregel: Nachtzuschläge dürfen mit Sonntags- oder Feiertagszuschlägen kumuliert werden, Sonntags- und Feiertagszuschläge untereinander dagegen nicht – für einen Feiertag, der auf einen Sonntag fällt, gilt allein der Feiertagssatz.

Warum zieht die Sozialversicherung eine eigene Grenze?

Weil steuerfreie Zuschläge nach § 1 SvEV nur beitragsfrei bleiben, soweit sie aus einem Grundlohn von höchstens 25 Euro je Stunde berechnet werden – halb so viel wie im Steuerrecht.

Für die meisten Kleinbetriebe ist das eine theoretische Grenze – bei Stundenlöhnen zwischen dem gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 € und rund 20 € greift sie nicht. Relevant wird sie dort, wo qualifizierte Fachkräfte in Wochenend- oder Bereitschaftsdiensten arbeiten. Wichtig ist sie trotzdem, weil sie erklärt, warum die Lohnabrechnung zwei verschiedene Beträge ausweist, wo im Kalender nur ein Zuschlag steht.

Wie rechnet man den Zuschlag konkret aus?

Grundlohn je Stunde mal Prozentsatz mal begünstigte Stunden – wobei der Grundlohn der auf eine Stunde umgerechnete laufende Arbeitslohn ist, nicht der Auszahlungsbetrag und nicht der Lohn einschließlich Zuschlägen.

Bemerkenswert ist der mittlere Fall: Dieselbe Achtstundenschicht bringt je nach Lage der Stunden unterschiedliche Zuschläge, weil das 40-Prozent-Fenster nur vier Stunden umfasst. Verschiebt man den Schichtbeginn auf 23 Uhr, sinkt der steuerfreie Zuschlag – ein Effekt, der in der Planung selten mitgedacht, in der Abrechnung aber sichtbar wird. Begünstigt sind dabei ausschließlich tatsächlich geleistete Stunden; Ruhepausen zählen nicht mit. Wie sich Salden über das Jahr aufbauen, beschreibt der Beitrag Stundenkonto und Überstunden.

Welche Fehler werden im Kleinbetrieb teuer?

Fünf Fehler tauchen regelmäßig auf: Pauschalen ohne Abrechnung, aus dem Stundenlohn herausgerechnete Zuschläge, Feiertage nach dem falschen Bundesland, vergessene Ersatzruhetage und übersehene Minijob-Grenzen.

• Pauschale ohne Abrechnung. Eine laufende Zuschlagspauschale ist zulässig, aber nur steuerfrei, wenn sie als Abschlag auf tatsächlich geleistete begünstigte Stunden gezahlt und spätestens zum Jahresende oder beim Ausscheiden abgerechnet wird. Ohne diesen Einzelnachweis fällt die Begünstigung weg – samt Beiträgen.
• Zuschlag aus dem Stundenlohn herausgerechnet. § 3b EStG verlangt Zuschläge, die neben dem Grundlohn gezahlt werden. Wer aus 18 € Gesamtlohn nachträglich 3,60 € als Nachtzuschlag deklariert, erfüllt die Voraussetzung nicht.
• Feiertage nach dem falschen Bundesland. Maßgeblich ist, ob der Tag am Ort der Arbeitsleistung gesetzlicher Feiertag ist – nicht der Sitz des Betriebs und nicht der Wohnort. Bei Montage- oder Lieferfahrten über Ländergrenzen ist das kein Randfall.
• Ersatzruhetag vergessen. Wer Sonntagsarbeit mit einem Zuschlag vergütet, hat die Pflicht aus § 11 Abs. 3 ArbZG damit nicht erledigt. Der Ersatzruhetag ist zusätzlich zu gewähren – Geld ersetzt ihn nicht.
• Minijob-Grenze aus dem Blick verloren. Steuer- und beitragsfreie Zuschläge zählen nicht zur Geringfügigkeitsgrenze von 603 € im Monat. Zuschlagsanteile jenseits der Grenzen des § 3b EStG zählen dagegen mit und können die Geringfügigkeit kippen; die Dokumentation beschreibt der Beitrag Minijob-Arbeitszeit dokumentieren.

Was muss das Zeiterfassungssystem dafür liefern?

Es muss wissen, wann gearbeitet wurde, nicht nur wie lange: minutengenaue Anfangs- und Endzeiten, getrennte Zeitarten für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden, einen Feiertagskalender je Bundesland und einen Export je Person und Monat.

Zuschlagsrechnung ist der Punkt, an dem eine Stundenliste an ihre Grenze kommt. Vier Anforderungen entscheiden:

• Minutengenaue Anfangs- und Endzeiten je Schicht, nicht nur Tagessummen – ohne sie lässt sich das Fenster von 0 bis 4 Uhr nicht abgrenzen.
• Getrennte Zeitarten für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden, automatisch aus der Lage der Buchung abgeleitet, inklusive der Verlängerung bis 4 Uhr des Folgetages.
• Feiertagskalender je Bundesland, hinterlegt am Standort oder Einsatzort, nicht am Firmensitz.
• Auswertung und Export je Person und Monat, damit der Einzelnachweis für die Lohnabrechnung ohne Nacharbeit vorliegt.

Aplano erfüllt diese vier Punkte: Dienstplan und Zeiterfassung liegen in einer Oberfläche, Buchungen entstehen mit Uhrzeit über App, Browser oder Stempeluhr-Station, und Auswertungen lassen sich je Person und Zeitraum exportieren. Zeiterfassung, Auswertungen und Exporte gehören zum Pro-Tarif mit 4,50 € je Mitarbeitendem und Monat; der Einstieg beginnt bei 0,50 € im Core-Tarif. Für reine Verwaltungsteams ohne Schichtlagen bleibt Timebutler eine naheliegende Alternative, für projektbezogene Abrechnung Clockodo – die Gegenüberstellung steht im Systemvergleich, die Kostenrechnung auf der Seite Kosten.

Eine Einschränkung gehört dazu: Die Zuschlagsermittlung ist Vorarbeit für die Lohnabrechnung, nicht deren Ersatz. Ob ein Zuschlag im Einzelfall steuerfrei bleibt, entscheidet die Abrechnung – das Zeitsystem liefert die Stundenbasis, auf die sie sich stützt.

Kurz beantwortet

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