Arbeitszeitnachweise aufbewahren: Fristen für Kleinbetriebe

Zwei Gesetze, zwei Pflichten – und ein Missverständnis

Die Frage „Wie lange muss ich Stundenzettel aufheben?“ hat im Kleinbetrieb deshalb selten eine glatte Antwort, weil zwei Pflichten nebeneinander stehen, die unterschiedlich weit reichen.

§ 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz gilt für jeden Arbeitgeber, aber nur für einen Ausschnitt: aufzuzeichnen ist die Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgeht, sowie die an Sonn- und Feiertagen geleistete Arbeit. Die Aufbewahrung beträgt mindestens zwei Jahre. Der Zweck ist Arbeitsschutz: Die Aufsichtsbehörde soll prüfen können, ob Höchstarbeitszeiten und Ausgleich eingehalten wurden.

§ 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz gilt nur für bestimmte Betriebe, dort aber vollständig: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes einzelnen Arbeitstags. Auch hier zwei Jahre. Der Zweck ist ein anderer: Es geht um die Kontrolle, ob der Mindestlohn tatsächlich gezahlt wurde – dafür braucht die Prüfbehörde die Stundenzahl, nicht nur die Überschreitungen.

Das Missverständnis, das in der Praxis am meisten kostet: Viele Betriebe halten die Zwei-Jahres-Frist für die einzige Frist und entsorgen nach Ablauf alles, was mit Arbeitszeit zu tun hat. Tatsächlich hängen an denselben Daten längere Fristen aus Steuer- und Sozialversicherungsrecht – und bei einer Betriebsprüfung fehlt dann genau der Beleg, mit dem sich die abgerechneten Stunden begründen ließen.

Unabhängig von beiden Vorschriften besteht seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) die Pflicht, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzuführen. Diese Pflicht sagt nichts über die Aufbewahrungsdauer – wer aber ohnehin vollständig erfasst, hat die Frage nach dem Umfang der Aufzeichnung praktisch schon beantwortet. Die Einordnung dazu steht auf der Seite zur Rechtslage.

Wer nach § 17 MiLoG aufzeichnen muss

Die erweiterte Aufzeichnungspflicht trifft zwei Gruppen. Erstens Betriebe in den Wirtschaftszweigen des § 2a SchwarzArbG: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schaustellergewerbe, Gebäudereinigung, Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen, Fleischwirtschaft mit Ausnahme des Fleischerhandwerks, Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe.

Zweitens – und das übersehen kleine Betriebe außerhalb dieser Branchen regelmäßig – gilt sie für alle geringfügig Beschäftigten, unabhängig von der Branche. Ausgenommen sind nur Minijobs in Privathaushalten. Ein Friseursalon zeichnet also für alle auf, eine Steuerkanzlei nur für ihre Aushilfe. Was dabei konkret zu dokumentieren ist, behandelt der Beitrag Minijob-Arbeitszeit dokumentieren.

Für höher vergütete Beschäftigte nimmt die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung Ausnahmen vor. Die Aufzeichnungspflicht nach §§ 16, 17 MiLoG entfällt, wenn das verstetigte regelmäßige Monatsentgelt brutto 4.461 Euro überschreitet – oder brutto 2.974 Euro, wenn der Arbeitgeber dieses Entgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat. Ebenfalls ausgenommen sind mitarbeitende Familienangehörige: Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers.

Fristen im Überblick

Ein Arbeitstag erzeugt mehrere Unterlagen mit unterschiedlichen Lebensdauern. Die Tabelle ordnet die für Kleinbetriebe wichtigsten zu.

Die praktische Konsequenz aus dieser Staffelung: Wer Arbeitszeitdaten nach zwei Jahren löscht, aber das Lohnkonto sechs Jahre behält, hat für vier Jahre Abrechnungen ohne die zugrunde liegenden Stunden. Für die Betriebsprüfung der Rentenversicherung ist das die unbequemste Konstellation, weil sich abgerechnete Zuschläge dann nicht mehr belegen lassen. Sinnvoller ist es, die Arbeitszeitdaten mit der längsten einschlägigen Frist zu führen – das kostet in einem digitalen System praktisch nichts.

Wann die Frist zu laufen beginnt

Anders als bei den steuerlichen Fristen beginnt die Zwei-Jahres-Frist nicht mit dem Ende des Kalenderjahres, sondern mit dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Ein Arbeitstag im März 2026 ist damit bis in den März 2028 hinein nachzuweisen, nicht bis Ende 2028 und erst recht nicht nur bis Ende 2027.

Zwei Anschlussregeln gehören dazu. Erstens die Sieben-Tage-Regel: Nach § 17 Abs. 1 MiLoG ist spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Eine Sammelerfassung am Monatsende erfüllt die Pflicht nicht – auch dann nicht, wenn die Zahlen am Ende stimmen. Zweitens gilt die Frist für jeden Tag einzeln, nicht für den Monatsstapel: Eine Löschroutine, die ganze Monatsordner nach Datum verwirft, muss auf den letzten Tag des Monats abstellen, nicht auf den ersten.

