Das Wichtigste in Kürze
Die Umlage U1 ist die gesetzliche Entgeltfortzahlungsversicherung für kleine Betriebe. Sie ist Pflicht, nicht Wahl – wählbar ist nur die Höhe der Erstattung.
- Teilnahme ab höchstens 30 Arbeitnehmern – gezählt nach dem Vorjahr, Teilzeit anteilig, Auszubildende und Schwerbehinderte außer Ansatz (§ 1, § 3 AAG).
- Erstattung 40 bis 80 Prozent des fortgezahlten Entgelts und der Arbeitgeberbeiträge; das Gesetz sieht 80 Prozent vor, die Kassensatzung darf weniger anbieten.
- Umlagesatz je nach Kasse und Erstattungsstufe – Techniker Krankenkasse 2026: 1,3 / 2,1 / 3,2 Prozent bei 50 / 70 / 80 Prozent; Minijob-Zentrale 0,8 Prozent bei 80 Prozent.
- U2 gilt für alle Betriebe unabhängig von der Größe: 100 Prozent der Mutterschutz-Aufwendungen (Minijob-Zentrale 0,22 Prozent, TK 0,44 Prozent).
- Wahl des Erstattungssatzes bis zur Fälligkeit des Januar-Beitrags (2027: 27. Januar), Bindung für das ganze Jahr.
- Antrag elektronisch über die Entgeltabrechnung an die Kasse der erkrankten Person; Verjährung nach vier Jahren (§ 6 AAG).
- Erstattet wird nur die belegte, fortgezahlte Ausfallzeit – ohne Überstunden, § 616-Freistellungen oder Krankengeldzeiten.
Was die Umlage U1 ist
Nach § 3 des Entgeltfortzahlungsgesetzes zahlt jeder Arbeitgeber bei Arbeitsunfähigkeit bis zu sechs Wochen das Entgelt weiter. Für einen Betrieb mit acht Beschäftigten kann ein einziger langer Krankheitsfall mehrere Prozent der Jahreslohnsumme kosten – ohne Gegenleistung. Das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) verteilt dieses Risiko seit 2006 über ein Umlageverfahren: Kleine Arbeitgeber zahlen monatlich einen Prozentsatz der Lohnsumme an die Krankenkassen ihrer Beschäftigten und erhalten im Krankheitsfall einen festen Anteil der Entgeltfortzahlung zurück. Das ist die Umlage U1, im Sprachgebrauch der Kassen auch „Ausgleichsverfahren für Krankheitsaufwendungen".
Daneben steht die Umlage U2 für Mutterschaftsleistungen – den Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld und das Entgelt bei Beschäftigungsverboten. Sie gilt für alle Arbeitgeber unabhängig von der Betriebsgröße und erstattet 100 Prozent. Und die Insolvenzgeldumlage (2026 unverändert 0,15 Prozent) ist ein drittes, eigenes Verfahren, das mit dem AAG nichts zu tun hat, aber im gleichen Beitragsnachweis auftaucht.
Wer teilnimmt: die 30-Personen-Grenze richtig zählen
§ 1 Abs. 1 AAG erfasst Arbeitgeber, die in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer beschäftigen. Wie „in der Regel" zu bestimmen ist, sagt § 3 AAG: Die Krankenkasse stellt zu Beginn jedes Kalenderjahres fest, ob der Betrieb im Vorjahr in mindestens acht Kalendermonaten höchstens 30 Personen beschäftigt hat. Ist das der Fall, nimmt er im gesamten laufenden Jahr teil – auch wenn er im März auf 35 Beschäftigte wächst. Wer neu gründet, wird nach der voraussichtlichen Zahl in der Mehrzahl der verbleibenden Monate eingestuft.
