Urlaubsanspruch berechnen: Formel, Teilzeit und Resturlaub

Die gesetzliche Grundlage: 24 Werktage

§ 3 des Bundesurlaubsgesetzes nennt einen Mindesturlaub von 24 Werktagen jährlich. Werktage sind dabei alle Tage von Montag bis Samstag – das Gesetz geht historisch von einer Sechs-Tage-Woche aus. Wer wie üblich an fünf Tagen arbeitet, hat deshalb Anspruch auf 20 Arbeitstage Urlaub. Beide Zahlen meinen denselben Anspruch, nur in unterschiedlicher Zählweise.

Das ist die Untergrenze, nicht der Normalfall. Arbeits- oder Tarifverträge sehen häufig 25 bis 30 Tage vor; vereinbarter Mehrurlaub darf großzügiger geregelt werden als der gesetzliche Teil, etwa beim Verfall. Für den Kleinbetrieb heißt das: Zuerst prüfen, was im Arbeitsvertrag steht – die gesetzliche Formel greift nur, soweit nichts Besseres vereinbart ist.

Vor dem ersten vollen Anspruch steht die Wartezeit nach § 4 BUrlG: Der volle Jahresurlaub wird erstmals nach sechs Monaten Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben. Vorher besteht ein Teilurlaubsanspruch – dazu unten mehr.

Die Formel – und warum Stunden nicht hineingehören

Die Umrechnung auf Teilzeit läuft über Tage, nicht über Stunden. Das ist der häufigste Fehler in kleinen Betrieben, weil dort in Wochenstunden gedacht wird:

Ein Beispiel macht den Unterschied deutlich. Zwei Personen arbeiten jeweils 20 Stunden pro Woche, der Betrieb gewährt 30 Urlaubstage bei Fünf-Tage-Woche. Person A verteilt ihre Stunden auf fünf Tage zu vier Stunden, Person B auf zwei Tage zu zehn Stunden. Person A hat 30 × 5/5 = 30 Urlaubstage, Person B 30 × 2/5 = 12 Urlaubstage. Beide erhalten denselben Erholungswert – nämlich sechs urlaubsfreie Wochen –, obwohl die Tageszahl weit auseinander liegt. Wer hier nach Stunden rechnet, benachteiligt Person A systematisch.

Ändert sich die Verteilung im Laufenden Jahr, wird der Anspruch für die jeweiligen Zeiträume getrennt berechnet und addiert. Bei unregelmäßig verteilten Arbeitstagen – typisch im Schicht- oder Aushilfsbetrieb – ist die Bezugsgröße die tatsächliche Zahl der Arbeitstage im Jahr; praktikabel ist dann der Durchschnitt der Wochenarbeitstage über einen repräsentativen Zeitraum.

Urlaubstage nach Wochenarbeitstagen

Die Tabelle zeigt den Anspruch für die gängigen Vertragsmodelle – links der gesetzliche Mindesturlaub, rechts zwei verbreitete vertragliche Werte. Alle Angaben in Arbeitstagen.

Minijobs stehen in keiner eigenen Zeile, weil sie keine eigene Regel haben: Der Anspruch wird exakt nach denselben Wochenarbeitstagen berechnet. Eine Aushilfe mit zwei festen Arbeitstagen hat bei 30 Vertragstagen Anspruch auf zwölf Urlaubstage – ein Punkt, der in kleinen Betrieben regelmäßig übersehen wird. Wie sich Minijob-Zeiten sauber dokumentieren lassen, steht im Beitrag Minijob-Arbeitszeit dokumentieren.

Anteiliger Urlaub bei Ein- und Austritt

Beginnt oder endet das Arbeitsverhältnis im laufenden Jahr, greift § 5 BUrlG. Der Anspruch beträgt dann ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses. Drei Konstellationen sind zu unterscheiden:

• Eintritt in der zweiten Jahreshälfte: Die Wartezeit von sechs Monaten endet erst im Folgejahr – für das Eintrittsjahr besteht Anspruch auf ein Zwölftel je vollem Monat.
• Austritt in der ersten Jahreshälfte: Ebenfalls ein Zwölftel je vollem Monat. Bereits gewährter Urlaub, der darüber hinausgeht, darf nach § 5 Abs. 3 BUrlG nicht zurückgefordert werden.
• Austritt in der zweiten Jahreshälfte nach erfüllter Wartezeit: Hier besteht der volle Jahresurlaub, nicht der anteilige.

