Nachweisgesetz 2026: Pflichtangaben im Arbeitsvertrag für Kleinbetriebe

Was das Nachweisgesetz verlangt

Ein Arbeitsvertrag ist in Deutschland formfrei wirksam – mündlich, per Handschlag oder durch schlichte Arbeitsaufnahme. Das Nachweisgesetz ändert daran nichts. Es verlangt aber, dass der Arbeitgeber die wesentlichen Bedingungen nachträglich schriftlich niederlegt, unterzeichnet und aushändigt. Der Nachweis ist also keine Voraussetzung für den Vertrag, sondern eine eigenständige Pflicht, deren Verletzung ein Bußgeld auslöst.

Das Gesetz stammt von 1995. Seine heutige Gestalt hat es durch zwei Reformen erhalten. Zum 1. August 2022 hat der Gesetzgeber die EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie (EU) 2019/1152 umgesetzt: Der Katalog der Pflichtangaben wurde erweitert, die Fristen wurden verkürzt, ein Bußgeld eingeführt und die Ausnahme für kurze Aushilfen gestrichen. Zum 1. Januar 2025 hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die Textform zugelassen – mit Ausnahmen, die gerade kleine Betriebe in Gastronomie, Bau oder Reinigung betreffen.

Nach § 1 NachwG gilt das Gesetz für alle Arbeitnehmer. Eine Kleinbetriebsklausel wie im Kündigungsschutzgesetz gibt es nicht: Der Friseursalon mit drei Angestellten hat dieselben Pflichten wie ein Filialist. Praktikanten, die nach § 22 Abs. 1 MiLoG als Arbeitnehmer gelten, sind ausdrücklich einbezogen; für sie gilt zusätzlich ein eigener Katalog in § 2 Abs. 1a.

Die 15 Pflichtangaben nach § 2 Abs. 1 NachwG

Der Katalog in § 2 Abs. 1 Satz 7 ist eine Mindestliste. Die Tabelle nennt jede Angabe mit ihrer Frist und der Frage, ob sie nach § 2 Abs. 4 durch einen Verweis auf einen anwendbaren Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung ersetzt werden darf. Für Urlaub und Kündigungsfristen darf außerdem auf die gesetzliche Regelung verwiesen werden, wenn sie maßgeblich ist.

Zwei Punkte werden in der Praxis besonders oft übersehen. Nr. 7 verlangt, dass Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen jeweils getrennt angegeben werden – ein Pauschalbetrag „inklusive aller Zuschläge“ genügt nicht. Und Nr. 14 fordert neben den Kündigungsfristen auch den Hinweis auf die Schriftform der Kündigung und die Frist für die Kündigungsschutzklage. Versäumt der Arbeitgeber diesen Hinweis, verlängert sich die Klagefrist dadurch nicht: § 7 KSchG bleibt nach dem Wortlaut der Nr. 14 anwendbar. Das Bußgeldrisiko bleibt trotzdem.

Arbeitszeit, Schichtsystem, Abruf und Überstunden

Vier der fünfzehn Angaben betreffen unmittelbar die Arbeitszeit. Genau diese Angaben sind für Betriebe mit Schichtplänen, Aushilfen und schwankendem Bedarf am schwersten sauber zu formulieren – und sie sind am leichtesten mit der gelebten Praxis zu vergleichen, weil Dienstplan und Arbeitszeiterfassung ohnehin vorliegen.

Bei Arbeit auf Abruf hängt am Nachweis mehr als ein Bußgeld. § 12 Abs. 1 TzBfG verlangt, dass eine bestimmte wöchentliche und tägliche Arbeitszeit festgelegt wird; fehlt die wöchentliche Dauer, gelten 20 Stunden als vereinbart. Für einen Minijob mit 603 Euro Verdienstgrenze kann das die Geringfügigkeit sprengen. Wer Aushilfen flexibel einsetzt, sollte die Mindeststunden und den Zeitrahmen deshalb ausdrücklich schriftlich festhalten und die tatsächlich abgerufenen Stunden laufend mit der Minijob-Dokumentation abgleichen. Wie Unter- und Überschreitungen im Konto zu behandeln sind, beschreibt der Beitrag zu Minusstunden.

Bei Schichtarbeit genügt es nicht, auf den Dienstplan zu verweisen. Gefordert ist eine abstrakte Beschreibung: welches System gilt, in welchem Rhythmus gewechselt wird und unter welchen Voraussetzungen der Betrieb Schichten ändern darf, etwa mit welchem Vorlauf. Der konkrete Plan der nächsten Wochen bleibt Sache des Dienstplans; der Nachweis beschreibt die Spielregeln, nach denen er entsteht.

Die Überstunden tauchen doppelt auf: Nr. 10 regelt, ob sie angeordnet werden dürfen, Nr. 7, wie sie bezahlt werden. Beides zusammen entscheidet, was im Stundenkonto als Plusstunde landet und wie es ausgeglichen wird.

Fristen, Änderungen und Altverträge

Die Fristen laufen ab dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses, nicht ab Vertragsunterzeichnung. Wer am Montag einstellt, muss Entgelt und Arbeitszeit am Montag schriftlich übergeben haben.

Für kleine Betriebe mit wechselnden Arbeitszeiten ist § 3 NachwG die eigentliche Dauerpflicht. Jede Aufstockung einer Teilzeitstelle, jeder Wechsel vom Früh- in ein Wechselschichtmodell, jede neue Zulage ist eine Änderung einer wesentlichen Vertragsbedingung und muss spätestens am Tag des Wirksamwerdens schriftlich mitgeteilt werden – es sei denn, es liegt ein schriftlicher Änderungsvertrag vor. Keine eigene Mitteilung brauchen Änderungen, die allein auf Gesetz oder Tarifvertrag beruhen, etwa eine Erhöhung des Mindestlohns.