| Personengruppe | Zählt mit? | Faktor |
|---|---|---|
| Vollzeitkraft, mehr als 30 Wochenstunden | ja | 1,0 |
| Teilzeit bis 30 Wochenstunden | ja | 0,75 |
| Teilzeit bis 20 Wochenstunden | ja | 0,5 |
| Teilzeit bis 10 Wochenstunden (typisch: Minijob) | ja | 0,25 |
| Auszubildende | nein | — |
| Schwerbehinderte Menschen | nein | — |
| Beschäftigte in Elternzeit, Wehr- oder Freiwilligendienst | nein | — |
| Bezieher von Vorruhestandsgeld | nein | — |
Die Faktoren machen den Unterschied. Ein Café mit zwölf Vollzeitkräften, zehn Minijobbern und zwei Auszubildenden zählt nicht 24, sondern 12 + 10 × 0,25 = 14,5 Personen – und liegt klar unter der Grenze. Ein Handwerksbetrieb mit 28 Vollzeitkräften und sechs Teilzeitkräften à 25 Stunden kommt auf 28 + 6 × 0,75 = 32,5 und fällt heraus. Grundlage der Zählung ist die vertragliche Wochenarbeitszeit, nicht die tatsächlich geleistete – die Verträge und, wo sie fehlen, die Dienstpläne sind deshalb die Belege, die eine Kasse anfordert.
Was U1 nicht kennt, ist eine Beschäftigtenzahl je Krankenkasse: Gezählt wird der ganze Betrieb, auch wenn die Beschäftigten bei fünf verschiedenen Kassen versichert sind. Jede dieser Kassen führt das Verfahren für ihre Versicherten – und jede kann einen anderen Umlage- und Erstattungssatz haben.
Erstattungssatz und Umlagesatz: was die Wahl kostet
§ 1 Abs. 1 AAG sieht eine Erstattung von 80 Prozent des fortgezahlten Arbeitsentgelts und von 80 Prozent der darauf entfallenden Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung vor. § 9 Abs. 2 AAG erlaubt den Kassen, in ihrer Satzung niedrigere Erstattungssätze anzubieten, meist in Stufen zwischen 40 und 80 Prozent. Dafür sinkt der Umlagesatz. Die Kombination ist eine Versicherungsentscheidung: hoher Beitrag mit hoher Erstattung oder niedriger Beitrag mit höherem Eigenrisiko.
| Stelle | Erstattungssatz U1 | Umlagesatz U1 | U2 (100 % Erstattung) |
|---|---|---|---|
| Techniker Krankenkasse, ermäßigt | 50 % | 1,3 % | 0,44 % |
| Techniker Krankenkasse, Standard | 70 % | 2,1 % | |
| Techniker Krankenkasse, erhöht | 80 % | 3,2 % | |
| Minijob-Zentrale (geringfügig Beschäftigte) | 80 % | 0,8 % (2025: 1,1 %) | 0,22 % |
Die Sätze anderer Kassen weichen ab, die Logik ist überall gleich. Bemessungsgrundlage ist das rentenversicherungspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, ohne Einmalzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld. Die Umlage trägt der Arbeitgeber allein; sie wird mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag im Beitragsnachweis angemeldet und ist zum selben Termin fällig.
Welche Stufe sich lohnt, hängt vom Krankenstand ab. Als Faustregel: Ein Betrieb mit stabiler Belegschaft und niedrigen Fehlzeiten fährt mit dem ermäßigten Satz günstiger; wer Krankheitsfälle über mehrere Wochen erwartet – körperlich belastende Arbeit, älteres Team, Schichtbetrieb –, kauft mit der 80-Prozent-Stufe eine höhere Absicherung. Die Fehlzeitenauswertung des Vorjahres aus der Zeiterfassung ist die einzige belastbare Grundlage für diese Entscheidung.
Rechenbeispiel: zehn Krankheitstage
Eine Vollzeitkraft mit 3.000 Euro Bruttomonatsentgelt fällt an zehn Arbeitstagen aus. Bei 21,75 durchschnittlichen Arbeitstagen im Monat beträgt das fortgezahlte Entgelt 1.379 Euro. Die darauf entfallenden Arbeitgeberbeiträge zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung liegen 2026 bei rund 21 Prozent, also etwa 292 Euro. Der Betrieb hat den Krankheitsfall damit rund 1.671 Euro gekostet.