Für die Rundung gilt eine oft übersehene Regel: Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden auf volle Urlaubstage aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG). Kleinere Bruchteile bleiben grundsätzlich bestehen und werden nicht abgerundet. Rechenbeispiel: Eintritt am 1. September bei 30 Vertragstagen ergibt 30 ÷ 12 × 4 = 10,0 Tage. Eintritt am 15. September ergibt drei volle Monate, also 7,5 Tage – aufgerundet auf 8.

Endet das Arbeitsverhältnis mit offenem Urlaub, ist dieser nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten. Die Abgeltung ist der einzige Fall, in dem gesetzlicher Urlaub in Geld ausgezahlt werden darf – im laufenden Arbeitsverhältnis ist das ausgeschlossen.

Resturlaub, Verfall und die Hinweispflicht

Grundsätzlich ist Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen; eine Übertragung auf den 31. März des Folgejahres setzt dringende betriebliche oder in der Person liegende Gründe voraus (§ 7 Abs. 3 BUrlG). So weit die Theorie. In der Praxis hat die Rechtsprechung diesen Automatismus abgeschafft.

Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19. Februar 2019 (9 AZR 541/15) verfällt Urlaub nur dann, wenn der Betrieb die beschäftigte Person zuvor konkret aufgefordert hat, ihren Urlaub zu nehmen, und sie klar und rechtzeitig darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub andernfalls verfällt. Unterbleibt dieser Hinweis, wandert der Anspruch unbefristet ins Folgejahr. Das Urteil vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) hat nachgelegt: Auch die dreijährige Verjährung beginnt erst am Ende des Jahres, in dem der Betrieb seiner Hinweispflicht nachgekommen ist.

Der Aufwand für die Absicherung ist gering: eine Mitteilung in Textform, üblicherweise zu Jahresbeginn und noch einmal im Herbst, mit dem konkreten Reststand, der Aufforderung zur Urlaubsnahme und dem Hinweis auf den Verfall. Entscheidend ist die Nachweisbarkeit – ein Aushang am schwarzen Brett genügt nicht.

Zwei Sonderfälle runden das Bild ab: Erkrankt jemand während des Urlaubs, werden die durch ärztliches Attest nachgewiesenen Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). Und bei langer Arbeitsunfähigkeit verfällt der gesetzliche Urlaub nach der Rechtsprechung 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres.

Was das Zeiterfassungssystem übernehmen sollte

Urlaub ist der Punkt, an dem eine reine Stempeluhr aufhört und eine Personalzeitwirtschaft anfängt. Fünf Funktionen entscheiden darüber, ob der Jahreswechsel ruhig verläuft:

• Individueller Jahresanspruch je Person, berechnet aus den Wochenarbeitstagen – nicht ein pauschaler Wert für alle.
• Automatische Anteilsrechnung bei Ein- und Austritt, inklusive der Rundung nach § 5 Abs. 2 BUrlG.
• Laufender Reststand, sichtbar auch für die Beschäftigten – das beendet die Rückfragen im Dezember.
• Übertrag ins Folgejahr mit Stichtag und Kennzeichnung, welcher Teil gesetzlicher Mindest- und welcher vertraglicher Mehrurlaub ist.
• Antrag und Genehmigung mit Protokoll – der Nachweis, dass Urlaub gewährt wurde, ist im Streitfall genauso wichtig wie der Stand.

Aplano führt Abwesenheiten und Urlaubskonten gemeinsam mit Dienstplan und Zeiterfassung in einer Oberfläche; Anträge laufen über die Mitarbeiter-App, der Reststand ist für beide Seiten sichtbar. Timebutler bündelt Urlaubs- und Überstundenverwaltung in seiner Flatrate und ist damit für reine Verwaltungsteams ohne Schichtbetrieb eine naheliegende Alternative. Die vollständige Gegenüberstellung steht auf der Vergleichsseite, die Kostenrechnung für fünf, zehn und 25 Personen auf der Seite zu den Kosten.

Eine Warnung zum Schluss: Die Urlaubsberechnung in einer Tabelle zu führen, funktioniert bei drei Personen und scheitert ab der ersten Vertragsänderung mitten im Jahr. Wer den Anspruch einmal falsch fortschreibt, merkt es typischerweise erst beim Ausscheiden – dann in Form einer Abgeltungsforderung. Wie der Einstieg ohne IT-Abteilung gelingt, beschreibt der Beitrag Zeiterfassung einführen ohne IT.

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