Abmahnung im Kleinbetrieb: Inhalt, Form und Belege aus der Zeiterfassung

Was ist eine Abmahnung, und welche Funktionen hat sie?

Die Abmahnung ist kein Gesetzesbegriff des Arbeitsrechts, sondern ein von der Rechtsprechung entwickeltes Instrument; gesetzlich angelegt ist sie in § 314 Abs. 2 BGB, wonach die Kündigung eines Dauerschuldverhältnisses wegen einer Pflichtverletzung grundsätzlich erst nach erfolgloser Abmahnung zulässig ist. Sie erfüllt drei Funktionen, die jeweils eigene Anforderungen an den Text stellen.

Von der Abmahnung zu unterscheiden ist die bloße Ermahnung: Sie rügt ebenfalls ein Verhalten, droht aber keine Konsequenzen an. Für eine spätere Kündigung zählt sie deshalb nicht als Abmahnung, kann aber als milderes Mittel im ersten Gespräch genau richtig sein.

Braucht ein Kleinbetrieb überhaupt eine Abmahnung?

Rechtlich seltener als in größeren Betrieben, praktisch fast immer. Der allgemeine Kündigungsschutz der §§ 1 ff. KSchG gilt nach § 23 Abs. 1 KSchG nur in Betrieben mit in der Regel mehr als zehn Arbeitnehmern; für Beschäftigte, deren Arbeitsverhältnis vor dem 1. Januar 2004 begonnen hat, kann eine Altgrenze von mehr als fünf fortgelten. Teilzeitkräfte zählen anteilig – bei bis zu 20 Wochenstunden mit 0,5, bei bis zu 30 Wochenstunden mit 0,75 –, Auszubildende nicht. Wie die Schwelle im Detail zu ermitteln ist, entscheidet über alles Weitere und sollte vor jeder Kündigung geprüft werden.

Gilt das Kündigungsschutzgesetz nicht, braucht eine ordentliche Kündigung keine soziale Rechtfertigung, und damit entfällt auch die aus dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz abgeleitete Pflicht zur vorherigen Abmahnung. Das Bundesarbeitsgericht hat das für Kündigungen außerhalb des Kündigungsschutzgesetzes bestätigt (Urteil vom 21.02.2001 – 2 AZR 15/00). Dass die Abmahnung im Kleinbetrieb trotzdem sinnvoll ist, hat drei Gründe:

1. Treu und Glauben. Auch im Kleinbetrieb darf eine Kündigung nicht willkürlich oder treuwidrig sein (§ 242 BGB). Das Bundesverfassungsgericht verlangt einen Mindestschutz vor sachfremden Kündigungen (Beschluss vom 27.01.1998 – 1 BvL 15/87). Nach dem genannten BAG-Urteil kann eine Abmahnung ausnahmsweise geboten sein, wenn der Arbeitgeber sich sonst zu seinem eigenen früheren Verhalten in Widerspruch setzen würde, etwa nach langer, unbeanstandeter Beschäftigung. Eine dokumentierte Abmahnung ist der einfachste Beleg, dass die Kündigung einen sachlichen Anlass hatte.
2. Fristlose Kündigung. § 626 BGB gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Für eine außerordentliche Kündigung wegen steuerbaren Verhaltens ist eine vorherige Abmahnung regelmäßig erforderlich, es sei denn, die Pflichtverletzung wiegt so schwer, dass ihre Hinnahme erkennbar ausgeschlossen ist – wie bei vorsätzlich falschen Zeitangaben, die der Beitrag Arbeitszeitbetrug behandelt.
3. Wachstum und Klagefrist. Die Klagefrist von drei Wochen nach § 4 KSchG gilt auch im Kleinbetrieb, und wer über die Schwelle wächst, braucht für spätere verhaltensbedingte Kündigungen einschlägige Abmahnungen. Wer von Anfang an sauber dokumentiert, muss das Verfahren nicht umstellen.

Hinzu kommt der praktische Zweck: Eine klare, sachliche Abmahnung ist oft das letzte Signal, das eine Kündigung überflüssig macht. Im Team von sechs oder acht Personen ist das meist die bessere Lösung als eine Neubesetzung.

Was muss in einer Abmahnung stehen?

Eine wirksame Abmahnung enthält drei Pflichtbestandteile: die genaue Beschreibung des Fehlverhaltens, die Aufforderung zu vertragsgerechtem Verhalten und die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen. Alles Weitere ist hilfreich, aber nicht zwingend.

Mehrere Vorwürfe in einem Schreiben sind möglich, aber riskant: Ist auch nur einer nicht belegbar, muss nach verbreiteter Rechtsprechung die gesamte Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden. Getrennte Schreiben je Vorfall sind deshalb robuster.