| Erstattungssatz | Entgeltanteil | Beitragsanteil | Erstattung gesamt | Eigenanteil des Betriebs |
|---|---|---|---|---|
| 50 % | 690 € | 146 € | 836 € | 835 € |
| 70 % | 966 € | 204 € | 1.170 € | 501 € |
| 80 % | 1.103 € | 233 € | 1.337 € | 334 € |
Dem stehen die Umlagekosten gegenüber. Bei einer Lohnsumme von 25.000 Euro im Monat kostet die 70-Prozent-Stufe der Techniker Krankenkasse 525 Euro monatlich oder 6.300 Euro im Jahr, die 50-Prozent-Stufe 3.900 Euro, die 80-Prozent-Stufe 9.600 Euro. Ob sich die höhere Stufe rechnet, entscheidet sich also daran, ob im Jahr mehr als etwa 25 bis 30 fortgezahlte Krankheitstage anfallen – eine Zahl, die die Fehlzeitenauswertung des Vorjahres liefert.
Antrag, Fristen und Verjährung
Die Erstattung kommt nicht von allein. § 2 Abs. 3 AAG schreibt das elektronische Verfahren vor: Der Antrag wird über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal an die Krankenkasse übermittelt, bei der die erkrankte Person versichert ist – für geringfügig Beschäftigte an die Minijob-Zentrale. Er kann gestellt werden, sobald das Entgelt für den Ausfallzeitraum gezahlt ist, und muss den Zeitraum, das fortgezahlte Entgelt und die Beiträge ausweisen. Die Kasse verrechnet den Betrag üblicherweise mit den laufenden Beiträgen oder überweist ihn.
| Schritt | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Feststellung der Teilnahme für das Jahr | zu Jahresbeginn, nach den Zahlen des Vorjahres | § 3 Abs. 1 AAG |
| Wahl des Erstattungssatzes | bis zur Fälligkeit des Januar-Beitrags (2027: 27. Januar), Bindung für das Kalenderjahr | Satzung der Kasse, § 9 Abs. 2 AAG |
| Wartezeit für Entgeltfortzahlung | vier Wochen ununterbrochene Beschäftigung | § 3 Abs. 3 EFZG |
| Dauer der erstattungsfähigen Fortzahlung | bis zu sechs Wochen je Krankheitsfall | § 3 Abs. 1 EFZG |
| Antrag auf Erstattung | nach Zahlung des Entgelts, elektronisch | § 2 Abs. 3 AAG |
| Verjährung des Erstattungsanspruchs | vier Jahre nach Ablauf des Entstehungsjahres | § 6 AAG |
Die Verjährungsfrist ist großzügig, aber sie verführt zur Nachlässigkeit: Wer die Anträge sammelt und am Jahresende stellt, muss dann die Ausfallzeiten von zwölf Monaten rekonstruieren. Sinnvoll ist ein fester Ablauf je Abrechnungslauf – Krankheitstage aus der Zeiterfassung, Abgleich mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Antrag mit der Lohnabrechnung. Wer die Lohnabrechnung an ein Steuerbüro gibt, sollte klären, dass die U1-Anträge dort mitlaufen und nicht stillschweigend als Aufgabe des Betriebs gelten.
Was nicht erstattet wird
U1 erstattet ausschließlich die Entgeltfortzahlung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz – bei Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit (§ 3 EFZG) und bei Maßnahmen der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation (§ 9 EFZG). Alles andere bleibt Kosten des Betriebs:
| Sachverhalt | U1-Erstattung | Grund |
|---|---|---|
| Krankheit, Woche 1 bis 6 | ja | § 3 EFZG |
| Krankheit ab Woche 7 | nein | Krankengeld der Kasse, keine Entgeltfortzahlung |
| Krankheit in den ersten vier Wochen der Beschäftigung | nein | Wartezeit § 3 Abs. 3 EFZG, kein Anspruch |
| Kur oder Reha | ja | § 9 EFZG |
| Krankes Kind (Kinderkrankengeld) | nein | unbezahlte Freistellung, Kasse zahlt direkt |
| Arztbesuch, Hochzeit, Todesfall nach § 616 BGB | nein | keine Entgeltfortzahlung im Sinne des EFZG |
| Feiertag, Urlaub | nein | § 2 EFZG bzw. BUrlG, nicht vom AAG erfasst |
| Überstundenvergütung im Ausfallzeitraum | nein | § 4 Abs. 1a EFZG: gehört nicht zur Entgeltfortzahlung |
| Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge für ausgefallene Schichten | ja | Teil des Entgelts nach dem Ausfallprinzip, § 4 Abs. 1 EFZG |
Die letzten beiden Zeilen zeigen, warum die Erstattung an der Erfassung hängt. Fortgezahlt wird nach § 4 Abs. 1 EFZG das Entgelt für die ausgefallene Arbeitszeit – bei Schichtplänen also die Stunden, die laut Dienstplan angestanden hätten, mit den zugehörigen Zuschlägen. Überstunden, die im Ausfallzeitraum vielleicht angefallen wären, gehören nicht dazu. Wer nur Monatspauschalen kennt, kann weder das eine belegen noch das andere sauber herausrechnen.