Bei Altverträgen muss der Betrieb nicht von sich aus nachbessern. Verlangt eine langjährige Mitarbeiterin aber die Angaben nach neuem Recht, läuft ab Zugang der Aufforderung die Sieben-Tage-Frist. Ein vorbereitetes Muster spart dann Hektik.

Form: Papier mit Unterschrift oder Textform

Bis Ende 2024 war der Nachweis ausschließlich auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift zulässig; die elektronische Form war ausdrücklich ausgeschlossen. Seit dem 1. Januar 2025 erlaubt § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG die Textform nach § 126b BGB, also etwa ein PDF per E-Mail oder ein Dokument in einem Mitarbeiterportal. Drei Bedingungen müssen zusammen erfüllt sein:

• Das Dokument ist für die beschäftigte Person zugänglich,
• es kann gespeichert und ausgedruckt werden, und
• der Arbeitgeber fordert mit der Übermittlung einen Empfangsnachweis an.

Auch in Textform bleibt ein Rest Papierpflicht: Verlangt die beschäftigte Person einen schriftlichen Nachweis, muss der Arbeitgeber ihn unverzüglich unterschrieben aushändigen (§ 2 Abs. 1 Satz 3). Dasselbe gilt, wenn die Bedingungen gar nicht nachgewiesen wurden. Die elektronische Form mit qualifizierter Signatur ist weiterhin ausgeschlossen (Satz 8).

Zwei Formvorschriften außerhalb des Nachweisgesetzes bleiben unberührt und werden oft mit ihm verwechselt: Die Befristung eines Arbeitsvertrags ist nach § 14 Abs. 4 TzBfG nur mit Schriftform wirksam, und eine Kündigung oder ein Aufhebungsvertrag braucht nach § 623 BGB ebenfalls die Schriftform. Wer einen befristeten Vertrag nur per E-Mail schließt, erfüllt womöglich das Nachweisgesetz, hat aber einen unbefristeten Vertrag.

Bußgeld und weitere Folgen

Seit August 2022 ist der fehlende, unvollständige oder verspätete Nachweis eine Ordnungswidrigkeit. § 4 Abs. 2 NachwG sieht eine Geldbuße bis zu 2.000 Euro vor. Tatbestände sind nach § 4 Abs. 1 unter anderem:

• eine wesentliche Vertragsbedingung nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig auszuhändigen,
• einen verlangten Papiernachweis nicht oder nicht rechtzeitig zu erteilen,
• eine Änderung nicht rechtzeitig mitzuteilen.

Neben dem Bußgeld zählt der zivilrechtliche Effekt: Wer im Streit über Arbeitszeit, Zuschläge oder Überstunden keinen Nachweis vorlegen kann, steht mit leeren Händen da, während die beschäftigte Person ihre Version schildert. Der Nachweis ist deshalb auch Beweisvorsorge – genau wie die Aufbewahrung der Arbeitszeitnachweise.

Minijob, Aushilfe, Praktikum: gleiche Pflicht, andere Stolpersteine

Gerade bei Aushilfen im Gastgewerbe fällt alles zusammen: Die Branche gehört zu § 2a SchwarzArbG, also bleibt nur der Papiernachweis; Minijobber arbeiten oft auf Abruf, also braucht es die Angaben nach Nr. 9; und die Arbeitszeit ist nach § 17 MiLoG ohnehin binnen sieben Tagen aufzuzeichnen. Details zur Tagezählung liefert der Beitrag zur kurzfristigen Beschäftigung.

Checkliste für Kleinbetriebe

Die folgende Liste eignet sich, um bestehende Musterverträge einmal durchzugehen und für jede Neueinstellung abzuhaken.

Warum der Nachweis zur Zeiterfassung passen muss

Das Nachweisgesetz regelt, was vereinbart ist; die Zeiterfassung zeigt, was tatsächlich passiert. Beide müssen zueinander passen. Steht im Vertrag eine 20-Stunden-Woche, erfasst werden aber dauerhaft 28 Stunden, stellen sich Fragen nach einer stillschweigenden Vertragsänderung, nach Überstundenvergütung und – bei Minijobs – nach der Verdienstgrenze. Steht im Nachweis ein Zwei-Schicht-System mit wöchentlichem Wechsel, der Dienstplan kennt aber Nachtschichten, fehlt eine Mitteilung nach § 3.

Praktisch heißt das: Die Sollzeit im Zeiterfassungssystem sollte aus dem Vertrag kommen, nicht aus einer Schätzung. Wer Sollstunden, Pausenregeln und Schichtmodelle dort je Person hinterlegt, sieht Abweichungen im Stundenkonto, bevor sie zum Streit werden. Die tägliche Aufzeichnung selbst verlangt das Nachweisgesetz nicht; sie folgt aus § 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21), die auf der Seite zur Rechtslage zusammengefasst sind.

Aplano verbindet Dienstplan und Zeiterfassung: Sollzeiten, Pausenregeln und Stundenkonten werden je Mitarbeiter geführt, ArbZG-Hinweise zeigen Pausen- und Ruhezeitkonflikte, Auswertungen lassen sich exportieren. Zeiterfassung und Auswertungen sind Teil des Pro-Tarifs (4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Stand Juli 2026). Arbeitsverträge oder Nachweise erstellt Aplano nicht – dafür bleibt das Vertragsmuster zuständig. Weitere Systeme zeigt der Systemvergleich.

Kurz erklärt

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Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.