Form, Zugang und wer abmahnen darf

Die Abmahnung ist formfrei; eine mündliche Abmahnung ist wirksam. Sie muss der betroffenen Person aber zugehen, und sie muss ihren Inhalt zur Kenntnis nehmen können. Im Streitfall trägt der Arbeitgeber die Beweislast für beides. Daraus folgt die übliche Praxis:

• Schriftlich – das Schreiben ist zugleich die Dokumentation und vermeidet Streit über den genauen Wortlaut.
• Persönlich übergeben – mit Empfangsquittung auf einer Kopie oder in Anwesenheit einer Zeugin oder eines Zeugen. Die Quittung bestätigt nur den Erhalt, kein Einverständnis.
• Bei Abwesenheit per Boten – Einwurf in den Briefkasten mit dokumentiertem Zeitpunkt; eine E-Mail ist möglich, ihr Zugang aber schwerer zu beweisen.
• Zeitnah – eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Wer ein Verhalten über Monate hinnimmt und dann abmahnt, setzt sich aber dem Einwand aus, das Recht verwirkt oder das Verhalten geduldet zu haben.

Abmahnungsberechtigt ist nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts jede Person, die aufgrund ihrer Aufgabenstellung befugt ist, verbindliche Anweisungen zu Ort, Zeit sowie Art und Weise der Arbeit zu erteilen (Urteil vom 18.01.1980 – 7 AZR 75/78). Im Kleinbetrieb ist das neben der Inhaberin oder dem Inhaber meist die Schicht- oder Filialleitung. Wer abmahnen darf, sollte intern festgelegt sein, damit nicht zwei Personen denselben Vorfall unterschiedlich behandeln.

Einen Betriebsrat gibt es in den meisten Kleinbetrieben nicht; wo einer besteht, ist er an der Abmahnung selbst nicht mitbestimmungspflichtig.

Typische Abmahnungsgründe rund um die Arbeitszeit

Die meisten Abmahnungen im Kleinbetrieb betreffen nicht Leistung oder Verhalten im engeren Sinn, sondern die Arbeitszeit. Gerade hier lässt sich das Fehlverhalten mit Datum und Uhrzeit beschreiben – vorausgesetzt, die Regeln sind klar und die Erfassung funktioniert.

Zwei Fälle verlangen besondere Sorgfalt. Bei Überstunden ohne Anordnung ist eine Abmahnung nur glaubwürdig, wenn der Betrieb die Mehrarbeit nicht zugleich stillschweigend hinnimmt. Das Bundesarbeitsgericht verlangt für die Vergütung von Überstunden, dass sie angeordnet, gebilligt, geduldet oder jedenfalls zur Erledigung der Arbeit notwendig waren; die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ändert daran nichts (Urteil vom 04.05.2022 – 5 AZR 359/21). Wer regelmäßig Mehrarbeit sieht und nicht reagiert, schafft eine Duldung – und kann sie später kaum abmahnen. Wie das Konto sauber geführt wird, zeigt der Beitrag Stundenkonto und Überstunden.

Bei der Pausenüberziehung muss die Regel feststehen, bevor gemahnt wird: Wie lang ist die Pause, muss sie gebucht werden, und gilt eine Raucherpause als Pause? Die gesetzlichen Mindestwerte erläutert der Beitrag Pausenregelung nach Arbeitszeitgesetz.

Wie saubere Zeiterfassungsdaten eine Abmahnung belegen

Eine Abmahnung ist nur so stark wie ihr Beleg. Bestreitet die abgemahnte Person den Vorwurf, muss der Arbeitgeber den Sachverhalt darlegen und beweisen – in einem späteren Kündigungsschutzverfahren auch dann noch, wenn die Abmahnung seinerzeit unwidersprochen blieb. Zeiterfassungsdaten sind dafür besonders geeignet, weil sie zeitnah, minutengenau und unabhängig von Erinnerungen entstehen. Belastbar sind sie aber nur unter vier Bedingungen:

1. Eine Quelle

   Erfasst wird auf einem festgelegten Weg – App, Terminal oder Browser. Parallel geführte Zettel erzeugen Widersprüche, die jeder Beleg erbt.

2. Soll und Ist nebeneinander

   Eine Verspätung ergibt sich erst aus dem Vergleich der Buchung mit dem geplanten Schichtbeginn. Liegen Dienstplan und Zeiterfassung im selben System, ist die Abweichung ohne Nachrechnen sichtbar.

3. Unveränderter Originalwert

   Korrekturen sind erlaubt, müssen aber mit Rolle, Zeitpunkt und Begründung protokolliert sein. Eine Buchung, die nachträglich ohne Spur geändert wurde, ist als Beweis entwertet. Wie das geht, beschreibt der Beitrag Zeiterfassung nachträglich korrigieren.

4. Aufbewahrung

   Die Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für den Beleg einer Abmahnung lohnt sich, den betreffenden Auszug zusätzlich zur Personalakte zu nehmen. Details im Beitrag Arbeitszeitnachweise aufbewahren.

Bei der Auswertung gilt der Grundsatz der Zweckbindung: Die Zeiterfassung dient der Abrechnung und dem Arbeitsschutz. Sie für die Aufklärung eines konkreten Verstoßes heranzuziehen, ist zulässig; eine anlasslose Rasterauswertung aller Beschäftigten nach Auffälligkeiten ist es nicht ohne Weiteres. Was zu beachten ist, führt der Beitrag DSGVO-konforme Zeiterfassung aus.