Warum die Zeiterfassung die Grundlage ist
Drei Angaben braucht jeder U1-Antrag: die ausgefallenen Arbeitstage, die ausgefallenen Stunden und das darauf entfallende Entgelt. Alle drei kommen aus der Zeiterfassung – oder sie kommen nicht. Konkret muss das System vier Dinge leisten.
Erstens eine eigene Abwesenheitsart „krank", getrennt von Urlaub, Kind krank, Freistellung und unbezahlter Abwesenheit. Nur so lässt sich der erstattungsfähige Teil in einem Zug auswerten. Zweitens die Sollstunden je Ausfalltag aus dem Dienstplan, nicht die Durchschnittsstunden – bei Teilzeit und wechselnden Schichten entscheidet das über zweistellige Beträge je Fall. Drittens den Zähler je Krankheitsfall: Die sechs Wochen laufen je Erkrankung, Fortsetzungserkrankungen werden zusammengerechnet; ein System, das nur Monatssummen kennt, verliert den Überblick spätestens beim zweiten Fall. Viertens den Export nach Person und Zeitraum, damit die Abrechnungsstelle nicht abtippt.
Aplano führt Abwesenheiten als frei definierbare Arten neben dem Stundenkonto, zieht die Sollzeit aus dem Dienstplan und gibt Auswertungen nach Person und Zeitraum als CSV, Excel oder PDF aus. Zeiterfassung und Auswertungen gehören zum Pro-Tarif (4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Stand Juli 2026), 14 Tage ohne Kreditkarte testbar. Den Sechs-Wochen-Zähler je Krankheitsfall und die Abstimmung mit der Kasse übernimmt allerdings kein Zeiterfassungssystem – das bleibt Aufgabe der Lohnabrechnung. Welche Systeme sonst in Frage kommen, zeigt der Systemvergleich; die Kostenseite behandelt der Kostenüberblick, die Aufbewahrung der Nachweise der Beitrag Arbeitszeitnachweise aufbewahren.
Nächster Schritt
Fehlzeiten so führen, dass der U1-Antrag ein Export ist
Wer Krankheitstage als eigene Abwesenheitsart mit Sollstunden aus dem Dienstplan erfasst, hat die Zahlen für die Erstattung mit einem Klick. Aplano stellt dafür 14 Tage den vollen Pro-Umfang ohne Zahlungsdaten bereit.
Kurz erklärt
Häufige Fragen
Wer muss an der Umlage U1 teilnehmen?
Alle Arbeitgeber, die in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer beschäftigen (§ 1 Abs. 1 AAG). Die Teilnahme ist Pflicht, nicht Wahl. Maßgeblich ist das Vorjahr: Lag die Zahl in mindestens acht Kalendermonaten des Vorjahres bei höchstens 30, nimmt der Betrieb im laufenden Jahr teil. Auszubildende, schwerbehinderte Menschen und Beschäftigte in Elternzeit oder Wehrdienst werden nicht mitgezählt, Teilzeitkräfte anteilig mit 0,25, 0,5 oder 0,75.
Wie viel Prozent der Lohnfortzahlung werden erstattet?
Das Gesetz nennt 80 Prozent des fortgezahlten Arbeitsentgelts und der darauf entfallenden Arbeitgeberbeiträge (§ 1 Abs. 1 AAG). Die Krankenkassen dürfen in ihrer Satzung niedrigere Sätze anbieten; üblich sind Stufen zwischen 40 und 80 Prozent, die der Betrieb wählt. Je höher der Erstattungssatz, desto höher der Umlagesatz. Bei der Minijob-Zentrale beträgt die Erstattung 80 Prozent bei einem Umlagesatz von 0,8 Prozent (Stand 2026).