Für Betriebe, die noch mit Papierzetteln arbeiten, ist der Fristbeginn der wichtigste Grund, auf ein System umzustellen: Eine Frist tagesgenau je Beschäftigtem über einen Aktenordner zu verwalten, funktioniert nicht. Wie ein Umstieg auch ohne IT-Abteilung gelingt, beschreibt der Beitrag Zeiterfassung einführen ohne IT.

Form: Papier, Excel oder System

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Papier ist zulässig, eine Tabellenkalkulation ebenso, ein Zeiterfassungssystem ohnehin. Verlangt wird, dass die Aufzeichnung vollständig und richtig ist, die gesamte Frist überdauert und im Prüfungsfall lesbar vorgelegt werden kann.

An dieser Stelle liegt die Schwäche der verbreiteten Excel-Lösung. Sie ist nicht verboten – aber eine Datei, die jederzeit unbemerkt überschrieben werden kann, trägt keine Aussage darüber, wann ein Eintrag entstanden ist. Kommt es zum Streit über Überstunden oder zu einer Nachforderung, ist ein Nachweis ohne Änderungshistorie schwächer als einer mit. Wer bei Excel bleibt, sollte deshalb mindestens monatlich eine unveränderliche Kopie ablegen – etwa als PDF mit Datum – und die Datei schreibgeschützt archivieren. Eine Vorlage und ihre Grenzen zeigt die Seite zur Excel-Vorlage.

Zwei weitere Formanforderungen aus § 17 Abs. 2 MiLoG werden oft übersehen: Die Unterlagen sind in deutscher Sprache und im Inland bereitzuhalten. Für Betriebe, deren Daten in einer fremdsprachigen Cloud-Oberfläche liegen, heißt das: Der Export muss auf Verlangen in deutscher Sprache erzeugt werden können.

Was bei einer Prüfung verlangt wird

Zuständig für die Kontrolle der Mindestlohn-Aufzeichnungen ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Zollverwaltung. Sie kann die Unterlagen auf Verlangen am Ort der Beschäftigung sehen wollen – auf der Baustelle, im Lokal, im Fahrzeug –, nicht nur im Büro. Für die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes ist dagegen die Arbeitsschutzbehörde des Landes zuständig; beide Prüfungen laufen unabhängig voneinander.

Vorzulegen sind in der Regel: die Arbeitszeitaufzeichnungen des Prüfzeitraums, die Arbeitsverträge, die Lohnabrechnungen und Zahlungsnachweise sowie – bei Minijobs – der Nachweis der Anmeldung. Der wiederkehrende Befund bei kleinen Betrieben ist nicht die fehlende Aufzeichnung, sondern die nicht zusammenführbare: Stunden in einem Heft, Abrechnung beim Steuerberater, Urlaubstage im Kalender. Wer die Daten aus einem System exportieren kann, verkürzt eine Prüfung erheblich.

Der Bußgeldrahmen ist in beiden Gesetzen gleich hoch angesetzt. Nach § 21 MiLoG kann ein Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht mit einer Geldbuße bis zu 30.000 Euro geahndet werden; für die Nichtzahlung des Mindestlohns selbst reicht der Rahmen bis 500.000 Euro. Nach § 22 ArbZG sind für fehlende oder nicht aufbewahrte Aufzeichnungen ebenfalls bis zu 30.000 Euro möglich. Hinzu kommt eine Folge, die keine Behörde verhängt: Ohne eigene Aufzeichnungen ist es im Prozess um Überstunden ungleich schwerer, die Darstellung der Gegenseite zu erschüttern.

Aufbewahren und löschen ist kein Widerspruch

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Daraus entsteht scheinbar ein Konflikt: Die DSGVO verlangt Löschung, wenn der Zweck entfallen ist, das Arbeitszeitrecht verlangt Aufbewahrung. Der Konflikt löst sich über die Reihenfolge. Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, ist die Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gerechtfertigt; ein Löschverlangen greift insoweit nicht durch. Läuft die längste einschlägige Frist ab, kehrt sich die Lage um – dann ist zu löschen.

Praktisch bedeutet das ein Löschkonzept mit einer Zeile je Unterlagenart: Was wird wie lange aufbewahrt, ab wann läuft die Frist, wer löscht. Für Kleinbetriebe passt das auf eine halbe Seite und ist zugleich der Nachweis, dass die Löschpflicht nicht ignoriert, sondern geregelt wurde. Welche weiteren datenschutzrechtlichen Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem gestellt werden – Zweckbindung, Zugriffsrechte, Standortdaten –, behandelt der Beitrag zur DSGVO-konformen Zeiterfassung.

Ein Blick nach vorn gehört dazu: Der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz vom 18. Juni 2026 sieht eine grundsätzlich elektronische Aufzeichnung mit Übergangsfristen und einer Ausnahme für Betriebe bis zehn Arbeitnehmende vor. An der Zwei-Jahres-Frist ändert der Entwurf nichts – wohl aber daran, in welcher Form die Nachweise vorliegen müssen. Betriebe, die jetzt auf Papier umstellen wollen, planen damit gegen die absehbare Entwicklung.

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