Muster-Aufbau einer Abmahnung wegen Zuspätkommens

Der folgende Aufbau zeigt die Gliederung, kein fertiges Rechtsdokument. Daten in eckigen Klammern sind Platzhalter; vor dem Einsatz sollte die Formulierung am Einzelfall geprüft werden, im Zweifel durch eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

1. Kopf

   Betrieb, Name und Anschrift der beschäftigten Person, Ort und Datum, Betreff „Abmahnung“.

2. Sachverhalt

   „Sie sind laut Dienstplan [Monat] montags bis freitags ab [8:00 Uhr] eingeteilt. Am [Datum] haben Sie die Arbeit laut Zeiterfassung um [8:47 Uhr], am [Datum] um [8:31 Uhr] aufgenommen. Eine Mitteilung über die Verspätung lag jeweils nicht vor.“

3. Pflichtverletzung

   „Damit haben Sie gegen Ihre Pflicht verstoßen, die Arbeit zur vereinbarten Zeit aufzunehmen.“

4. Aufforderung

   „Wir fordern Sie auf, Ihre Arbeit künftig pünktlich zum eingeteilten Schichtbeginn aufzunehmen und absehbare Verspätungen vorab mitzuteilen.“

5. Androhung

   „Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie im Wiederholungsfall mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen müssen.“

6. Abschluss

   Hinweis, dass eine Kopie zur Personalakte genommen wird; Unterschrift der weisungsbefugten Person; Empfangsbestätigung mit Datum.

Bewusst nicht in die Abmahnung gehören Werturteile über die Person, Vermutungen über Motive und Vorfälle, die nicht belegt werden können. Jede dieser Zutaten macht das Schreiben angreifbar, ohne seine Warnwirkung zu erhöhen.

Wie viele Abmahnungen vor einer Kündigung?

Eine feste Zahl gibt es nicht – weder „drei Abmahnungen“ noch eine andere Regel. Maßgeblich ist, ob nach der Abmahnung erneut ein gleichartiger Verstoß vorliegt und deshalb künftig keine störungsfreie Vertragserfüllung mehr zu erwarten ist. Im „Emmely“-Urteil hat das Bundesarbeitsgericht betont, dass bei steuerbarem Verhalten grundsätzlich davon auszugehen ist, dass schon die Androhung von Folgen das künftige Verhalten beeinflussen kann; zugleich zählt das in langer, ungestörter Beschäftigung erworbene Vertrauen (Urteil vom 10.06.2010 – 2 AZR 541/09).

Auch die Wirkung einer Abmahnung verbraucht sich: Eine Regelfrist, nach der sie ihre Bedeutung verliert, gibt es nicht; es kommt auf die Umstände des Einzelfalls an, vor allem auf die Schwere des Verstoßes und das spätere Verhalten (BAG, 10.10.2002 – 2 AZR 418/01). Umgekehrt verbraucht die Abmahnung den abgemahnten Vorfall: Auf genau diesen Sachverhalt kann der Betrieb später keine Kündigung mehr stützen, nur auf einen neuen Verstoß.

Frist, Personalakte und Gegendarstellung

Die Abmahnung wird zur Personalakte genommen. Wie lange sie dort bleiben darf, regelt kein Gesetz. Eine zu Unrecht erteilte Abmahnung – etwa mit unzutreffendem Sachverhalt oder unverhältnismäßig – ist auf Verlangen zu entfernen; Grundlage sind §§ 242, 1004 BGB analog. Eine berechtigte Abmahnung muss erst entfernt werden, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist; der bloße Zeitablauf genügt dafür nicht automatisch (BAG, 19.07.2012 – 2 AZR 782/11).

Die abgemahnte Person hat drei Möglichkeiten, die sich nicht ausschließen:

• Einsicht – nach § 83 Abs. 1 BetrVG darf sie die über sie geführte Personalakte einsehen.
• Gegendarstellung – nach § 83 Abs. 2 BetrVG sind ihre Erklärungen zum Inhalt der Personalakte auf Verlangen beizufügen. Das gilt nach herrschender Auffassung auch in Betrieben ohne Betriebsrat, sofern das Betriebsverfassungsgesetz anwendbar ist (ab fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern, § 1 BetrVG); darunter wird ein entsprechender Anspruch aus der arbeitsvertraglichen Rücksichtnahmepflicht hergeleitet.
• Entfernung – sie kann die Entfernung verlangen und notfalls beim Arbeitsgericht einklagen. Sie muss es aber nicht: Die Richtigkeit einer Abmahnung kann auch erst in einem späteren Kündigungsschutzverfahren bestritten werden.

Für den Betrieb heißt das: Eine Gegendarstellung wird kommentarlos zur Akte genommen. Ist sie berechtigt, ist es klüger, die Abmahnung zurückzunehmen, als sie gegen einen belegten Einwand zu verteidigen.

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