Was kostet die Umlage U1?
Der Umlagesatz wird von jeder Krankenkasse selbst festgelegt und auf das rentenversicherungspflichtige Entgelt der Beschäftigten erhoben, ohne Einmalzahlungen. Die Techniker Krankenkasse verlangt 2026 zum Beispiel 1,3 Prozent bei 50 Prozent Erstattung, 2,1 Prozent bei 70 Prozent und 3,2 Prozent bei 80 Prozent. Die Umlage trägt allein der Arbeitgeber; ein Arbeitnehmeranteil existiert nicht.
Bis wann muss der Erstattungssatz gewählt werden?
Bis zur Fälligkeit des Beitrags für Januar – 2026 war das der 28. Januar, für 2027 ist es der 27. Januar. Die Wahl gilt für das gesamte Kalenderjahr und kann erst zum nächsten Jahreswechsel geändert werden. Wer nichts erklärt, bleibt im Standardsatz der jeweiligen Kasse.
Wie und wo wird die Erstattung beantragt?
Elektronisch über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal, jeweils bei der Krankenkasse, bei der die erkrankte Person versichert ist; für Minijobber bei der Minijob-Zentrale. Der Antrag kann gestellt werden, sobald das Entgelt fortgezahlt wurde. Die Kasse verrechnet die Erstattung in der Regel mit den laufenden Beiträgen. Der Anspruch verjährt vier Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem er entstanden ist (§ 6 AAG).
Was wird nicht erstattet?
Alles, was keine Entgeltfortzahlung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz ist: Krankengeldfälle nach Ablauf der sechs Wochen, bezahlte Freistellungen nach § 616 BGB, Urlaubsentgelt, Feiertagsvergütung und Überstundenvergütung, die nach § 4 Abs. 1a EFZG ohnehin nicht zur Entgeltfortzahlung gehört. Erstattet werden ausschließlich die tatsächlich ausgefallenen, fortgezahlten Arbeitsstunden – deshalb ist die Zeiterfassung die Grundlage jedes Antrags.
← Alle Ratgeber · Minijob dokumentieren · Zuschläge berechnen · Kosten & Preise
Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Nachprüfbar
Quellen und Stand
- § 1 AAG – Erstattungsanspruch — 80 Prozent des fortgezahlten Entgelts und der Arbeitgeberbeiträge (U1), 100 Prozent bei Mutterschaftsleistungen (U2).
- § 3 AAG – Feststellung der Umlagepflicht — 30-Arbeitnehmer-Grenze, Acht-Monats-Regel, Teilzeitfaktoren 0,25 / 0,5 / 0,75, nicht mitzuzählende Personen.
- § 2 AAG – Erstattung (elektronisches Verfahren), § 6 AAG – Verjährung, § 9 AAG – Satzung (abweichende Erstattungssätze).
- § 3 EFZG (sechs Wochen, Wartezeit vier Wochen), § 4 EFZG (Ausfallprinzip, Überstunden nach Abs. 1a ausgenommen), § 9 EFZG (Kur und Reha).
- Techniker Krankenkasse: Höhe der Umlagesätze U1 und U2 — 1,3 / 2,1 / 3,2 Prozent bei 50 / 70 / 80 Prozent, U2 0,44 Prozent, Insolvenzgeldumlage 0,15 Prozent (2026), abgerufen September 2026.
- Minijob-Zentrale: Minijob-Beiträge 2026 — U1 0,8 Prozent (2025: 1,1 Prozent) bei 80 Prozent Erstattung, U2 0,22 Prozent, Insolvenzgeldumlage 0,15 Prozent.
- Haufe: Umlage U1 – Erstattungssatz bis zur Fälligkeit des Januar-Beitrags wählen — Wahlfrist, Jahresbindung, Spanne 40 bis 80 Prozent.
- Aplano: Zeiterfassung und Preise, abgerufen September 2026.
Redaktionell geprüft am 16. September 2026. Umlage- und Erstattungssätze sind kassenindividuell und ändern sich jährlich; maßgeblich ist die Satzung der jeweiligen Krankenkasse. Das Rechenbeispiel verwendet gerundete Beitragssätze. Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall.